Praxisnahe Umsetzung seit 2013
Ihr Branchenexperte für Datenschutz und Informationssicherheit
Datenschutz für Hotels
Finden Sie hier mehr als 10 Themen, die im Datenschutz für Hotels beachtet werden müssen.
Home » Datenschutz für Hotels
SIE WOLLEN DEN DATENSCHUTZ IN IHREM UNTERNEHMEN ZEITNAH UMSETZEN?
wo fängt man an?
Datenschutz ist komplex, und im Internet gibt es viele Vorlagen und Tipps. Der Einstieg bleibt eine große Herausforderung für Unternehmen.
Wer soll es machen?
IT‑, Rechts- und Prozesskenntnisse sowie großes Interesse sind erforderlich. Die Person muss stets auf dem Laufenden bleiben.
Wie geht es praxisnah?
Berater liefern oft keine praxisnahen Datenschutzlösungen. Vorlagen sind meist ungeeignet und kostenaufwendig. Engagieren Sie stattdessen einen Datenschutz-Praktiker!
Beim Umgang mit Daten von Kunden und Beschäftigten ist der Datenschutz für Hotels tägliche Praxis. Ob diese immer im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben umgesetzt werden, ist oft unklar. Das Datenschutzrecht entwickelt sich sehr dynamisch und alle Unternehmen müssen schauen, ob die gesetzlichen Pflichten auch umgesetzt worden sind.
Die große Herausforderung beim Datenschutz bedeutet auch für Hotels, die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und immer auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt fast wöchentlich neue Urteile, Einschätzungen, Handlungsempfehlungen und Fachberichte von Aufsichtsbehörden und Datenschutzbeauftragten.
Diese Veränderungen können gegebenenfalls Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Nur durch einen Experten im Datenschutz ist es möglich, die gesetzlichen Vorgaben zeitnah und fachgerecht umzusetzen.
Die Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine für Sie passende Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Inhalte
Datenschutz und Informationssicherheit
Praxisnahe Lösungen für Ihr Unternehmen
Wir machen das zusammen!
Datenschutzberatung für Hotels
Aufsichtsbehörden schauen sich auch in Hotels aufgrund von Beschwerden von missgelaunten Gäste an, ob die gesetzlichen Pflichten der DSGVO eingehalten worden sind. Typische Angriffsflächen sind
- Umsetzung der Videoüberwachungsanlage
- Korrekte Gestaltung des Check-In-Prozesses
- Weitergabe von Daten an oder Zugriff durch externe Dienstleister
- Webseiten mit Analyse-Funktionen, externen Schriftarten, Google Maps oder Facebook-Beiträgen ohne entsprechende Rechtsgrundlage
- Löschprozesse nach Abreise der Gäste
Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Prüfung im Unternehmen durchführt, ist es meist zu spät, um die fehlenden Vorgaben im Datenschutz für Hotels zu erfüllen. Meist liegen dann anlassbezogene Unterlagen der Aufsichtsbehörde schon vor, wie z. B. eine nicht fachgerecht erstellte Website, Fotos von Videoüberwachungskameras oder Werbemaßnahmen nach dem Besuch des Hotels.
Der DEHOGA Bundesverband und die jeweiligen Landesverbände haben Anfang 2018 zahlreiche Unterlagen, wie z. B. Muster, Handlungsempfehlungen und Vorlagen zur Verfügung gestellt. Auch diverse Vorträge wurden organisiert.
Sind aber die Handlungsempfehlungen richtig umgesetzt worden und noch aktuell? Im Alltag stellt sich daher die Frage: Arbeiten wir als Hotel eigentlich in diesem Bereich noch gesetzeskonform?
Da der Geschäftsführer verantwortlich für die Umsetzung ist, muss er auch die notwendigen Maßnahmen zur Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung im Hotel steuern und die Umsetzung in allen Bereichen überwachen.
Rund um den Datenschutz für Hotels
Als Hotelier dürfen grundsätzlich die personenbezogenen Daten der Gäste verarbeitet werden, solange das für die Durchführung des Beherbergungsvertrags im Rahmen der DSGVO erforderlich ist.
