Daten­schutz für Immobilienmakler

Mit mei­ner lang­jäh­ri­gen Erfah­rung brin­ge ich auch Ihren Betrien pra­xis­nah und wirt­schaft­lich in die­sen The­men vor­an. Mein typi­scher Auf­ga­ben­be­reich umfasst unter ande­rem fol­gen­de Bereiche:

• - Durch­füh­rung einer Bestands­auf­nah­me — Erstel­lung eines prio­ri­sier­ten Akti­ons­pla­nes für wei­te­re Aktivitäten
• - Prü­fung und ggf. Aktua­li­sie­rung Ihrer bis­her erar­bei­te­ten Unterlagen
• - Bera­tung in sämt­li­chen daten­schutz­re­le­van­ten Themengebieten
• - Unter­stüt­zung bei der Erstel­lung Ihrer Doku­men­ta­ti­on, wie z.B. Ver­zeich­nis der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten, Infor­ma­ti­ons­pflich­ten oder die Betroffenenanfragen
• - Erfül­lung der Rol­le des Daten­schutz­be­auf­trag­ten für ihr Unter­neh­men gem. Art. 39 DSGVO
• - Prü­fung und Doku­men­ta­ti­on Ihrer Auf­trags­ver­ar­bei­ter gem. Art. 28 DSGVO
• - Prü­fung Ihrer Online-Auf­trit­te auf Geset­zes­kon­for­mi­tät und Erstel­lung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten und Datenschutzhinweise
• - Erstel­lung von Richt­li­ni­en und Anwei­sun­gen zur Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit und zum Datenschutz

Immo­bi­li­en­mak­ler müs­sen Daten­schutz beach­ten, wenn per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­tet. Daten von Beschäf­tig­ten, Bewer­bern, Kun­den und Geschäfts­part­ner müs­sen so ver­ar­bei­tet wer­den, dass die Vor­ga­ben der DSGVO und des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes ein­ge­hal­ten wer­den. Die typi­schen Auf­ga­ben­ge­bie­te fin­den Sie im obe­ren Bereich der Seite. 

Grund­sätz­lich ist es erfor­der­lich, per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten für die Zwe­cke der Bewer­ber­aus­wahl zu verarbeiten.

Jedoch ist immer dar­auf zu ach­ten, dass nur sovie­le Daten wie zum Zeit­punkt erfor­der­lich, ver­ar­bei­tet wer­den (Grund­satz der Datenminimierung). 

• Pha­se 1: Besichtigungstermin 
• Pha­se 2: vor­ver­trag­li­che Pha­se — kon­kre­ter Wil­le der Anmie­tung des Objektes
• Pha­se 3: Ent­schei­dung der künf­ti­gen Ver­mie­ter für bestimm­te Mietinteressentierte

Ent­spre­chend soll­te ein Selbst­aus­kunfts­bo­gen auch so gestal­tet wer­den. Bei den ein­zel­nen Pha­sen sind fol­gen­de Daten der Miet­in­ter­es­sen­ten erforderlich:

Pha­se 1: Zur Durch­füh­rung eines Besich­ti­gungs­ter­mi­nes sind fol­gen­de Daten der Miet­in­ter­es­sen­ten grund­sätz­lich erforderlich:

• - Anga­ben zur Iden­ti­fi­ka­ti­on (z. B. Vor- und Zuna­me, Anschrift)
• - ggf. Anga­ben zum Vor­lie­gen eines Wohnberechtigungsscheines 

Pha­se 2: Bei einem kon­kre­ten Inter­es­se, die Woh­nung anmie­ten zu wol­len, sind fol­gen­de Anga­ben zulässig

• - Fami­li­en­stand und Anga­ben zu den im Haus­halt leben­den Personen
• - Unter Umstän­den: eröff­ne­te Insol­venz­ver­fah­ren, Anga­be einer Ver­mö­gens­aus­kunft, Räu­mungs­ti­tel wegen Mietzinsrückständen
• - Ein­kom­mens­ver­hält­nis­se oder bes­ser Bei­trags­gren­ze, sofern nicht von öffent­li­cher Stel­le übernommen
• - Anga­ben zu Haus­tie­ren (kei­ne Kleintiere)

Pha­se 3: Nach der  Ent­schei­dung des Ver­mie­ters des Miet­in­ter­es­sen­tier­te (Erst­pla­zier­te) sind fol­gen­de Anga­ben zulässig:

