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Datenschutz für Immobilienverwalter
Datenschutz für Immobilienverwalter: 10 Themen im Datenschutz, die Sie unbedingt als Immobilenverwalter umsetzen müssen.
SIE WOLLEN DEN DATENSCHUTZ IN IHREM UNTERNEHMEN UMSETZEN?
wo fängt man an?
Datenschutz ist ein komplexes und umfangreiches Thema. Das Internet ist voll mit Vorlagen, Checklisten, Orientierungshilfen, Gerichtsurteilen oder Beiträgen.
Doch wo fängt man an, den Datenschutz im Unternehmen umzusetzen? Eine echte Herausforderung für jedes Unternehmen.
Wer soll es machen?
Jemanden zu finden, um die Vorgaben des Datenschutzes im Unternehmen zu erfüllen, ist nicht einfach. IT- und Prozesskenntnisse und eine Datenschutzaffinität sind notwendig. Die zuständige Person muss immer auf dem Laufenden bleiben und vielleicht sogar den Datenschutz in Teilzeit umsetzen. Eine Zerreißprobe für jeden internen Datenschutzbeauftragten, allen Anforderungen gerecht zu werden.
Wie geht es praxisnah?
Diverse Rechtsanwälte oder Datenschutzbeauftragte bieten keine praxisnahen Lösungen, um zeitnah den Datenschutz im Unternehmen umzusetzen. Es werden Vorlagen genutzt, die nicht auf das Unternehmen passen. So können Sie die Anforderungen nicht erfüllen. Geld und Aufwand werden vergeudet. Jede Dokumentation für ein Unternehmen ist eine Maßanfertigung. Engagieren Sie einen Datenschutz-Praktiker.
Immobilienverwalter verwalten in Absprache mit dem Eigentümer oder der Wohnungseigentümergesellschaft die Wohn- und Gewerbeimmobilien. Die Aufgaben umfassen unter anderem die Betreuung von Mietern oder Wohnungseigentümern, aber auch die Übernahme von Maßnahmen zur Instandsetzung und Instandhaltung der Wohneinheiten und des Gemeinschaftseigentums.
Die Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine für Sie passende Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Inhalte
Datenschutz und Informationssicherheit
Praxisnahe Lösungen für Ihr Unternehmen
Wir machen das zusammen!
Datenschutzberatung für Immobilienverwalter
Typische Angriffsflächen sind:
- Unnötige Datenerhebung bei Mietinteressenten im Auswahlprozess
- Nicht gesetzeskonforme Gestaltung der Website
- Umsetzung der Videoüberwachungsanlage an und in den Objekten und Tiefgaragen
- Nicht datenschutzkonforme Gestaltung der Protokolle von Eigentümerversammlungen
- Nicht fachgerechte Einbindung von Auftragsverarbeitern, wie z. B. Heizkostenabrechnung
- Nicht erfolgte oder fehlende Durchführung der Informationspflichten an die betroffenen Personen
- Unstimmigkeiten bei der Abgrenzung der Verantwortung zwischen Verwalter und der WEG
- Nicht rechtskonforme Übermittlung von Daten der Mieter an Handwerker
- Übergabe der Mieterdaten bei Asset-Deals an eine neue Verwaltung
Im Alltag stellt sich daher die Frage: Arbeiten wir als Immobilienverwaltung im Datenschutz noch gesetzeskonform?
Rund um den Datenschutz bei der Immobilienverwaltung
Immobilienverwaltungen, die personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden oder Lieferanten verarbeiten, müssen die Vorgaben im Datenschutz beachten.
Für die Umsetzung des Datenschutzes ist in Immobilienverwaltungen üblicherweise eine Person in der IT, ein interner Datenschutzbeauftragter oder jemand aus der Verwaltung verantwortlich.
Die Tätigkeiten werden meist in Nebentätigkeit durchgeführt. Weil nur wenige wissen, wie die Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen sind, wird die Verantwortlichkeit durch die Geschäftsleitung nicht ausreichend wahrgenommen.
Da die Geschäftsführung für die Umsetzung verantwortlich ist, muss sie auch die notwendigen Maßnahmen zur Anwendung der DSGVO im Unternehmen steuern und die Umsetzung in allen Bereichen überwachen.
