Praxisnahe Umsetzung seit 2013

Ihr Branchenexperte für Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutz­ für Immobilienverwalter

Datenschutz für Immobilien­verwalter: 10 Themen, die Sie unbedingt als Immobilenverwalter beachten müssen.

Immobilienverwalter verwalten in Absprache mit dem Eigentümer oder der Wohnungseigentümer­­gesellschaft die Wohn- und Gewerbeimmobilien. Die Aufgaben umfassen unter anderem die Betreuung von Mietern oder Wohnungs­eigen­tümern, aber auch die Übernahme von Maßnahmen zur Instand­setzung und Instand­haltung der Wohn­einheiten und des Gemeinschafts­eigentums.

Die Immobilienverwaltung ist für die Mieter und die Eigentümergemeinschaft der Ansprechpartner bei Problemen und übernimmt auch die Erstellung von Abrechnungen oder die Organisation von Mieter- und Eigentümerversammlungen. Bei den Tätigkeiten werden notwendigerweise personen­bezogene Daten von Eigentümern, Mietern, Kunden und Geschäfts­partnern, Bewerber und Beschäftigten verarbeitet.
Niehoff-Systemberatung Matthias Niehoff

Ich biete Beratung im Datenschutz für Immobilienverwalter und kümmere mich um dieses komplexe Thema von A-Z.

Die große Heraus­forderung beim Daten­schutz bedeutet für Immobilienverwaltungen, auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt fast jede Woche neue Urteile, Einschätz­ungen, Handlungs­­empfehlungen und Fach­berichte von Aufsichts­behörden und Datenschutz­­beauftragten. Im Alltag stellt sich daher die Frage: Machen wir im Daten­schutz als Immobilien­verwaltung alles korrekt?

Inhalte

Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine passgenaue Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Haben Sie keine internen Ressourcen für diesen Bereich zur Verfügung, steht Ihnen Niehoff- System­beratung zur Seite. Mit einer lösungs­orientierten und ganz­heit­lichen Anwendung der Datenschutz­gesetze und der Informations­sicherheit.

Passende praxis­nahe Lösungen und die Gestaltung von datenschutz­konformen und sicheren Prozessen – bei risiko­basierten Ansätzen – erhalten Sie von mir für Ihrem Betrieb.

Sie benötigen ein Angebot für ein Projekt? Jetzt einfach anfragen.

Leistungen

Ich biete im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit für Immobilienverwalter umfangreiche Dienstleistungen an. Informieren Sie sich.

Daten­schutz­berater DSGVO

Mit einer modernen Beratung im Bereich Daten­­schutz und Informations­sicherheit sparen Sie interne Ressourcen und setzen Ihr Projekt zeitnah um.

Daten­schutz­beauftragter DSGVO

Als externer Datenschutz­­­beauftragter bietet ich Ihnen einen Rund-um-Support nach den gesetz­lichen Vorgaben. Nutzen Sie vom ersten Tag an meine lang­jährige Erfahrung.

Infor­mations­sicher­heits­beauf­tragter

Ich berate Sie in allen Bereichen der Informations­­sicherheit. Schützen Sie Ihre Daten vor den Gefähr­dungen dieser Zeit nach dem Stand der Technik.

Datenschutz-Schulungen DSGVO

Praxisnahe Schulungen im Datenschutz sind unerlässlich. Ich biete passende Präsenz­-Veranstaltungen, Webinare und E-Learning-Kurse.

Datenschutzberatung für Immobilienverwalter

Datenschutzaufsichtsbehörden schauen sich bei den Beteiligten der Wohnungswirtschaft aufgrund von Beschwerden missgelaunter Mieterinnen und Mieter an, ob die gesetzlichen Pflichten der DSGVO eingehalten worden sind. 

Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Prüfung im Unternehmen durchführt, ist es meist zu spät, um die fehlenden Vorgaben zu erfüllen. Meist liegen dann anlassbezogene Unterlagen der Aufsichtsbehörde schon vor, wie z. B. eine nicht fachgerecht erstellte Website, Bilder von Videoüberwachungskameras oder von WEG-Protokolle.  Typische Angriffsflächen sind

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Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihnen zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren.

Kundenstimmen

Zufriedene Kunden empfehlen meine Dienstleistung weiter. Überzeugen Sie sich.

Interner DSB aus Hamburg

IT Grosshandel

Mit einer hohen datenschutz­rechtlichen, organisatorischen und sicherheits­relevanten Kompetenz hat Herr Niehoff unser Unter­nehmen schnell und mit außer­ordentlicher Unter­stützung bei der Umsetzung der DSGVO unterstützt. Das Coaching hat sich bezahlt gemacht.

