Praxisnahe Umsetzung seit 2013

Ihr Branchenexperte für Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutz für Immobilien­makler

Finden Sie hier mehr als 10 Themen, die im Datenschutz für Immobilienmakler beachtet werden müssen.

Immobilienmakler helfen beim Verkauf und der Vermietung von Immobilen. Das können Grundstücke, Häuser oder Wohnungen sein. Sie vermitteln zwischen Verkäufer oder Vermieter auf der einen und Käufer oder Mieter auf der anderen Seite. In den meisten Fällen wird ein Makler vom Verkäufer einer Immobilie beauftragt.

Bei den Tätigkeiten werden notwendigerweise personen­bezogene Daten von Interessenten, Kunden und Geschäfts­partnern, Bewerber und Beschäftigten verarbeitet. Die Anforderungen zur Einhaltung des Daten­schutzes für Immobilien­makler sind dabei zu beachten.
Niehoff-Systemberatung Matthias Niehoff

Ich berate Immobilienmakler im Datenschutz von A-Z.

Die große Heraus­forderung beim Daten­schutz bedeutet für Immobilienmakler, auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt fast jede Woche neue Urteile, Einschätz­ungen, Handlungs­empfehlungen und Fach­berichte von Aufsichts­behörden und Datenschutz­beauftragten. Im Alltag stellt sich daher die Frage: Machen wir im Datenschutz als Immobilienmakler alles korrekt?

Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine passgenaue Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Inhalte

Haben Sie keine internen Ressourcen für diesen Bereich zur Verfügung, steht Ihnen Niehoff-Systemberatung zur Seite. Mit einer lösungs­orientierten und ganz­heit­lichen Anwendung der Datenschutz­gesetze und der Informations­sicherheit.

Passende praxis­nahe Lösungen und die Gestaltung von datenschutz­konformen und sicheren Prozessen – bei risiko­basierten Ansätzen – erhalten Sie von mir für Ihr Unternehmen.

Sie benötigen ein Angebot für ein Projekt? Jetzt einfach anfragen.

Leistungen

Das Thema Datenschutz ist vielseitig. Bei einer Ein­bindung in Ihrem Unternehmen unterstütze ich Sie als Datenschutz­beauftragter, als Datenschutzberater oder als Experte im Bereich der Informationssicherheit bei der Umsetzung Ihrer gesetz­lichen Vorgaben.

Daten­schutz­berater DSGVO

Mit einer modernen Beratung im Bereich Daten­­schutz und Informations­sicherheit sparen Sie interne Ressourcen und setzen Ihr Projekt zeitnah um.

Daten­schutz­beauftragter DSGVO

Als externer Datenschutz­­­beauftragter bietet ich Ihnen einen Rund-um-Support nach den gesetz­lichen Vorgaben. Nutzen Sie vom ersten Tag an meine lang­jährige Erfahrung.

Infor­mations­sicher­heits­beauf­tragter

Ich berate Sie in allen Bereichen der Informations­­sicherheit. Schützen Sie Ihre Daten vor den Gefähr­dungen dieser Zeit nach dem Stand der Technik.

Datenschutz-Schulungen DSGVO

Praxisnahe Schulungen im Datenschutz sind unerlässlich. Ich biete passende Präsenz­-Veranstaltungen, Webinare und E-Learning-Kurse.

Datenschutzberatung für Immobilienmakler

Abgelehnte Mietinteressenten sprechen gerne einmal die zuständige Aufsichtsbehörde an, damit diese sich den Immobilienmakler genauer anschaut. Typische Angriffsflächen sind.

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Setzen Sie auf professionelle Beratung und Unterstützung für Ihren Maklerbetrieb? Für ein erstes kostenfreies Beratungs­gespräch kontaktieren Sie mich jetzt.

Kundenstimmen

Zufriedene Kunden empfehlen meine Dienstleistung weiter. Überzeugen Sie sich.

Interner DSB aus Hamburg

IT Grosshandel

Mit einer hohen datenschutz­rechtlichen, organisatorischen und sicherheits­relevanten Kompetenz hat Herr Niehoff unser Unter­nehmen schnell und mit außer­ordentlicher Unter­stützung bei der Umsetzung der DSGVO unterstützt. Das Coaching hat sich bezahlt gemacht.

Geschäftsführer aus Hamburg

Testexperten KLE GmbH

Wir hatten die Herausforderung, dass wir nach der Erstellung & Umsetzungen der DSGVO-Richtlinien eine ernsthafte Prüfung im Bereich der DSGVO brauchten. Herr Niehoff hat uns das Ganze sehr gut erläutert und super unterstützt. Wir möchten uns an dieser Stelle für die hervorragende Zusammenarbeit bedanken!