Der Vertrag erlischt in der Regel nach der Abreise der Gäste einschl. der offener Rechnungen. Die Meldescheine, die im Rahmen des Check-Ins im Hotel digital oder in Papierform hinterlegt werden, müssen ein Jahr lang aufbewahrt werden und danach (oder spätestens drei weitere Monate danach) fachgerecht vernichtet werden.
Für die Umsetzung des Datenschutzes ist in diversen Hotels eine Person in der IT, in der Verwaltung oder ein interner Datenschutzbeauftragter verantwortlich. Die Tätigkeiten werden meist in Nebentätigkeit durchgeführt. Weil nur wenige wissen, wie die Grundlagen des Datenschutzes umzusetzen sind, wird die Verantwortlichkeit durch die Hotelleitung nicht ausreichend wahrgenommen.
Typische Aufgabenstellungen im Datenschutz für Hotels
In jedem Hotel sind typischerweise folgende Themen zu beachten und müssen jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden.
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Verpflichtungserklärungen für Beschäftigte
- Meldeformulare
- Prozesse für die Umsetzung der Betroffenenrechte
- Gesetzeskonforme Gestaltung der Online-Auftritte
- Schulungen für Beschäftigte
- Handhabung von Daten bei Minderjährigen ( 16 Jahre)
- Übermittlung von Daten in Drittländer
- Sicherheit der Verarbeitung
- Umsetzung von Werbemaßnahmen vor, während und nach dem Aufenthalt im Hotel
- Prozess für die Handhabung von (möglichen) Datenschutzverletzungen
- Vertragsmanagement mit externen Unternehmen
- Fachgerechte Gestaltung von Videoüberwachungsanlagen
- Risikobewertung der Verarbeitungstätigkeiten und Prüfung auf Notwendigkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung
- Prüfung der bestehenden IT-Systeme, wie z.B. Velox, eviivo, Easybooking, Casona, Oracle Hospitality oder OnlineRes
Check-up für Ihr Hotel
Sie möchten wissen, wo Ihr Hotel aktuell im Bereich Datenschutz und Datensicherheit steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und wo Sie bereits gesetzeskonform alle Richtlinien der DSGVO umsetzen.
Ob alteingesessene Beherbungsbetrieb oder eine geplante Neuanlage — ich berate alle Hotels im Norddeutschen Bereich oder auch per Videokonferenz.
Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit bei einem bestehendem Vertrag (mit einem externen Datenschutzberater) oder Ausübung durch einen interne Beschäftigte? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienstleistung in Form einer umfassenden Überprüfung.
Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich den Datenschutz für Ihr Hotel voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen und einer Bestandsaufnahme erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.
DATENSCHUTZBERATUNG, DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER ODER EXPERTE FÜR INFORMATIONSSICHERHEIT?
Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutzbeauftragter DSGVO sowie externer Informationssicherheitsbeauftragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Datenschutzberatungen in Nord-Deutschland durch.
Haben Sie nach einer von mir durchgeführten Beratung Interesse an einer längeren Zusammenarbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Informationsschutzbeauftragten, können wir dieses gerne festlegen.
Mit meiner über 20jährigen Berufserfahrung bringe ich viel Wissen als unabhängiger Datenschutzberater ein, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.
Binden Sie mir früh und umfassend in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Hotel ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und geschäftskritischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorgesehenen gesetzlichen Richtlinien stattfindet.
Häufig gestellte Fragen von Hotels
Sämtliche Vorgaben im Datenschutz für Hotels sind zu beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten von z. B. Gästen, Beschäftigten und Dienstleistern fallen unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung des Beherbungsvertrages zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere gesetzliche Vorgaben, die beachtet werden müssen. Finden Sie hier ein paar Fragen und Antworten, die mir immer wieder am Anfang von Hoteliers gestellt werden.