Der Immobilienverband (ivd) und der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) haben im Jahr 2018 Unterlagen zum Datenschutz für Mitgliedsunternehmen zur Verfügung gestellt. Sind diese auch richtig etabliert worden und noch aktuell?
Typische Themen im Datenschutz für Immobilienverwalter
- Korrekter Bewerbungsprozess einschl. Mietvertrag und Selbstauskunftsbogen
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Verpflichtungserklärungen und Schulungen für Beschäftigte
- Prozesse für die Umsetzung der Betroffenenrechte
- Gesetzeskonforme Gestaltung der Online-Auftritte
- Erstellung und Umsetzung von Löschkonzepten
- Übermittlung von Daten in Drittländer (z. B. in der Verwaltung)
- Sicherheit der Verarbeitung des gesamten Unternehmensnetzwerks
- Prozess für die Handhabung von (möglichen) Datenschutzverletzungen
- Vertragsmanagement mit externen Unternehmen
- Fachgerechte Gestaltung von Videoüberwachungsanlagen
- Risikobewertung der Verarbeitungstätigkeiten
- Übergabe von Mieterakten an Nachfolgeverwaltungen
- Übermittlung von Daten an Auftragsverarbeiter, Gutachter, Versicherungen oder Handwerksunternehmen
- Datenschutzkonformer Einsatz von IT-Systeme, wie z. B. Domus, casavi, objego, Immoware24, Immosolve oder sevDesk Immobilien
- Übermittlung von Kontaktdaten der Miteigentümer
- u. v. m.
Check-up für Immobilienverwaltungen
Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen bei dem Thema Datenschutz und Datensicherheit steht? Werden die Daten Ihrer Mieterschaft sicher verarbeitet? Dann buchen Sie meine Beratung und erfahren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und wo Sie bereits gesetzeskonform arbeiten.
Ob alteingesessen oder Start-Up — ich berate alle Immobilienverwalter im Norddeutschen Bereich vor Ort oder auch per Videokonferenz.
Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit in Ihrem Unternehmen? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienstleistung in Form einer umfassenden Überprüfung (Check-Up).
DATENSCHUTZBERATUNG, DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER ODER EXPERTE FÜR INFORMATIONSSICHERHEIT?
Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutzbeauftragter DSGVO sowie externer Informationssicherheitsbeauftragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Datenschutzberatungen für Immobilienverwaltungen in Nord-Deutschland, wie z. B. Hamburg, Lüneburg oder Bremen durch.
Mit meiner über 20jährigen Berufserfahrung bringe ich viel Wissen als unabhängiger Datenschutzberater ein, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.
Haben Sie nach einer von mir durchgeführten Beratung Interesse an einer längeren Zusammenarbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Informationsschutzbeauftragten, können wir dieses gerne festlegen.
Binden Sie mir früh und umfassend in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Unternehmen ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und geschäftskritischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorgesehenen gesetzlichen Richtlinien stattfindet.
Häufig gestellte Fragen von Immobilienverwaltern
Immobilienverwalter müssen sämtliche Vorgaben im Datenschutzes beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten von Mietern und Beschäftigten, aber auch von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern und ggf. dessen Kunden fallen unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Verträge mit dem Eigentümer zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere Verarbeitungstätigkeiten, bei denen die Datenschutzgrundsätze und weitere Vorgaben der DSGVO beachtet werden müssen. Hier finden Sie eine Auswahl von Fragen und Antworten, die mich immer wieder erreichen.
Immobilienverwalter müssen Datenschutz beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet. Daten von Beschäftigten, Bewerbern, Kunden und Geschäftspartner müssen so verarbeitet werden, dass die Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden. Die typischen Aufgabengebiete finden Sie im oberen Bereich der Seite.
Typischerweise besteht eine Bestellpflicht für Verwalter, bei denen mehr als 20 Beschäftigte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden. Das dürfte nicht für alle Unternehmen zutreffen. Dennoch kann eine Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten Sinn ergeben, um den Datenschutz im Unternehmen schnell und effizient umzusetzen.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im Gesetz festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung der Geschäftsleitung und der Beschäftigten, muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze überwachen. Er berät auch bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden. Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist recht umfangreich.
In diesem sich noch stetig veränderten Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten mit Branchenexpertise in der Immobilienwirtschaft zu bestellen.
Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den großen Vorteil, dass er die Prozesse im Unternehmen und die Beteiligten kennt. Er bekommt im Rahmen seiner täglichen Arbeit deutlich mehr Informationen am Rande mit. Jedoch entstehen jedoch hohe Kosten für die Ausbildung und stetige Weiterbildung.
Ein externer DSB kann den Kostenfaktor deutlich zu reduzieren. Er kümmert sich auch selbstständig um seine Weiterbildung und lernt, wenn er für mehrere Unternehmen tätig ist, deutlich mehr Umsetzungspraktiken kennen.
Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogenen Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten. Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne vernachlässigt.
Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihren Betrieb praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:
- - Durchführung einer Bestandsaufnahme
- - Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
- - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
- - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
- - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Anfragen von betroffenen Personen
- - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihr Unternehmen gem. Art. 39 DSGVO
- - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
- - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
- - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz
Datenschutzaufsichtsbehörden prüfen sowohl in größeren Unternehmen, aber auch bei KMUs im Bereich der Immobilienverwaltung, ob die Pflichten der DSGVO umgesetzt werden. Auch kleinere Betriebe sollten die Anforderungen der DSGVO kennen und umsetzen. Jede nicht durchgeführte Umsetzung kann zu einer Ordnungswidrigkeit führen, die zur Einstellung des Geschäftsprozesses oder zu Bußgeldern führen kann. Der Datenschutz im Unternehmen ist nicht von heute auf morgen zu erreichen. Sie sollten daher die Grundlagen im Datenschutz sukzessiv aufbauen und Stück für Stück umsetzen.
Wenn Sie als Immobilienverwalter eine professionelle Unterstützung im Datenschutz suchen, sollten wir uns kennenlernen!
Finden Sie hier eine Auswahl meiner Dienstleistungen. Mit einen Klick auf die Schaltfläche erhalten Sie mehr Informationen.
Datenschutzberater DSGVO
Mit einer modernen Beratung im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit sparen Sie interne Ressourcen und setzen Ihr Projekt zeitnah um. Ich biete stundenweise eine Datenschutzberatung von A‑Z.
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Praxisnahe Schulungen im Datenschutz und in der Informationssicherheit sind für Unternehmen unerlässlich. Ich biete Präsenz-Veranstaltungen, Webinare und E‑Learning-Kurse an. Schulen Sie Ihre Beschäftigten zielgruppengenau und passend auf Ihr Unternehmen.
Preise Datenschutz und Informationssicherheit
Ich biete individuelle Lösungen für Unternehmen, denen Datenschutz und Informationssicherheit wichtig sind. Gern nehme ich mir Zeit für eine persönliche Beratung und fertige Ihnen unverbindlich und kostenlos ein für Sie zugeschnittenes Angebot an. Ich bevorzuge Unternehmen, die den Datenschutz und die Informationssicherheit umsetzen wollen. Wenn Sie eine Beratung von der Stange zu geringen Kosten bevorzugen, passen wir nicht zusammen. Ich biete maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen.
Bestandsaufnahme
ab 1.680 €
Externer Berater
140 € / Stunde
Externer Beauftragter
ab 370 € / Monat
Audit Videoüberwachung
ab 800 €
Paket Website Audit DSGVO
ab 200 €
Schulungen
Auf Anfrage
Kundenstimmen
Zufriedene Kunden empfehlen meine Dienstleistung weiter. Überzeugen Sie sich.
Mit einer hohen datenschutzrechtlichen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Kompetenz hat Herr Niehoff unser Unternehmen schnell und mit außerordentlicher Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO unterstützt. Das Coaching hat sich bezahlt gemacht.
Sie schaffen es, dieses Thema so interessant zu verpacken, dass ich trotzdem am Ende mit einem Lächeln aus den Meetings gehe.
Nach dem ersten Start haben wir schnell gemerkt, dass es ohne professionelle Hilfe nicht weitergeht. Herr Niehoff hat uns hier auf die richtige Spur gebracht und wir uns auch in Zukunft weiter unterstützen. Vielen Dank für die super schnelle Reaktion und Hilfe in der Krise! Wir freuen uns auch in Zukunft einen starken Partner an der Seite zu haben! Karsten Lorenzen, Geschäftsführer Testexperten KLE GmbH
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