Pra­xis­na­he Umset­zung seit 2013

Ihr Bran­chen­ex­per­te für Daten­schutz und Informationssicherheit

Datenschutz­ für Immobilienverwalter

Daten­schutz für Immobilien­verwalter: 10 The­men, die Sie unbe­dingt als Immo­bi­len­ver­wal­ter beach­ten müssen.

Immo­bi­li­en­ver­wal­ter ver­wal­ten in Abspra­che mit dem Eigen­tü­mer oder der Wohnungseigentümer­­gesellschaft die Wohn- und Gewer­be­im­mo­bi­li­en. Die Auf­ga­ben umfas­sen unter ande­rem die Betreu­ung von Mie­tern oder Wohnungs­eigen­tümern, aber auch die Über­nah­me von Maß­nah­men zur Instand­setzung und Instand­haltung der Wohn­einheiten und des Gemeinschaftseigentums.

Die Immo­bi­li­en­ver­wal­tung ist für die Mie­ter und die Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft der Ansprech­part­ner bei Pro­ble­men und über­nimmt auch die Erstel­lung von Abrech­nun­gen oder die Orga­ni­sa­ti­on von Mie­ter- und Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen. Bei den Tätig­kei­ten wer­den not­wen­di­ger­wei­se personen­bezogene Daten von Eigen­tü­mern, Mie­tern, Kun­den und Geschäfts­partnern, Bewer­ber und Beschäf­tig­ten verarbeitet. 
Niehoff-Systemberatung Matthias Niehoff

Ich bie­te Bera­tung im Daten­schutz für Immo­bi­li­en­ver­wal­ter und küm­me­re mich um die­ses kom­ple­xe The­ma von A‑Z.

Die gro­ße Heraus­forderung beim Daten­schutz bedeu­tet für Immo­bi­li­en­ver­wal­tun­gen, auf dem Lau­fen­den zu blei­ben. Es gibt fast jede Woche neue Urtei­le, Einschätz­ungen, Handlungs­­empfehlungen und Fach­berichte von Aufsichts­behörden und Datenschutz­­beauftragten. Im All­tag stellt sich daher die Fra­ge: Machen wir im Daten­schutz als Immobilien­verwaltung alles korrekt?

Inhalte 

Die­se Infor­ma­tio­nen stel­len kei­ne Rechts­be­ra­tung dar, son­dern geben Anre­gun­gen zur Umset­zung. Für eine pass­ge­naue Umset­zung neh­men Sie ger­ne Kon­takt auf.

Haben Sie kei­ne inter­nen Res­sour­cen für die­sen Bereich zur Ver­fü­gung, steht Ihnen Nie­hoff- System­beratung zur Sei­te. Mit einer lösungs­orientierten und ganz­heit­lichen Anwen­dung der Datenschutz­gesetze und der Informationssicherheit.

Pas­sen­de praxis­nahe Lösun­gen und die Gestal­tung von datenschutz­konformen und siche­ren Pro­zes­sen — bei risiko­basierten Ansät­zen — erhal­ten Sie von mir für Ihrem Betrieb.

Sie benö­ti­gen ein Ange­bot für ein Pro­jekt? Jetzt ein­fach anfragen.

Leis­tun­gen

Ich bie­te im Bereich Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit für Immo­bi­li­en­ver­wal­ter umfang­rei­che Dienst­leis­tun­gen an. Infor­mie­ren Sie sich.

Daten­schutz­be­ra­tung für Immobilienverwalter

Daten­schutz­auf­sichts­be­hör­den schau­en sich bei den Betei­lig­ten der Woh­nungs­wirt­schaft auf­grund von Beschwer­den miss­ge­laun­ter Mie­te­rin­nen und Mie­ter an, ob die gesetz­li­chen Pflich­ten der DSGVO ein­ge­hal­ten wor­den sind. 

Wenn eine Auf­sichts­be­hör­de eine Prü­fung im Unter­neh­men durch­führt, ist es meist zu spät, um die feh­len­den Vor­ga­ben zu erfül­len. Meist lie­gen dann anlass­be­zo­ge­ne Unter­la­gen der Auf­sichts­be­hör­de schon vor, wie z. B. eine nicht fach­ge­recht erstell­te Web­site, Bil­der von Video­über­wa­chungs­ka­me­ras oder von WEG-Pro­to­kol­le.  Typi­sche Angriffs­flä­chen sind

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Für sämt­li­che Tätig­kei­ten im Daten­schutz und der Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit ste­he ich Ihnen zur Ver­fü­gung. Buchen Sie jetzt einen kos­ten­lo­sen Ter­min, um mehr zu erfahren.

Rund um die Immobilienverwaltung

Immo­bi­li­en­ver­wal­tun­gen, die per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von Beschäf­tig­ten, Kun­den oder Lie­fe­ran­ten ver­ar­bei­ten, müs­sen die Vor­ga­ben im Daten­schutz beachten.

Für die Umset­zung des Daten­schut­zes ist in Immo­bi­li­en­ver­wal­tun­gen übli­cher­wei­se eine Per­son in der IT, ein inter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter oder jemand aus der Ver­wal­tung verantwortlich. 