Persönliche Daten von Hotelgästen fallen regelmäßig bei jedem Hotelaufenthalt an. Viele Hotelgastdaten sind zudem besonders persönlich und sensibel, denn der Kontakt zwischen Gast und Hotel ist naturgemäß eng.
Das Hotel lernt die Essgewohnheiten und –Vorlieben des Gastes kennen, erfährt von seinen Freizeitinteressen, reinigt täglich sein Bad und das Zimmer. Häufig hat das Hotel sogar Kenntnis vom Gesundheitszustand des Gastes, von Krankheiten, Allergien oder Diäten.
Der Hotelbetrieb weiß, mit wem der Gast die Nacht verbringt, welche Fernsehprogramme bevorzugt werden, welche Besucher er zusätzlich empfängt, welche Zahlungsmittel einsetzt und ggf. welches nächste Reiseziel ansteuert wird.
Der Hotelbetrieb muss dafür sorgen, dass die personenbezogenen Daten nach dem Datenschutzgesetz absolut vertraulich und fachgerecht verarbeitet werden. Die Enttäuschung der Gäste bei Fehlern ist gut nachvollziehbar.
Kaum ein Unternehmen bekommt einen so umfassenden Einblick in die Persönlichkeit des Kunden.
Dies verpflichtet ihn in besonderer Weise, das informationelle Selbstbestimmungsrecht seiner Gäste zu wahren.
In aller Regel ist eine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) durchzuführen, wenn mindestens 2o Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten betraut werden.
„Ständig beschäftigt“ ist, wer z.B. permanent die Gästeverwaltung macht. Üblicherweise werden dabei Reinigungskräfte in den Zimmern oder Personen, die im Restaurant gelegentlich mit Namen von Kunden umgehen, nicht mitgezählt.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im Gesetz. festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung des Unternehmens muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze überwachen. Er berät auch bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden.
Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist sehr abwechslungsreif. In diesem sich noch stetig veränderten Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den großen Vorteil, dass er die Prozesse im Unternehmen und die Beteiligten kennt. Er bekommt im Rahmen seiner täglichen Arbeit deutlich mehr Informationen am Rande mit. Jedoch entstehen jedoch hohe Kosten für die Ausbildung und stetige Weiterbildung.
Ein externer DSB kann den Kostenfaktor deutlich zu reduzieren. Er kümmert sich auch selbstständig um seine Weiterbildung und bekommt, wenn er für mehrere Unternehmen tätig ist, deutlich mehr Umsetzungspraktiken kennen.
Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogene Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten. Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegebenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne vernachlässigt. Typische Auftragsverarbeiter im Hotelbetrieb sind
- - Betreiber oder Lieferant der Hotel- oder CRM-Software (Fernwartung oder / und Hosting)
- - Externe Personalverwaltung oder Lohnbuchhaltung
- - IT-Support
- - Betrieb oder Support Telekommunikationsanlage
- - Betrieb von Online-Buchungssystemen (Reservierung, Tisch, u. s. w.)
- - Hosting oder Betreuung der Online-Auftritte
- - E‑Mail-Newsletter-Service
- - Online-Bewertungen
- - Sonstige Cloud-Dienste (z. B. Office 365 von Microsoft)
- - Onlinebasierte Zeit- oder Ticket/Mängelerfassung
- - Call-Center
- - Systemwartung (z. B. Videoüberwachungsanlage oder Türschließsysteme)
- - Datensicherung / Archivierung
- - Papier- oder Datenträgerentsorgung
- - Externer Nachtdienst
- - Consulting
- - E‑Mail- oder Spamdienst
- -Online-Dienste, z.B. Analysetools auf der Webseite oder in der App
Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihr Hotel praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:
- - Durchführung einer Bestandsaufnahme — Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
- - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
- - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
- - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z.B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Betroffenenanfragen
- - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihr Hotel gem. Art. 39 DSGVO
- - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
- - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
- - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz
Als Hotelier dürfen Sie nur jene Daten Ihrer Gäste verarbeiten, die Sie für die Erfüllung des Beherbergungsvertrags benötigen. Dabei sind sowohl die Datenschutzgrundsätze Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten als auch die Speicherbegrenzung. Es darf eine Speicherung nur so lange erfolgen, als dies zeitlich erforderlich ist
und der Zweck für die Verarbeitung nicht entfallen ist.