• - Anga­ben zur Erfül­lung miet­ver­trag­li­cher Pflich­ten, sofern die­se
  Auf­schluss über die Zah­lungs­fä­hig­keit der Miet­in­ter­es­sen­tin­nen geben. Anga­ben, die
  zur Zah­lungs­fä­hig­keit Aus­kunft geben, sind etwa die Zah­lung der ver­ein­bar­ten Mie­te
  und der Nebenkosten.
• - Vor­la­ge von Ein­kom­mens­ver­hält­nis­sen, wie z. B. Lohn- und Gehalts­ab­rech­nun­gen, Kon­to­aus­zü­ge oder Ein­kom­men­steu­er­be­scheid (Schwär­zung nicht benö­tig­ter Angaben)
• - ein­fa­cher Boni­täts­nach­weis für Miet­ver­hält­nis­se (kei­ne kom­plet­te Aus­kunft gem. Art. 15 DSGVO)
•  

Typi­scher­wei­se besteht eine Bestell­pflicht für Mak­ler, bei denen mehr als 20 Beschäf­tig­te mit der Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten betraut wer­den. Das dürf­te nicht für alle Unter­neh­men zutref­fen. Den­noch kann eine Unter­stüt­zung durch einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten Sinn machen, um den Daten­schutz im Unter­neh­men schnell und effi­zi­ent umzusetzen.

Die Auf­ga­ben des Daten­schutz­be­auf­trag­ten sind im Gesetz fest­ge­legt. Neben der Unter­rich­tung und Bera­tung des Unter­neh­mens muss er die Ein­hal­tung der rele­van­ten Daten­schutz­ge­set­ze  über­wa­chen. Er berät auch bei  Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zun­gen und kom­mu­ni­ziert mit den betrof­fe­nen  Per­so­nen und den Auf­sichts­be­hör­den. Die Arbeit des Daten­schutz­be­auf­trag­ten ist abwechs­lungs­reif und geht tief in die Geschäfts­pro­zes­se hinein.

In die­sem sich noch ste­tig ver­än­der­ten  Rechts­ge­biet emp­fiehlt es sich, einen erfah­re­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten mit Kennt­nis­sen in der Immo­bi­li­en­wirt­schaft zu bestellen.

Ein inter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter hat den gro­ßen Vor­teil, dass er die Pro­zes­se im Unter­neh­men und die Betei­lig­ten kennt. Er bekommt im Rah­men sei­ner täg­li­chen Arbeit deut­lich mehr Infor­ma­tio­nen am Ran­de mit. Jedoch ent­ste­hen jedoch hohe Kos­ten für die Aus­bil­dung und ste­ti­ge Wei­ter­bil­dung. Für klei­ne­re Orga­ni­sa­ti­on ist der Auf­bau eines inter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten jedoch mit hohen Kos­ten ver­bun­den, da die­se — um die Auf­ga­be fach­ge­recht erfül­len zu kön­nen — wert­vol­le Zeit inves­tie­ren müssen.

Ein exter­ner DSB kann den Kos­ten­fak­tor deut­lich zu redu­zie­ren. Er küm­mert sich auch selbst­stän­dig um sei­ne Wei­ter­bil­dung und lernt, wenn er für meh­re­re Unter­neh­men tätig ist, deut­lich mehr Umset­zungs­prak­ti­ken kennen.

Wenn Sie Dienst­leis­ter beauf­tra­gen und die­se per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten im Kern ver­ar­bei­ten, dann müs­sen Sie diver­se Punk­te beach­ten. Neben dem Abschluss einer Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­ein­ba­rung  müs­sen Sie den Auf­trags­ver­ar­bei­ter auf Eig­nung vor­ab und dann regel­mä­ßig prü­fen. Dies müs­sen Sie gegen­über den Auf­sichts­be­hör­den auch nach­wei­sen kön­nen. Die­ses The­ma ist recht umfang­reich, wird aber ger­ne vernachlässigt.

Auf­grund der ange­spann­ten Woh­nungs­la­ge reagie­ren abge­lehn­te Bewer­be­rin­nen und Bewer­ber zuneh­mend sen­si­bler und infor­mie­ren Auf­sichts­be­hör­den bei Unstim­mig­kei­ten im Datenschutz. 

Daten­schutz­auf­sichts­be­hör­den prü­fen dann in grö­ße­ren aber auch bei KMUs im Bereich der Immo­bi­li­en­ver­wal­tung, ob die Pflich­ten der DSGVO umge­setzt wer­den. Auch klei­ne­re Betrie­be soll­ten die Anfor­de­run­gen der DSGVO ken­nen und umsetzen. 

Jede nicht durch­ge­führ­te Umset­zung kann zu einer Ord­nungs­wid­rig­keit füh­ren, die zur Ein­stel­lung des Geschäfts­pro­zes­ses oder zu Buß­gel­dern füh­ren kann.

Der Daten­schutz im Unter­neh­men ist nicht von heu­te auf mor­gen zu errei­chen. Sie soll­ten daher die Grund­la­gen  im Daten­schutz suk­zes­siv auf­bau­en und Stück für Stück umsetzen.

Bei der Wohn­raum­ver­mie­tung haben die ver­mie­ten­de Par­tei oder der Eigen­tü­mer der Immo­bi­lie ein berech­tig­tes Inter­es­se, die durch Inter­es­sen­ten getä­tig­ten Anga­ben zu ihrer Iden­ti­tät durch Ein­sicht­nah­me des Per­so­nal­aus­wei­ses zu prüfen.

Dabei genügt es, wenn der Ver­mie­ter bzw. Mak­ler einen abs­trak­ten Ver­merk über das Ergeb­nis der Ein­sicht­nah­me erstellt, wie z. B.

• - “Die Iden­ti­tät wur­de durch Ein­sicht­nah­me des Per­so­nal­aus­wei­ses bestätigt/nicht bestä­tigt.“ oder
• - “Der Aus­weis wur­de vor­ge­legt / nicht vorgelegt.“

Eine kon­kre­te Notiz zu wei­te­ren Anga­ben, wie z. B. der Zugangs- und Seri­en­num­mer darf nicht erfol­gen. Auch darf grund­sätz­lich kei­ne Kopie des Aus­wei­ses ange­fer­tigt oder gefor­dert wer­den. Dies gilt sowohl im Besich­ti­gungs­ter­min als auch beim Abschluss des Mietvertrages.

Miet­in­ter­es­sen­ten steht es jedoch frei, Kopien ihres Aus­wei­ses anzu­fer­ti­gen und wei­ter­zu­ge­ben. Die Ablich­tung muss ein­deu­tig und dau­er­haft als Kopie erkenn­bar sein. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zum Umgang mit dem Per­so­nal­aus­weis fin­den Sie hier.

Immo­bi­li­en­mak­ler zäh­len nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 Geld­wä­sche­ge­setz (GwG ) zum Kreis der Ver­pflich­te­ten, wenn Sie gewerb­lich den Kauf oder Ver­kauf von Grund­stü­cken oder grund­stücks­glei­chen Rech­ten ver­mit­teln. Mak­ler haben des­halb die Vor­schrif­ten des GwG ein­zu­hal­ten. Sie müs­sen sicher­stel­len, dass Sie Ihren Kun­den ken­nen und müs­sen wis­sen, mit wem Sie Geschäf­te machen. Hier­für sind Ihre Kun­den nicht nur zu iden­ti­fi­zie­ren, son­dern auch dahin­ge­hend zu über­prü­fen, ob die von ihm gemach­ten Anga­ben stim­men. 

Das gilt jedoch erst, wenn ein ernst­haf­tes Inter­es­se des Inter­es­sen­ten am Immo­bi­li­en­kauf­ver­trag äußert und die Kauf­ver­trags­par­tei­en hin­rei­chend bestimmt sind. Dies trifft  zu, wenn z. B. 

• - eine Reser­vie­rungs­ver­ein­ba­rung getroffen,
• - ein Vor­ver­trag abge­schlos­sen oder
• - eine Reser­vie­rungs­ge­bühr an den Mak­ler ent­rich­tet wurde.

Wei­te­re Vor­ga­ben gibt das Geld­wä­sche­ge­setz vor, wie z. B. 

• - die Höhe der Beträ­ge für Kauf und Vermietung
• - bei Ver­dacht oder Wis­sen, dass es sich um Erträ­ge eines Ver­bre­chens oder einer schwe­ren Straf­tat handelt
• - bei Zwei­feln über die Anga­ben der Iden­ti­tät des Vertragspartners
• - den Zeit­punkt der Prü­fung vor dem Notartermin
• - Vor­ga­ben zur Iden­ti­fi­zie­rung der natür­li­chen oder juris­ti­schen Personen
• - Iden­ti­fi­zie­rung  der wirt­schaft­lich Berechtigten
• - ein wirk­sa­mes Risi­ko­ma­nage­ment (Ana­ly­se und Schaf­fung inter­ner Sicherungsmaßnahmen)
• - Spei­cher­dau­er und Zugriffs­kon­zep­te der Personalausweiskopien