Praxisnahe Umsetzung seit 2013
Ihr Branchenexperte für Datenschutz und Informationssicherheit
Datenschutz für Immobilienmakler
Finden Sie hier mehr als 10 Themen, die im Datenschutz für Immobilienmakler beachtet werden müssen.
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Immobilienmakler helfen beim Verkauf und der Vermietung von Immobilen. Das können Grundstücke, Häuser oder Wohnungen sein. Sie vermitteln zwischen Verkäufer oder Vermieter auf der einen und Käufer oder Mieter auf der anderen Seite. In den meisten Fällen wird ein Makler vom Verkäufer einer Immobilie beauftragt.

Ich berate Immobilienmakler im Datenschutz von A‑Z.
Die große Herausforderung beim Datenschutz bedeutet für Immobilienmakler, auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt fast jede Woche neue Urteile, Einschätzungen, Handlungsempfehlungen und Fachberichte von Aufsichtsbehörden und Datenschutzbeauftragten. Im Alltag stellt sich daher die Frage: Machen wir im Datenschutz als Immobilienmakler alles korrekt?
Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine passgenaue Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Inhalte
Haben Sie keine internen Ressourcen für diesen Bereich zur Verfügung, steht Ihnen Niehoff-Systemberatung zur Seite. Mit einer lösungsorientierten und ganzheitlichen Anwendung der Datenschutzgesetze und der Informationssicherheit.
Passende praxisnahe Lösungen und die Gestaltung von datenschutzkonformen und sicheren Prozessen – bei risikobasierten Ansätzen – erhalten Sie von mir für Ihr Unternehmen.
Sie benötigen ein Angebot für ein Projekt? Jetzt einfach anfragen.
- Maßgeschneiderte Lösungen
- Über 20 Jahre Berufserfahrung
- Pragmatische und schnelle Umsetzung
Leistungen
Das Thema Datenschutz ist vielseitig. Bei einer Einbindung in Ihrem Unternehmen unterstütze ich Sie als Datenschutzbeauftragter, als Datenschutzberater oder als Experte im Bereich der Informationssicherheit bei der Umsetzung Ihrer gesetzlichen Vorgaben.
Datenschutzberatung für Immobilienmakler
Abgelehnte Mietinteressenten sprechen gerne einmal die zuständige Aufsichtsbehörde an, damit diese sich den Immobilienmakler genauer anschaut. Typische Angriffsflächen sind.
- Unnötige Datenerhebung bei Mietinteressenten im Auswahlprozess
- Nicht gesetzeskonforme Gestaltung der Website
- Nicht erfolgte oder fehlende Durchführung der Informationspflichten an die betroffenen Personen
- Nicht rechtskonforme Übermittlung von Daten der Interessenten an die Eigentümer
- Weitergabe von Daten der Mietinteressenten innerhalb eines Unternehmensverbundes für z. B. Marketingzwecke
- Erstellung von Personalausweiskopien von Mietinteressenten

- Direkte Betreuung
- Fokus im norddeutschen Raum
- Zeitnah verfügbar, auch vor Ort
Setzen Sie auf professionelle Beratung und Unterstützung für Ihren Maklerbetrieb? Für ein erstes kostenfreies Beratungsgespräch kontaktieren Sie mich jetzt.
DSGVO bei Immobilienmaklern
Immobilienmakler, die personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden oder Lieferanten verarbeiten, müssen die Vorgaben des Datenschutzes in Europa umsetzen.
Auch Unternehmen, die ihren Hauptsitz außerhalb der EU haben, innerhalb der Gemeinschaft aber Waren oder Dienstleistungen vertreiben, unterstehen ebenfalls den gesetzlichen Vorgaben.
Für die Umsetzung des Datenschutzes ist bei Immobilienmakler wird üblicherweise der Inhaber selbst, eine Person in der IT, ein interner Datenschutzbeauftragter oder jemand aus der Verwaltung mi den Aufgaben betraut.
Die Tätigkeiten werden meist in Nebentätigkeit durchgeführt. Weil nur wenige wissen, wie die Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen sind, wird die Verantwortlichkeit durch die Geschäftsleitung nicht ausreichend wahrgenommen.
Da der Geschäftsführer verantwortlich für die Umsetzung ist, muss er auch die notwendigen Maßnahmen zur Anwendung der DSGVO im Unternehmen steuern und die Umsetzung in allen Bereichen überwachen.
Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihnen zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren.
- Beratungen und Schulungen
- Dokumentation durch Checklisten, Leit- und Richtlinien
- Moderation von Zusammenkünften von Unternehmen mit Behörden oder Betroffenen
Typische Datenschutzthemen für Immobilienmakler
Als Datenschutzexperte ist klar, welche Themengebiete üblicherweise im Datenschutz für Immobilienmakler zu beachten jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden müssen
- Korrekter Bewerbungsprozess einschl. Mietvertrag und Selbstauskunftsbogen
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Verpflichtungserklärungen und Schulungen für Beschäftigte
- Prozesse für die Umsetzung der Betroffenenrechte
- Gesetzeskonforme Gestaltung der Online-Auftritte
- Erstellung und Umsetzung von Löschkonzepten
- Sicherheit der Verarbeitung des gesamten Unternehmensnetzwerks
- Prozess für die Handhabung von (möglichen) Datenschutzverletzungen
- Vertragsmanagement mit externen Unternehmen
- Fachgerechte Gestaltung von Videoüberwachungsanlagen
- Risikobewertung der Verarbeitungstätigkeiten
- Übermittlung von Daten an Auftragsverarbeiter, Gutachter oder Versicherungen
- Datenschutzkonformer Einsatz von IT-Systeme, wie z. B. OpenMakler, FLOWFACT, onOffice, OpenMakler, PowerMakler oder LAGLER IMMO-Special
- u. v. m.
Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich Ihren Datenschutz im Betrieb voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.
Check-up Datenschutz für Immobilienmakler
Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen in punkto Datenschutz und Datensicherheit steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und wo Sie bereits gesetzeskonform alle Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umsetzen.
Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit bei einem bestehendem Vertrag (mit einem internen oder externen Datenschutzberater)? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienstleistung in Form einer umfassenden Überprüfung.
Datenschutzberatung, Datenschutzbeauftragter oder Experte für Informationssicherheit?
Mit meiner über 20-jährigen Berufserfahrung bringe ich viel Wissen als unabhängiger Datenschutzberater mit, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.
Binden Sie mich früh und umfassend in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Unternehmen ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und geschäftskritischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorgesehenen gesetzlichen Richtlinien stattfindet.
Preise Datenschutz und Informationssicherheit
Ich biete individuelle Lösungen für Unternehmen, denen Datenschutz und Informationssicherheit wichtig sind. Gern nehme ich mir Zeit für eine persönliche Beratung und fertige Ihnen unverbindlich und kostenlos ein für Sie zugeschnittenes Angebot an. Ich bevorzuge Unternehmen, die den Datenschutz und die Informationssicherheit umsetzen wollen. Wenn Sie eine Beratung von der Stange zu geringen Kosten bevorzugen, passen wir nicht zusammen. Ich biete maßgeschneiderte Lösungen für hohe Ansprüche.
Bestandsaufnahme
ab 1.680 €
Externer Berater
140 € / Stunde
Externer Beauftragter
ab 370 € / Monat
Audit Videoüberwachung
ab 800 €
Paket Website Audit DSGVO
ab 200 €
Schulungen
Auf Anfrage
Häufig gestellte Fragen
Immobilienmakler müssen sämtliche Vorgaben im Datenschutzes beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, aber auch Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern und ggf. dessen Kunden fallen unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Verträge mit dem Eigentümer zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere Verarbeitungstätigkeiten, bei denen die Datenschutzgrundsätze und weitere Vorgaben der DSGVO beachtet werden müssen. Hier finden Sie eine Auswahl von Fragen und Antworten, die mich immer wieder erreichen.
Fragen und Antworten zum Datenschutz für Immobilienmakler
Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihren Betrien praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:
- - Durchführung einer Bestandsaufnahme — Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
- - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
- - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
- - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z.B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Betroffenenanfragen
- - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihr Unternehmen gem. Art. 39 DSGVO
- - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
- - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
- - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz
Immobilienmakler müssen Datenschutz beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet. Daten von Beschäftigten, Bewerbern, Kunden und Geschäftspartner müssen so verarbeitet werden, dass die Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden. Die typischen Aufgabengebiete finden Sie im oberen Bereich der Seite.
Grundsätzlich ist es erforderlich, personenbezogene Daten für die Zwecke der Bewerberauswahl zu verarbeiten.
Jedoch ist immer darauf zu achten, dass nur soviele Daten wie zum Zeitpunkt erforderlich, verarbeitet werden (Grundsatz der Datenminimierung).
- Phase 1: Besichtigungstermin
- Phase 2: vorvertragliche Phase — konkreter Wille der Anmietung des Objektes
- Phase 3: Entscheidung der künftigen Vermieter für bestimmte Mietinteressentierte
Entsprechend sollte ein Selbstauskunftsbogen auch so gestaltet werden. Bei den einzelnen Phasen sind folgende Daten der Mietinteressenten erforderlich:
Phase 1: Zur Durchführung eines Besichtigungstermines sind folgende Daten der Mietinteressenten grundsätzlich erforderlich:
- - Angaben zur Identifikation (z. B. Vor- und Zuname, Anschrift)
- - ggf. Angaben zum Vorliegen eines Wohnberechtigungsscheines
Phase 2: Bei einem konkreten Interesse, die Wohnung anmieten zu wollen, sind folgende Angaben zulässig
- - Familienstand und Angaben zu den im Haushalt lebenden Personen
- - Unter Umständen: eröffnete Insolvenzverfahren, Angabe einer Vermögensauskunft, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen
- - Einkommensverhältnisse oder besser Beitragsgrenze, sofern nicht von öffentlicher Stelle übernommen
- - Angaben zu Haustieren (keine Kleintiere)
Phase 3: Nach der Entscheidung des Vermieters des Mietinteressentierte (Erstplazierte) sind folgende Angaben zulässig:
- - Angaben zur Erfüllung mietvertraglicher Pflichten, sofern diese
Aufschluss über die Zahlungsfähigkeit der Mietinteressentinnen geben. Angaben, die
zur Zahlungsfähigkeit Auskunft geben, sind etwa die Zahlung der vereinbarten Miete
und der Nebenkosten. - - Vorlage von Einkommensverhältnissen, wie z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder Einkommensteuerbescheid (Schwärzung nicht benötigter Angaben)
- - einfacher Bonitätsnachweis für Mietverhältnisse (keine komplette Auskunft gem. Art. 15 DSGVO)
Typischerweise besteht eine Bestellpflicht für Makler, bei denen mehr als 20 Beschäftigte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden. Das dürfte nicht für alle Unternehmen zutreffen. Dennoch kann eine Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten Sinn machen, um den Datenschutz im Unternehmen schnell und effizient umzusetzen.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im Gesetz festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung des Unternehmens muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze überwachen. Er berät auch bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden. Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist abwechslungsreif und geht tief in die Geschäftsprozesse hinein.
In diesem sich noch stetig veränderten Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten mit Kenntnissen in der Immobilienwirtschaft zu bestellen.
Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den großen Vorteil, dass er die Prozesse im Unternehmen und die Beteiligten kennt. Er bekommt im Rahmen seiner täglichen Arbeit deutlich mehr Informationen am Rande mit. Jedoch entstehen jedoch hohe Kosten für die Ausbildung und stetige Weiterbildung. Für kleinere Organisation ist der Aufbau eines internen Datenschutzbeauftragten jedoch mit hohen Kosten verbunden, da diese — um die Aufgabe fachgerecht erfüllen zu können — wertvolle Zeit investieren müssen.
Ein externer DSB kann den Kostenfaktor deutlich zu reduzieren. Er kümmert sich auch selbstständig um seine Weiterbildung und lernt, wenn er für mehrere Unternehmen tätig ist, deutlich mehr Umsetzungspraktiken kennen.
Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogene Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten. Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne vernachlässigt.
Aufgrund der angespannten Wohnungslage reagieren abgelehnte Bewerberinnen und Bewerber zunehmend sensibler und informieren Aufsichtsbehörden bei Unstimmigkeiten im Datenschutz.
Datenschutzaufsichtsbehörden prüfen dann in größeren aber auch bei KMUs im Bereich der Immobilienverwaltung, ob die Pflichten der DSGVO umgesetzt werden. Auch kleinere Betriebe sollten die Anforderungen der DSGVO kennen und umsetzen.
Jede nicht durchgeführte Umsetzung kann zu einer Ordnungswidrigkeit führen, die zur Einstellung des Geschäftsprozesses oder zu Bußgeldern führen kann.
Der Datenschutz im Unternehmen ist nicht von heute auf morgen zu erreichen. Sie sollten daher die Grundlagen im Datenschutz sukzessiv aufbauen und Stück für Stück umsetzen.
Bei der Wohnraumvermietung haben die vermietende Partei oder der Eigentümer der Immobilie ein berechtigtes Interesse, die durch Interessenten getätigten Angaben zu ihrer Identität durch Einsichtnahme des Personalausweises zu prüfen.
Dabei genügt es, wenn der Vermieter bzw. Makler einen abstrakten Vermerk über das Ergebnis der Einsichtnahme erstellt, wie z. B.
- - “Die Identität wurde durch Einsichtnahme des Personalausweises bestätigt/nicht bestätigt.“ oder
- - “Der Ausweis wurde vorgelegt / nicht vorgelegt.“
Eine konkrete Notiz zu weiteren Angaben, wie z. B. der Zugangs- und Seriennummer darf nicht erfolgen. Auch darf grundsätzlich keine Kopie des Ausweises angefertigt oder gefordert werden. Dies gilt sowohl im Besichtigungstermin als auch beim Abschluss des Mietvertrages.
Mietinteressenten steht es jedoch frei, Kopien ihres Ausweises anzufertigen und weiterzugeben. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Weitere Informationen zum Umgang mit dem Personalausweis finden Sie hier.
Immobilienmakler zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 Geldwäschegesetz (GwG ) zum Kreis der Verpflichteten, wenn Sie gewerblich den Kauf oder Verkauf von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten vermitteln. Makler haben deshalb die Vorschriften des GwG einzuhalten. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihren Kunden kennen und müssen wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Hierfür sind Ihre Kunden nicht nur zu identifizieren, sondern auch dahingehend zu überprüfen, ob die von ihm gemachten Angaben stimmen.
Das gilt jedoch erst, wenn ein ernsthaftes Interesse des Interessenten am Immobilienkaufvertrag äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Dies trifft zu, wenn z. B.
- - eine Reservierungsvereinbarung getroffen,
- - ein Vorvertrag abgeschlossen oder
- - eine Reservierungsgebühr an den Makler entrichtet wurde.
Weitere Vorgaben gibt das Geldwäschegesetz vor, wie z. B.
- - die Höhe der Beträge für Kauf und Vermietung
- - bei Verdacht oder Wissen, dass es sich um Erträge eines Verbrechens oder einer schweren Straftat handelt
- - bei Zweifeln über die Angaben der Identität des Vertragspartners
- - den Zeitpunkt der Prüfung vor dem Notartermin
- - Vorgaben zur Identifizierung der natürlichen oder juristischen Personen
- - Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten
- - ein wirksames Risikomanagement (Analyse und Schaffung interner Sicherungsmaßnahmen)
- - Speicherdauer und Zugriffskonzepte der Personalausweiskopien
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