Das die Daten richtig und sicher verarbeitet werden, ist selbstverständlich.
Bei der sicheren Verarbeitung sind angemessene und wirksame Massnahmen zu etablieren, die dem Stand der Technik entsprechen.
In den folgenden Bereichen werden immer wieder Fehler in den Hotelbetrieben gemacht, die zu Abmahnungen oder Beschwerden führen:
- - Reservierungsprozess
- - Check-In und Gästeverzeichnisblatt
- - Kreditkartendaten
- - Aufenthalt und Verwendung von Daten für weitere Zwecke, wie z. B. dauerhafte Speicherung von kostenpflichtiger Dienste
- - Videoüberwachungsanlagen, insbesondere in Ruhebereichen
- - Elektronische Türschließsysteme für Gäste und Beschäftigte (Protokollierung und Nutzung für Leistungs- und Verhaltenskontrolle)
- - Internetnutzung
- - Aufnahme von Gastwünschen und Informationen in der Hotel-Software
- - Check-Out-Prozess, wie z. B. nachgelagerte Zufriedenheitsumfragen
- - Kopie von Personaldokumenten (z. B. Personalausweis oder Reisepass)
- - Prozesse zur Geltendmachung von Betroffenenrechten (z. B. Auskunft, Berichtigung oder Löschung)
Der Betrieb einer Videoüberwachungsanlage muss auch im Datenschutz fachgerecht geplant und etabliert werden. Erfolgt dies nicht, kann eine Untersagung erfolgen oder hohe Bußgelder folgen. Die Höhe der Strafe hängt vom Einzelfall ab
Was ist schon bei der Planung zu beachten?
- - Für jede einzelne Kamera müssen Sie festlegen, welcher Zweck erfüllt werden soll.
- - Werden öffentlich zugängliche Bereichen — wie Hotellobby, Fahrstuhl, Restaurants oder Wellnessbereich – ist ein Betrieb grundsätzlich möglich, muss aber gut begründet werden (Mein Tipp: Erstellen Sie eine mehrstufige Interessenabwägung)
- - Je nach Einsatzort ist ggf. auch vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen. Dies ist ein Prozess zur Beschreibung, Bewertung und Eindämmung von Risiken.
- - In privaten Bereichen, wie z. B. Hotelzimmer, Toilettenbereich, Umkleideräume — ist eine Videoüberwachung aufgrund des Eingriffs in das Persönlichkeitsrecht nicht rechtskonform möglich.
- - Sie müssen auf die Videoüberwachung durch sichtbare Hinweisschildern hinweisen.
- - Prozesse zum operativen Betrieb (Zugang, Zugriff, Herausgabe, Wartung, Support und Löschung) müssen dokumentiert werden.
- - Angemessene TOMs (Technische und organisatorische Maßnahmen) sind zu dokumentieren und regelmäßig und Wirksamkeit zu prüfen.
- - Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist zu erstellen.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Das Bundesmeldegesetz verpflichtet Hotels, mithilfe eines Meldescheins die folgenden personenbezogenen Daten über den Gast schriftlich zu erfassen. Dazu gehören:
- - Datum der Ankunft
- - Familiennamen
- - Vornamen
- - Geburtsdatum
- - Staatsangehörigkeit
- - Anschrift
- - Zahl der Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit in den Fällen des § 29 Absatz 2 Satz 2 und 3 sowie
- - Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers bei ausländischen Personen.
- ggf. weitere Daten je Bundesland (z. B. Fremdenverkehrs- und Kurbeiträge)
Der ausgefüllte Meldeschein ist vom Tag der Anreise der beherbergten Person für ein Jahr aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist fachgerecht zu vernichten (z. B. Schredder oder Auftragsverarbeiter).
