Datenschutz für Immobilienmakler

Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihren Betrien praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:

• - Durchführung einer Bestandsaufnahme - Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
• - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
• - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
• - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z.B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Betroffenenanfragen
• - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihr Unternehmen gem. Art. 39 DSGVO
• - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
• - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
• - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz

Immobilienmakler müssen Datenschutz beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet. Daten von Beschäftigten, Bewerbern, Kunden und Geschäftspartner müssen so verarbeitet werden, dass die Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden. Die typischen Aufgabengebiete finden Sie im oberen Bereich der Seite. 

Grundsätzlich ist es erforderlich, personenbezogene Daten für die Zwecke der Bewerberauswahl zu verarbeiten.

Jedoch ist immer darauf zu achten, dass nur soviele Daten wie zum Zeitpunkt erforderlich, verarbeitet werden (Grundsatz der Datenminimierung). 

• Phase 1: Besichtigungstermin 
• Phase 2: vorvertragliche Phase - konkreter Wille der Anmietung des Objektes
• Phase 3: Entscheidung der künftigen Vermieter für bestimmte Mietinteressentierte

Entsprechend sollte ein Selbstauskunftsbogen auch so gestaltet werden. Bei den einzelnen Phasen sind folgende Daten der Mietinteressenten erforderlich:

Phase 1: Zur Durchführung eines Besichtigungstermines sind folgende Daten der Mietinteressenten grundsätzlich erforderlich:

• - Angaben zur Identifikation (z. B. Vor- und Zuname, Anschrift)
• - ggf. Angaben zum Vorliegen eines Wohnberechtigungsscheines 

Phase 2: Bei einem konkreten Interesse, die Wohnung anmieten zu wollen, sind folgende Angaben zulässig

• - Familienstand und Angaben zu den im Haushalt lebenden Personen
• - Unter Umständen: eröffnete Insolvenzverfahren, Angabe einer Vermögensauskunft, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen
• - Einkommensverhältnisse oder besser Beitragsgrenze, sofern nicht von öffentlicher Stelle übernommen
• - Angaben zu Haustieren (keine Kleintiere)

Phase 3: Nach der  Entscheidung des Vermieters des Mietinteressentierte (Erstplazierte) sind folgende Angaben zulässig:

• - Angaben zur Erfüllung mietvertraglicher Pflichten, sofern diese
  Aufschluss über die Zahlungsfähigkeit der Mietinteressentinnen geben. Angaben, die
  zur Zahlungsfähigkeit Auskunft geben, sind etwa die Zahlung der vereinbarten Miete
  und der Nebenkosten.
• - Vorlage von Einkommensverhältnissen, wie z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder Einkommensteuerbescheid (Schwärzung nicht benötigter Angaben)
• - einfacher Bonitätsnachweis für Mietverhältnisse (keine komplette Auskunft gem. Art. 15 DSGVO)
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Typischerweise besteht eine Bestellpflicht für Makler, bei denen mehr als 20 Beschäftigte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden. Das dürfte nicht für alle Unternehmen zutreffen. Dennoch kann eine Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten Sinn machen, um den Datenschutz im Unternehmen schnell und effizient umzusetzen.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im Gesetz festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung des Unternehmens muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze  überwachen. Er berät auch bei  Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen  Personen und den Aufsichtsbehörden. Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist abwechslungsreif und geht tief in die Geschäftsprozesse hinein.

In diesem sich noch stetig veränderten  Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten mit Kenntnissen in der Immobilienwirtschaft zu bestellen.

Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den großen Vorteil, dass er die Prozesse im Unternehmen und die Beteiligten kennt. Er bekommt im Rahmen seiner täglichen Arbeit deutlich mehr Informationen am Rande mit. Jedoch entstehen jedoch hohe Kosten für die Ausbildung und stetige Weiterbildung. Für kleinere Organisation ist der Aufbau eines internen Datenschutzbeauftragten jedoch mit hohen Kosten verbunden, da diese - um die Aufgabe fachgerecht erfüllen zu können - wertvolle Zeit investieren müssen.

Ein externer DSB kann den Kostenfaktor deutlich zu reduzieren. Er kümmert sich auch selbstständig um seine Weiterbildung und lernt, wenn er für mehrere Unternehmen tätig ist, deutlich mehr Umsetzungspraktiken kennen.

Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogene Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten. Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung  müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne vernachlässigt.

Aufgrund der angespannten Wohnungslage reagieren abgelehnte Bewerberinnen und Bewerber zunehmend sensibler und informieren Aufsichtsbehörden bei Unstimmigkeiten im Datenschutz. 

Datenschutzaufsichtsbehörden prüfen dann in größeren aber auch bei KMUs im Bereich der Immobilienverwaltung, ob die Pflichten der DSGVO umgesetzt werden. Auch kleinere Betriebe sollten die Anforderungen der DSGVO kennen und umsetzen. 

Jede nicht durchgeführte Umsetzung kann zu einer Ordnungswidrigkeit führen, die zur Einstellung des Geschäftsprozesses oder zu Bußgeldern führen kann.

Der Datenschutz im Unternehmen ist nicht von heute auf morgen zu erreichen. Sie sollten daher die Grundlagen  im Datenschutz sukzessiv aufbauen und Stück für Stück umsetzen.

Bei der Wohnraumvermietung haben die vermietende Partei oder der Eigentümer der Immobilie ein berechtigtes Interesse, die durch Interessenten getätigten Angaben zu ihrer Identität durch Einsichtnahme des Personalausweises zu prüfen.

Dabei genügt es, wenn der Vermieter bzw. Makler einen abstrakten Vermerk über das Ergebnis der Einsichtnahme erstellt, wie z. B.

• - "Die Identität wurde durch Einsichtnahme des Personalausweises bestätigt/nicht bestätigt.“ oder
• - "Der Ausweis wurde vorgelegt / nicht vorgelegt.“

Eine konkrete Notiz zu weiteren Angaben, wie z. B. der Zugangs- und Seriennummer darf nicht erfolgen. Auch darf grundsätzlich keine Kopie des Ausweises angefertigt oder gefordert werden. Dies gilt sowohl im Besichtigungstermin als auch beim Abschluss des Mietvertrages.

Mietinteressenten steht es jedoch frei, Kopien ihres Ausweises anzufertigen und weiterzugeben. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Weitere Informationen zum Umgang mit dem Personalausweis finden Sie hier.

Immobilienmakler zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 Geldwäschegesetz (GwG ) zum Kreis der Verpflichteten, wenn Sie gewerblich den Kauf oder Verkauf von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten vermitteln. Makler haben deshalb die Vorschriften des GwG einzuhalten. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihren Kunden kennen und müssen wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Hierfür sind Ihre Kunden nicht nur zu identifizieren, sondern auch dahingehend zu überprüfen, ob die von ihm gemachten Angaben stimmen. 

Das gilt jedoch erst, wenn ein ernsthaftes Interesse des Interessenten am Immobilienkaufvertrag äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Dies trifft  zu, wenn z. B.

• - eine Reservierungsvereinbarung getroffen,
• - ein Vorvertrag abgeschlossen oder
• - eine Reservierungsgebühr an den Makler entrichtet wurde.

Weitere Vorgaben gibt das Geldwäschegesetz vor, wie z. B. 

• - die Höhe der Beträge für Kauf und Vermietung
• - bei Verdacht oder Wissen, dass es sich um Erträge eines Verbrechens oder einer schweren Straftat handelt
• - bei Zweifeln über die Angaben der Identität des Vertragspartners
• - den Zeitpunkt der Prüfung vor dem Notartermin
• - Vorgaben zur Identifizierung der natürlichen oder juristischen Personen
• - Identifizierung  der wirtschaftlich Berechtigten
• - ein wirksames Risikomanagement (Analyse und Schaffung interner Sicherungsmaßnahmen)
• - Speicherdauer und Zugriffskonzepte der Personalausweiskopien