Chief Digital Officer aus Lüneburg

Öffentliche Verwaltung

Sie schaffen es, dieses Thema so interessant zu verpacken, dass ich trotzdem am Ende mit einem Lächeln aus den Meetings gehe.

Sekretariat

Rechtsanwaltskanzlei

Außerdem hat unsere Bearbeit­erin unserer Homepage Ihre Anweisungen sehr gelobt! Sie schreibt: „Kompliment an dieser Stelle an ihren Datenschutz­beauftragten, ich habe selten so fundierte Anweisungen bekommen, bei denen ich zu 100% mitgehe.“ Auch ich kann Ihnen an dieser Stelle mitteilen, dass sie mir sehr verständlich aufzeigen, was ich im Datenschutzdschungel nach und nach alles bearbeiten muss. Danke dafür! 😊

Fachkunde

Die Gestaltung einer datenschutz­konformen Organisation verbessert sofort die Sicher­heit Ihres Unter­nehmens. Lassen Sie uns deshalb jetzt über Ihre laufenden oder zukünftigen Pro­jekte sprechen und die Umsetz­ung unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen planen.

Im Laufe der Jahre habe ich mir ein fundiertes Wissen im Bereich des Datenschutzes und der Informationssicherheit angeeignet. Eine permanente Weiterbildung ist für mich selbstverständlich. Ich halte meine Mandanten auf dem neuesten Stand.

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DSGVO bei Immobilien­maklern

Immobilienmakler, die personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden oder Lieferanten verarbeiten, müssen die Vorgaben des Datenschutzes in Europa umsetzen. 

Auch Unternehmen, die ihren Hauptsitz außerhalb der EU haben, innerhalb der Gemeinschaft aber Waren oder Dienstleistungen vertreiben, unterstehen ebenfalls den gesetzlichen Vorgaben.

Für die Umsetzung des Datenschutzes ist bei Immobilienmakler wird üblicherweise der Inhaber selbst, eine Person in der IT, ein interner Datenschutzbeauftragter oder jemand aus der Verwaltung mi den Aufgaben betraut. 

Die Tätigkeiten werden meist in Nebentätigkeit durchgeführt. Weil nur wenige wissen, wie die Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen sind, wird die Verantwortlichkeit durch die Geschäfts­leitung nicht ausreichend wahrgenommen.

Da der Geschäftsführer verantwortlich für die Umsetzung ist, muss er auch die notwendigen Maßnahmen zur Anwendung der DSGVO im Unternehmen steuern und die Umsetzung in allen Bereichen überwachen.

Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihnen zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren.

Typische Datenschutzthemen für Immobilienmakler

Als Datenschutzexperte ist klar, welche Themengebiete üblicherweise im Datenschutz für Immobilienmakler zu beachten jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden müssen

Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich Ihren Datenschutz im Betrieb voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.

Check-up Datenschutz für Immobilienmakler

Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen in punkto Datenschutz und Daten­sicherheit steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungs­bedarf gibt und wo Sie bereits gesetzes­konform alle Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umsetzen.

Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Daten­sicherheit bei einem besteh­endem Vertrag (mit einem internen oder externen Daten­schutz­berater)? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienst­leist­ung in Form einer umfass­enden Über­prüfung.

Datenschutzberatung, Datenschutzbeauftragter oder Experte für Informationssicherheit?

Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutz­beauf­tragter DSGVO sowie externer Infor­mations­sicherheitsbeauf­tragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Daten­schutz­beratungen für Immobilienmakler in Nord­deutschland, wie z. B. Großraum Hamburg, Lüneburg oder Bremen durch.

Mit meiner über 20-jährigen Berufs­erfahr­ung bringe ich viel Wissen als unab­hängiger Datenschutz­berater mit, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.

Binden Sie mich früh und umfass­end in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Unternehmen ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personen­bezogenen und geschäfts­krit­ischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorge­sehenen gesetz­lichen Richt­linien statt­findet.

Leistungspakete Datenschutz

Ich biete verschiedene Leistungs­pakete zum Thema Daten­schutz und Infor­mations­sicher­heit an. Ein Do-it-Your­self-Ser­vice für kleinere Unternehmen, ein Komfort­paket mit umfang­reichen Dienst­leistungen und ein Premium-Paket für eine Rund-um-die-Uhr-Betreu­ung.
Bei sämt­lichen Paketen ist mein Daten­schutz­portal inklu­sive. Damit können Sie Ihren Nach­weis­pflichten zum Daten­schutz einfach und bequem nach­kommen.
Sie haben Fragen zu den Paketen oder möchten ein kosten­loses Erst­gespräch in Anspruch nehmen? Kein Problem – buchen Sie einfach einen Termin.
datenschutz preise niehoff-systemberatung

Budget

Unternehmen bis 20 Beschäftigte
ab 150 EUR pro Monat, monatlich kündbar
  •  

Komfort

Unternehmen ab 20 Beschäftigte
ab 250 EUR pro Monat, jährlich kündbar
  •  
Angesagt

Premium

Unternehmen ab 50 Beschäftigte
ab 500 EUR pro Monat, 2 Jahre Bindung
  •  

Häufig gestellte Fragen

Immobilienmakler müssen sämtliche Vorgaben im Datenschutzes beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, aber auch Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern und ggf. dessen Kunden fallen unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Verträge mit dem Eigentümer zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere Verarbeitungs­tätigkeiten, bei denen die Datenschutzgrundsätze und weitere Vorgaben der DSGVO beachtet werden müssen. Hier finden Sie eine Auswahl von Fragen und Antworten, die mich immer wieder erreichen.

Fragen und Antworten zum Datenschutz für Immobilienmakler

Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihren Betrien praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:

  • - Durchführung einer Bestandsaufnahme - Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
  • - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
  • - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
  • - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z.B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Betroffenenanfragen
  • - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihr Unternehmen gem. Art. 39 DSGVO
  • - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
  • - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
  • - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz

Immobilienmakler müssen Datenschutz beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet. Daten von Beschäftigten, Bewerbern, Kunden und Geschäftspartner müssen so verarbeitet werden, dass die Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden. Die typischen Aufgabengebiete finden Sie im oberen Bereich der Seite. 

Grundsätzlich ist es erforderlich, personenbezogene Daten für die Zwecke der Bewerberauswahl zu verarbeiten.

Jedoch ist immer darauf zu achten, dass nur soviele Daten wie zum Zeitpunkt erforderlich, verarbeitet werden (Grundsatz der Datenminimierung). 

  • Phase 1: Besichtigungstermin 
  • Phase 2: vorvertragliche Phase - konkreter Wille der Anmietung des Objektes
  • Phase 3: Entscheidung der künftigen Vermieter für bestimmte Mietinteressentierte

Entsprechend sollte ein Selbstauskunftsbogen auch so gestaltet werden. Bei den einzelnen Phasen sind folgende Daten der Mietinteressenten erforderlich:

Phase 1: Zur Durchführung eines Besichtigungstermines sind folgende Daten der Mietinteressenten grundsätzlich erforderlich:

  • - Angaben zur Identifikation (z. B. Vor- und Zuname, Anschrift)
  • - ggf. Angaben zum Vorliegen eines Wohnberechtigungsscheines 

Phase 2: Bei einem konkreten Interesse, die Wohnung anmieten zu wollen, sind folgende Angaben zulässig

  • - Familienstand und Angaben zu den im Haushalt lebenden Personen
  • - Unter Umständen: eröffnete Insolvenzverfahren, Angabe einer Vermögensauskunft, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen
  • - Einkommensverhältnisse oder besser Beitragsgrenze, sofern nicht von öffentlicher Stelle übernommen
  • - Angaben zu Haustieren (keine Kleintiere)

Phase 3: Nach der  Entscheidung des Vermieters des Mietinteressentierte (Erstplazierte) sind folgende Angaben zulässig:

  • - Angaben zur Erfüllung mietvertraglicher Pflichten, sofern diese
    Aufschluss über die Zahlungsfähigkeit der Mietinteressentinnen geben. Angaben, die
    zur Zahlungsfähigkeit Auskunft geben, sind etwa die Zahlung der vereinbarten Miete
    und der Nebenkosten.
  • - Vorlage von Einkommensverhältnissen, wie z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder Einkommensteuerbescheid (Schwärzung nicht benötigter Angaben)
  • - einfacher Bonitätsnachweis für Mietverhältnisse (keine komplette Auskunft gem. Art. 15 DSGVO)
  •  

Typischerweise besteht eine Bestellpflicht für Makler, bei denen mehr als 20 Beschäftigte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden. Das dürfte nicht für alle Unternehmen zutreffen. Dennoch kann eine Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten Sinn machen, um den Datenschutz im Unternehmen schnell und effizient umzusetzen.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im Gesetz festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung des Unternehmens muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze  überwachen. Er berät auch bei  Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen  Personen und den Aufsichtsbehörden. Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist abwechslungsreif und geht tief in die Geschäftsprozesse hinein.

In diesem sich noch stetig veränderten  Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten mit Kenntnissen in der Immobilienwirtschaft zu bestellen.

Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den großen Vorteil, dass er die Prozesse im Unternehmen und die Beteiligten kennt. Er bekommt im Rahmen seiner täglichen Arbeit deutlich mehr Informationen am Rande mit. Jedoch entstehen jedoch hohe Kosten für die Ausbildung und stetige Weiterbildung. Für kleinere Organisation ist der Aufbau eines internen Datenschutzbeauftragten jedoch mit hohen Kosten verbunden, da diese - um die Aufgabe fachgerecht erfüllen zu können - wertvolle Zeit investieren müssen.

Ein externer DSB kann den Kostenfaktor deutlich zu reduzieren. Er kümmert sich auch selbstständig um seine Weiterbildung und lernt, wenn er für mehrere Unternehmen tätig ist, deutlich mehr Umsetzungspraktiken kennen.

Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogene Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten. Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung  müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne vernachlässigt.

Aufgrund der angespannten Wohnungslage reagieren abgelehnte Bewerberinnen und Bewerber zunehmend sensibler und informieren Aufsichtsbehörden bei Unstimmigkeiten im Datenschutz. 

Datenschutzaufsichtsbehörden prüfen dann in größeren aber auch bei KMUs im Bereich der Immobilienverwaltung, ob die Pflichten der DSGVO umgesetzt werden. Auch kleinere Betriebe sollten die Anforderungen der DSGVO kennen und umsetzen. 

Jede nicht durchgeführte Umsetzung kann zu einer Ordnungswidrigkeit führen, die zur Einstellung des Geschäftsprozesses oder zu Bußgeldern führen kann.

Der Datenschutz im Unternehmen ist nicht von heute auf morgen zu erreichen. Sie sollten daher die Grundlagen  im Datenschutz sukzessiv aufbauen und Stück für Stück umsetzen.

Bei der Wohnraumvermietung haben die vermietende Partei oder der Eigentümer der Immobilie ein berechtigtes Interesse, die durch Interessenten getätigten Angaben zu ihrer Identität durch Einsichtnahme des Personalausweises zu prüfen.

 

Dabei genügt es, wenn der Vermieter bzw. Makler einen abstrakten Vermerk über das Ergebnis der Einsichtnahme erstellt, wie z. B.

  • - "Die Identität wurde durch Einsichtnahme des Personalausweises bestätigt/nicht bestätigt.“ oder
  • - "Der Ausweis wurde vorgelegt / nicht vorgelegt.“

Eine konkrete Notiz zu weiteren Angaben, wie z. B. der Zugangs- und Seriennummer darf nicht erfolgen. Auch darf grundsätzlich keine Kopie des Ausweises angefertigt oder gefordert werden. Dies gilt sowohl im Besichtigungstermin als auch beim Abschluss des Mietvertrages.

 

Mietinteressenten steht es jedoch frei, Kopien ihres Ausweises anzufertigen und weiterzugeben. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Weitere Informationen zum Umgang mit dem Personalausweis finden Sie hier.

Immobilienmakler zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 Geldwäschegesetz (GwG ) zum Kreis der Verpflichteten, wenn Sie gewerblich den Kauf oder Verkauf von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten vermitteln. Makler haben deshalb die Vorschriften des GwG einzuhalten. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihren Kunden kennen und müssen wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Hierfür sind Ihre Kunden nicht nur zu identifizieren, sondern auch dahingehend zu überprüfen, ob die von ihm gemachten Angaben stimmen. 

Das gilt jedoch erst, wenn ein ernsthaftes Interesse des Interessenten am Immobilienkaufvertrag äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Dies trifft  zu, wenn z. B.

  • - eine Reservierungsvereinbarung getroffen,
  • - ein Vorvertrag abgeschlossen oder
  • - eine Reservierungsgebühr an den Makler entrichtet wurde.

 

Weitere Vorgaben gibt das Geldwäschegesetz vor, wie z. B. 

  • - die Höhe der Beträge für Kauf und Vermietung
  • - bei Verdacht oder Wissen, dass es sich um Erträge eines Verbrechens oder einer schweren Straftat handelt
  • - bei Zweifeln über die Angaben der Identität des Vertragspartners
  • - den Zeitpunkt der Prüfung vor dem Notartermin
  • - Vorgaben zur Identifizierung der natürlichen oder juristischen Personen
  • - Identifizierung  der wirtschaftlich Berechtigten
  • - ein wirksames Risikomanagement (Analyse und Schaffung interner Sicherungsmaßnahmen)
  • - Speicherdauer und Zugriffskonzepte der Personalausweiskopien

Kontakt

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