Weitere Angaben des Gastes erfolgen nicht mehr auf der Grundlage des Meldegesetzes. Diese Daten dürfen daher nur erhoben werden, wenn der Hotelgast hierzu freiwillig einwilligt. Bei der Erstellung einer Einwilligung sind diverse Punkte zu beachten, wie z. B. die Möglichkeit des Widerrufs.
Wenn Sie eine professionelle Unterstützung im Datenschutz für Ihr Hotel suchen, sollten wir uns kennenlernen!
Finden Sie hier eine Auswahl von Dienstleistungen und Produkten.
Mit einen Klick auf die Schaltfläche erhalten Sie mehr Informationen
Datenschutzberater DSGVO
Mit einer modernen Beratung im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit sparen Sie interne Ressourcen und setzen Ihr Projekt zeitnah um. Ich biete stundenweise eine Datenschutzberatung von A‑Z.
Datenschutzbeauftragter DSGVO
Informationssicherheitsbeauftragter
Ich berate Sie in allen Bereichen der Informationssicherheit. Schützen Sie Ihre Daten vor den Gefährdungen dieser Zeit nach dem Stand der Technik nach bewährten Methoden. Erfüllen Sie die Anforderungen des IT-Grundschutzes?
Datenschutzkonforme Website
Benötigen Sie regelmäßige Reports über alle Websites inkl. Unterseiten, auch in englischer Sprache? Hätten Sie gerne eine aktive Information, wenn sich die Rechtslage ändert und Sie aktiv werden müssen. Ich biete praxisnahe Maßnahmen zur Optimierung!
Videoüberwachung DSGVO
Datenschutz-Schulungen DSGVO
Praxisnahe Schulungen im Datenschutz und in der Informationssicherheit sind für Unternehmen unerlässlich. Ich biete Präsenz-Veranstaltungen, Webinare und E‑Learning-Kurse an. Schulen Sie Ihre Beschäftigten zielgruppengenau und passend auf Ihr Unternehmen.
“Ich biete maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen, denen Datenschutz und Informationssicherheit wichtig sind. Gerne nehme ich mir Zeit für eine persönliche Beratung und erstelle Ihnen unverbindlich und kostenlos ein auf Sie zugeschnittenes Angebot.
Ich bevorzuge Unternehmen, die Datenschutz und Informationssicherheit umsetzen wollen. Wenn Sie eine kostengünstige Beratung von der Stange bevorzugen, passen wir nicht zusammen”.
Kundenstimmen
Zufriedene Kunden empfehlen meine Dienstleistung weiter. Überzeugen Sie sich.
Mit einer hohen datenschutzrechtlichen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Kompetenz hat Herr Niehoff unser Unternehmen schnell und mit außerordentlicher Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO unterstützt. Das Coaching hat sich bezahlt gemacht.
Sie schaffen es, dieses Thema so interessant zu verpacken, dass ich trotzdem am Ende mit einem Lächeln aus den Meetings gehe.
Nach dem ersten Start haben wir schnell gemerkt, dass es ohne professionelle Hilfe nicht weitergeht. Herr Niehoff hat uns hier auf die richtige Spur gebracht und wir uns auch in Zukunft weiter unterstützen. Vielen Dank für die super schnelle Reaktion und Hilfe in der Krise! Wir freuen uns auch in Zukunft einen starken Partner an der Seite zu haben! Karsten Lorenzen, Geschäftsführer Testexperten KLE GmbH
Ich setze regelmäßig digitale Projekte mit anspruchsvollen Kunden um. Datenschutz ist ein notwendiges Muss. Ich benötige daher einen aktiven DSB, der da ist, wenn ich ihn benötige und mit Praxiswissen zeitnah zuarbeitet. Ich will ein festes Kontingent und nicht für jeden Handschlag zusätzlich bezahlen. Am Ende wird so etwas meist teurer und aufwändiger in der Abrechnung. Herr Niehoff bringt aufgrund seiner Flexibilität mein Business voran.
Kontakt
- Direkte Betreuung
- Beratung diverser Hotels
- Zeitnah verfügbar
Buchen Sie ein kostenfreies Erstgespräch und lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen.