Praxisnahe Umsetzung seit 2013
Ihr Branchenexperte für Datenschutz und Informationssicherheit
Datenschutz für Immobilienverwalter
Datenschutz für Immobilienverwalter: 10 Themen, die Sie unbedingt als Immobilenverwalter beachten müssen.
Immobilienverwalter verwalten in Absprache mit dem Eigentümer oder der Wohnungseigentümergesellschaft die Wohn- und Gewerbeimmobilien. Die Aufgaben umfassen unter anderem die Betreuung von Mietern oder Wohnungseigentümern, aber auch die Übernahme von Maßnahmen zur Instandsetzung und Instandhaltung der Wohneinheiten und des Gemeinschaftseigentums.
Ich biete Beratung im Datenschutz für Immobilienverwalter und kümmere mich um dieses komplexe Thema von A‑Z.
Inhalte
Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine passgenaue Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Haben Sie keine internen Ressourcen für diesen Bereich zur Verfügung, steht Ihnen Niehoff- Systemberatung zur Seite. Mit einer lösungsorientierten und ganzheitlichen Anwendung der Datenschutzgesetze und der Informationssicherheit.
Passende praxisnahe Lösungen und die Gestaltung von datenschutzkonformen und sicheren Prozessen — bei risikobasierten Ansätzen — erhalten Sie von mir für Ihrem Betrieb.
Sie benötigen ein Angebot für ein Projekt? Jetzt einfach anfragen.
- Maßgeschneiderte Lösungen
- Über 20 Jahre Berufserfahrung
- Pragmatische und schnelle Umsetzung
Leistungen
Ich biete im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit für Immobilienverwalter umfangreiche Dienstleistungen an. Informieren Sie sich.
Datenschutzberatung für Immobilienverwalter
Datenschutzaufsichtsbehörden schauen sich bei den Beteiligten der Wohnungswirtschaft aufgrund von Beschwerden missgelaunter Mieterinnen und Mieter an, ob die gesetzlichen Pflichten der DSGVO eingehalten worden sind.
Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Prüfung im Unternehmen durchführt, ist es meist zu spät, um die fehlenden Vorgaben zu erfüllen. Meist liegen dann anlassbezogene Unterlagen der Aufsichtsbehörde schon vor, wie z. B. eine nicht fachgerecht erstellte Website, Bilder von Videoüberwachungskameras oder von WEG-Protokolle. Typische Angriffsflächen sind
- Unnötige Datenerhebung bei Mietinteressenten im Auswahlprozess
- Nicht gesetzeskonforme Gestaltung der Website
- Umsetzung der Videoüberwachungsanlage an und in den Objekten und Tiefgaragen
- Nicht datenschutzkonforme Gestaltung der Protokolle von Eigentümerversammlungen
- Nicht fachgerechte Einbindung von Auftragsverarbeitern, wie z. B. Heizkostenabrechnung
- Nicht erfolgte oder fehlende Durchführung der Informationspflichten an die betroffenen Personen
- Unstimmigkeiten bei der Abgrenzung der Verantwortung zwischen Verwalter und der WEG
- Nicht rechtskonforme Übermittlung von Daten der Mieter an Handwerker
- Übergabe der Mieterdaten bei Asset-Deals an eine neue Verwaltung
Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihnen zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren.
- Direkte Betreuung
- Fokus im norddeutschen Raum
- Zeitnah verfügbar, auch vor Ort
Rund um die Immobilienverwaltung
Immobilienverwaltungen, die personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden oder Lieferanten verarbeiten, müssen die Vorgaben im Datenschutz beachten.
Für die Umsetzung des Datenschutzes ist in Immobilienverwaltungen üblicherweise eine Person in der IT, ein interner Datenschutzbeauftragter oder jemand aus der Verwaltung verantwortlich.
Die Tätigkeiten werden meist in Nebentätigkeit durchgeführt. Weil nur wenige wissen, wie die Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen sind, wird die Verantwortlichkeit durch die Geschäftsleitung nicht ausreichend wahrgenommen.
Da die Geschäftsführung für die Umsetzung verantwortlich ist, muss sie auch die notwendigen Maßnahmen zur Anwendung der DSGVO im Unternehmen steuern und die Umsetzung in allen Bereichen überwachen.
- Beratungen und Schulungen
- Dokumentation durch Checklisten, Leit- und Richtlinien
- Moderation von Zusammenkünften von Unternehmen mit Behörden oder Betroffenen
Typische Datenschutzthemen beim Immobilienverwalter
- Korrekter Bewerbungsprozess einschl. Mietvertrag und Selbstauskunftsbogen
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Verpflichtungserklärungen und Schulungen für Beschäftigte
- Prozesse für die Umsetzung der Betroffenenrechte
- Gesetzeskonforme Gestaltung der Online-Auftritte
- Erstellung und Umsetzung von Löschkonzepten
- Übermittlung von Daten in Drittländer (z. B. in der Verwaltung)
- Sicherheit der Verarbeitung des gesamten Unternehmensnetzwerks
- Prozess für die Handhabung von (möglichen) Datenschutzverletzungen
- Vertragsmanagement mit externen Unternehmen
- Fachgerechte Gestaltung von Videoüberwachungsanlagen
- Risikobewertung der Verarbeitungstätigkeiten
- Übergabe von Mieterakten an Nachfolgeverwaltungen
- Übermittlung von Daten an Auftragsverarbeiter, Gutachter, Versicherungen oder Handwerksunternehmen
- Datenschutzkonformer Einsatz von IT-Systeme, wie z. B. Domus, casavi, objego, Immoware24, Immosolve oder sevDesk Immobilien
- Übermittlung von Kontaktdaten der Miteigentümer
- u. v. m.
Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich Ihren Datenschutz ihr Unternehmen voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.
Check-up für Immobilienverwaltungen
Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen in punkto Datenschutz und Datensicherheit steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und wo Sie bereits gesetzeskonform alle Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umsetzen.
Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen bei dem Thema Datenschutz und Datensicherheit steht? Werden die Daten Ihrer Mieterschaft sicher verarbeitet? Dann buchen Sie meine Beratung und erfahren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und wo Sie bereits gesetzeskonform arbeiten.
Ob alteingesessen oder Start-Up — ich berate alle Immobilienverwalter im Norddeutschen Bereich vor Ort oder auch per Videokonferenz.
Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit in Ihrem Unternehmen? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienstleistung in Form einer umfassenden Überprüfung (Check-Up).
Datenschutzberatung, Datenschutzbeauftragter oder Experte für Informationssicherheit?
Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutzbeauftragter DSGVO sowie externer Informationssicherheitsbeauftragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Datenschutzberatungen für Immobilienverwaltungen in Nord-Deutschland, wie z. B. Hamburg, Lüneburg oder Bremen durch.
Mit meiner über 20jährigen Berufserfahrung bringe ich viel Wissen als unabhängiger Datenschutzberater ein, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.
Haben Sie nach einer von mir durchgeführten Beratung Interesse an einer längeren Zusammenarbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Informationsschutzbeauftragten, können wir dieses gerne festlegen.
Binden Sie mir früh und umfassend in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Unternehmen ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und geschäftskritischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorgesehenen gesetzlichen Richtlinien stattfindet.
Preise Datenschutz und Informationssicherheit
Ich biete individuelle Lösungen für Unternehmen, denen Datenschutz und Informationssicherheit wichtig sind. Gern nehme ich mir Zeit für eine persönliche Beratung und fertige Ihnen unverbindlich und kostenlos ein für Sie zugeschnittenes Angebot an. Ich bevorzuge Unternehmen, die den Datenschutz und die Informationssicherheit umsetzen wollen. Wenn Sie eine Beratung von der Stange zu geringen Kosten bevorzugen, passen wir nicht zusammen. Ich biete maßgeschneiderte Lösungen für hohe Ansprüche.
Bestandsaufnahme
ab 1.680 €
Externer Berater
140 € / Stunde
Externer Beauftragter
ab 370 € / Monat
Audit Videoüberwachung
ab 800 €
Paket Website Audit DSGVO
ab 200 €
Schulungen
Auf Anfrage
Häufig gestellte Fragen
Immobilienverwalter müssen sämtliche Vorgaben im Datenschutzes beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten von Mietern und Beschäftigten, aber auch von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern und ggf. dessen Kunden fallen unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Verträge mit dem Eigentümer zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere Verarbeitungstätigkeiten, bei denen die Datenschutzgrundsätze und weitere Vorgaben der DSGVO beachtet werden müssen. Hier finden Sie eine Auswahl von Fragen und Antworten, die mich immer wieder erreichen.
Fragen und Antworten zum Datenschutz für Immobilienverwalter
Immobilienverwalter müssen Datenschutz beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet. Daten von Beschäftigten, Bewerbern, Kunden und Geschäftspartner müssen so verarbeitet werden, dass die Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden. Die typischen Aufgabengebiete finden Sie im oberen Bereich der Seite.
Typischerweise besteht eine Bestellpflicht für Verwalter, bei denen mehr als 20 Beschäftigte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden. Das dürfte nicht für alle Unternehmen zutreffen. Dennoch kann eine Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten Sinn ergeben, um den Datenschutz im Unternehmen schnell und effizient umzusetzen.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im Gesetz festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung der Geschäftsleitung und der Beschäftigten, muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze überwachen. Er berät auch bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden. Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist recht umfangreich.
In diesem sich noch stetig veränderten Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten mit Branchenexpertise in der Immobilienwirtschaft zu bestellen.
Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den großen Vorteil, dass er die Prozesse im Unternehmen und die Beteiligten kennt. Er bekommt im Rahmen seiner täglichen Arbeit deutlich mehr Informationen am Rande mit. Jedoch entstehen jedoch hohe Kosten für die Ausbildung und stetige Weiterbildung.
Ein externer DSB kann den Kostenfaktor deutlich zu reduzieren. Er kümmert sich auch selbstständig um seine Weiterbildung und lernt, wenn er für mehrere Unternehmen tätig ist, deutlich mehr Umsetzungspraktiken kennen.
Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogenen Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten. Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne vernachlässigt.
Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihren Betrieb praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:
- - Durchführung einer Bestandsaufnahme
- - Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
- - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
- - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
- - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Anfragen von betroffenen Personen
- - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihr Unternehmen gem. Art. 39 DSGVO
- - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
- - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
- - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz
Datenschutzaufsichtsbehörden prüfen sowohl in größeren Unternehmen, aber auch bei KMUs im Bereich der Immobilienverwaltung, ob die Pflichten der DSGVO umgesetzt werden. Auch kleinere Betriebe sollten die Anforderungen der DSGVO kennen und umsetzen. Jede nicht durchgeführte Umsetzung kann zu einer Ordnungswidrigkeit führen, die zur Einstellung des Geschäftsprozesses oder zu Bußgeldern führen kann. Der Datenschutz im Unternehmen ist nicht von heute auf morgen zu erreichen. Sie sollten daher die Grundlagen im Datenschutz sukzessiv aufbauen und Stück für Stück umsetzen.
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