Geschäftsführer aus Hamburg

Testexperten KLE GmbH

Wir hatten die Herausforderung, dass wir nach der Erstellung & Umsetzungen der DSGVO-Richtlinien eine ernsthafte Prüfung im Bereich der DSGVO brauchten. Herr Niehoff hat uns das Ganze sehr gut erläutert und super unterstützt. Wir möchten uns an dieser Stelle für die hervorragende Zusammenarbeit bedanken!

Chief Digital Officer aus Lüneburg

Öffentliche Verwaltung

Sie schaffen es, dieses Thema so interessant zu verpacken, dass ich trotzdem am Ende mit einem Lächeln aus den Meetings gehe.

Sekretariat

Rechtsanwaltskanzlei

Außerdem hat unsere Bearbeit­erin unserer Homepage Ihre Anweisungen sehr gelobt! Sie schreibt: „Kompliment an dieser Stelle an ihren Datenschutz­beauftragten, ich habe selten so fundierte Anweisungen bekommen, bei denen ich zu 100% mitgehe.“ Auch ich kann Ihnen an dieser Stelle mitteilen, dass sie mir sehr verständlich aufzeigen, was ich im Datenschutzdschungel nach und nach alles bearbeiten muss. Danke dafür! 😊

Fachkunde

Die Gestaltung einer datenschutz­konformen Organisation verbessert sofort die Sicher­heit Ihres Unter­nehmens. Lassen Sie uns deshalb jetzt über Ihre laufenden oder zukünftigen Pro­jekte sprechen und die Umsetz­ung unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen planen.

Im Laufe der Jahre habe ich mir ein fundiertes Wissen im Bereich des Datenschutzes und der Informationssicherheit angeeignet. Eine permanente Weiterbildung ist für mich selbstverständlich. Ich halte meine Mandanten auf dem neuesten Stand.

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Rund um die Immobilien­verwaltung

Immobilienverwaltungen, die personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden oder Lieferanten verarbeiten, müssen die Vorgaben im Datenschutz beachten.

Für die Umsetzung des Datenschutzes ist in Immobilienverwaltungen üblicherweise eine Person in der IT, ein interner Datenschutzbeauftragter oder jemand aus der Verwaltung verantwortlich. 

Die Tätigkeiten werden meist in Neben­tätigkeit durch­geführt. Weil nur wenige wissen, wie die Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen sind, wird die Verantwort­lichkeit durch die Geschäfts­leitung nicht ausreichend wahrgenommen.

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Da die Geschäfts­führung für die Umsetzung verantwortlich ist, muss sie auch die notwendigen Maßnahmen zur Anwendung der DSGVO im Unter­nehmen steuern und die Umsetzung in allen Bereichen überwachen.

Der Immobilien­verband (ivd) und der Dach­verband Deutscher Immobilien­verwalter (DDIV) haben im Jahr 2018 Unter­lagen zum Datenschutz für Mitglieds­­unternehmen zur Verfügung gestellt. Sind diese auch richtig etabliert worden und noch aktuell? Im Alltag stellt sich daher die Frage: Arbeiten wir als Immobilien­verwaltung im Datenschutz gesetzeskonform?

Typische Datenschutzthemen beim Immobilienverwalter

Als Datenschutzexperte ist klar, welche Themen­gebiete üblicherweise im Datenschutz für Immobilien­verwaltungen zu beachten jährlich auf Aktualität und Gesetzes­konformität geprüft werden müssen:

Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich Ihren Datenschutz ihr Unternehmen voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.

Check-up für Immobilienverwaltungen

Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen in punkto Datenschutz und Daten­sicherheit steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungs­bedarf gibt und wo Sie bereits gesetzes­konform alle Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umsetzen.

Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen bei dem Thema Datenschutz und Daten­sicherheit steht? Werden die Daten Ihrer Mieterschaft sicher verarbeitet? Dann buchen Sie meine Beratung und erfahren Sie, wo es Handlungs­bedarf gibt und wo Sie bereits gesetzes­konform arbeiten.

Ob alteingesessen oder Start-Up – ich berate alle Immobilienverwalter im Norddeutschen Bereich vor Ort oder auch per Videokonferenz.

Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Daten­sicherheit in Ihrem Unternehmen? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienst­leist­ung in Form einer umfass­enden Über­prüfung (Check-Up).

Datenschutzberatung, Datenschutzbeauftragter oder Experte für Informationssicherheit?

Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutz­beauf­tragter DSGVO sowie externer Infor­mations­sicherheitsbeauf­tragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Daten­schutz­beratungen für Immobilienverwaltungen in Nord-Deutschland, wie z. B. Hamburg, Lüneburg oder Bremen durch.

Mit meiner über 20jährigen Berufs­erfahr­ung bringe ich viel Wissen als unab­hängiger Datenschutz­berater ein, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.

Haben Sie nach einer von mir durchge­führten Beratung Interesse an einer längeren Zusammen­arbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Infor­mations­schutz­beauf­tragten, können wir dieses gerne fest­legen. 

Binden Sie mir früh und umfass­end in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Unternehmen ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personen­bezogenen und geschäfts­krit­ischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorge­sehenen gesetz­lichen Richt­linien statt­findet.

Leistungspakete Datenschutz

Ich biete verschiedene Leistungs­pakete zum Thema Daten­schutz und Infor­mations­sicher­heit an. Ein Do-it-Your­self-Ser­vice für kleinere Unternehmen, ein Komfort­paket mit umfang­reichen Dienst­leistungen und ein Premium-Paket für eine Rund-um-die-Uhr-Betreu­ung.
Bei sämt­lichen Paketen ist mein Daten­schutz­portal inklu­sive. Damit können Sie Ihren Nach­weis­pflichten zum Daten­schutz einfach und bequem nach­kommen.
Sie haben Fragen zu den Paketen oder möchten ein kosten­loses Erst­gespräch in Anspruch nehmen? Kein Problem – buchen Sie einfach einen Termin.
datenschutz preise niehoff-systemberatung

Budget

Unternehmen bis 20 Beschäftigte
ab 150 EUR pro Monat, monatlich kündbar
  •  

Komfort

Unternehmen ab 20 Beschäftigte
ab 250 EUR pro Monat, jährlich kündbar
  •  
Angesagt

Premium

Unternehmen ab 50 Beschäftigte
ab 500 EUR pro Monat, 2 Jahre Bindung
  •  

Häufig gestellte Fragen

Immobilienverwalter müssen sämtliche Vorgaben im Datenschutzes beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten von Mietern und Beschäftigten, aber auch von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern und ggf. dessen Kunden fallen unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Verträge mit dem Eigentümer zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere Verarbeitungs­tätigkeiten, bei denen die Datenschutzgrundsätze und weitere Vorgaben der DSGVO beachtet werden müssen. Hier finden Sie eine Auswahl von Fragen und Antworten, die mich immer wieder erreichen.

Fragen und Antworten zum Datenschutz für Immobilienverwalter

Immobilienverwalter müssen Datenschutz beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet. Daten von  Beschäftigten, Bewerbern, Kunden und Geschäftspartner müssen so verarbeitet werden, dass die Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden. Die typischen Aufgabengebiete finden Sie im oberen Bereich der Seite. 

Typischerweise besteht eine Bestellpflicht für Verwalter, bei denen mehr als 20 Beschäftigte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden. Das dürfte nicht für alle Unternehmen zutreffen. Dennoch kann eine Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten Sinn ergeben, um den Datenschutz im Unternehmen schnell und effizient umzusetzen.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im Gesetz festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung der Geschäftsleitung und der Beschäftigten, muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze überwachen. Er berät auch bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden. Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist recht umfangreich.

In diesem sich noch stetig veränderten Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten mit Branchenexpertise in der Immobilienwirtschaft zu bestellen.

Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den großen Vorteil, dass er die Prozesse im Unternehmen und die Beteiligten kennt. Er bekommt im Rahmen seiner täglichen Arbeit deutlich mehr Informationen am Rande mit. Jedoch entstehen jedoch hohe Kosten für die Ausbildung und stetige Weiterbildung.

Ein externer DSB kann den Kostenfaktor deutlich zu reduzieren. Er kümmert sich auch selbstständig um seine Weiterbildung und lernt, wenn er für mehrere Unternehmen tätig ist, deutlich mehr Umsetzungspraktiken kennen.

Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogenen Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten. Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne vernachlässigt. 

Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihren Betrieb praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:

  • - Durchführung einer Bestandsaufnahme
  • - Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
  • - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
  • - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
  • - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Anfragen von betroffenen Personen
  • - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihr Unternehmen gem. Art. 39 DSGVO
  • - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
  • - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
  • - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz

Datenschutzaufsichtsbehörden prüfen sowohl in größeren Unternehmen, aber auch bei KMUs im Bereich der Immobilienverwaltung, ob die Pflichten der DSGVO umgesetzt werden. Auch kleinere Betriebe sollten die Anforderungen der DSGVO kennen und umsetzen. Jede nicht durchgeführte Umsetzung kann zu einer Ordnungswidrigkeit führen, die zur Einstellung des Geschäftsprozesses oder zu Bußgeldern führen kann. Der Datenschutz im Unternehmen ist nicht von heute auf morgen zu erreichen. Sie sollten daher die Grundlagen im Datenschutz sukzessiv aufbauen und Stück für Stück umsetzen.

Kontakt

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