Die Tätig­kei­ten wer­den meist in Neben­tätigkeit durch­geführt. Weil nur weni­ge wis­sen, wie die Vor­ga­ben des Daten­schut­zes umzu­set­zen sind, wird die Verantwort­lichkeit durch die Geschäfts­leitung nicht aus­rei­chend wahrgenommen.

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Da die Geschäfts­führung für die Umset­zung ver­ant­wort­lich ist, muss sie auch die not­wen­di­gen Maß­nah­men zur Anwen­dung der DSGVO im Unter­nehmen steu­ern und die Umset­zung in allen Berei­chen überwachen.

Der Immobilien­verband (ivd) und der Dach­verband Deut­scher Immobilien­verwalter (DDIV) haben im Jahr 2018 Unter­lagen zum Daten­schutz für Mitglieds­­unternehmen zur Ver­fü­gung gestellt. Sind die­se auch rich­tig eta­bliert wor­den und noch aktu­ell? Im All­tag stellt sich daher die Fra­ge: Arbei­ten wir als Immobilien­verwaltung im Daten­schutz gesetzeskonform?

Typi­sche Daten­schutz­the­men beim Immobilienverwalter

Als Daten­schutz­ex­per­te ist klar, wel­che Themen­gebiete übli­cher­wei­se im Daten­schutz für Immobilien­verwaltungen zu beach­ten jähr­lich auf Aktua­li­tät und Gesetzes­konformität geprüft wer­den müssen: 

Als loka­ler Daten­schutz­ex­per­te brin­ge ich Ihren Daten­schutz ihr Unter­neh­men vor­an. Nach der Sich­tung der bestehen­den Unter­la­gen erhal­ten Sie einen detail­lier­ten und prio­ri­sier­ten Maß­nah­men­plan, der als Basis für die Zusam­men­ar­beit gilt.

Check-up für Immobilienverwaltungen

Sie möch­ten wis­sen, wo Ihr Unter­neh­men in punk­to Daten­schutz und Daten­sicherheit steht? Dann buchen Sie mei­ne Bera­tung und Kon­trol­le und erfah­ren Sie, wo es Handlungs­bedarf gibt und wo Sie bereits gesetzes­konform alle Vor­ga­ben der DSGVO und des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes (BDSG) umsetzen.

Sie möch­ten wis­sen, wo Ihr Unter­neh­men bei dem The­ma Daten­schutz und Daten­sicherheit steht? Wer­den die Daten Ihrer Mie­ter­schaft sicher ver­ar­bei­tet? Dann buchen Sie mei­ne Bera­tung und erfah­ren Sie, wo es Handlungs­bedarf gibt und wo Sie bereits gesetzes­konform arbeiten.

Ob alt­ein­ge­ses­sen oder Start-Up — ich bera­te alle Immo­bi­li­en­ver­wal­ter im Nord­deut­schen Bereich vor Ort oder auch per Videokonferenz.

Wün­schen Sie eine zwei­te Mei­nung zum The­ma Daten­schutz und Daten­sicherheit in Ihrem Unter­neh­men? Auch hier hel­fe ich Ihnen mit mei­ner Dienst­leist­ung in Form einer umfass­enden Über­prüfung (Check-Up).

Daten­schutz­be­ra­tung, Daten­schutz­be­auf­trag­ter oder Exper­te für Informationssicherheit?

Ganz nach Ihren Wün­schen wer­de ich für Ihr Unter­neh­men als Datenschutz­beauf­tragter DSGVO sowie exter­ner Infor­mations­sicherheitsbeauf­tragter tätig oder füh­re (ein­ma­lig sowie auf Wunsch regel­mä­ßig) Daten­schutz­beratungen für Immo­bi­li­en­ver­wal­tun­gen in Nord-Deutsch­land, wie z. B. Ham­burg, Lüne­burg oder Bre­men durch.

Mit mei­ner über 20jährigen Berufs­erfahr­ung brin­ge ich viel Wis­sen als unab­hängiger Datenschutz­berater ein, von dem Sie vom ers­ten Tag an profitieren.

Haben Sie nach einer von mir durchge­führten Bera­tung Inter­es­se an einer län­ge­ren Zusammen­arbeit in Form eines exter­nen Daten­schutz- bzw. Infor­mations­schutz­beauf­tragten, kön­nen wir die­ses ger­ne festlegen. 

Bin­den Sie mir früh und umfass­end in die daten­schutz­re­le­van­ten The­men in Ihrem Unter­neh­men ein. So stel­len Sie sicher, dass die Ver­ar­bei­tung von personen­bezogenen und geschäfts­krit­ischen Daten stets unter Ein­hal­tung sämt­li­cher dafür vorge­sehenen gesetz­lichen Richt­linien stattfindet.

Prei­se Daten­schutz und Informationssicherheit

Ich bie­te indi­vi­du­el­le Lösun­gen für Unter­neh­men, denen Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit wich­tig sind. Gern neh­me ich mir Zeit für eine per­sön­li­che Bera­tung und fer­ti­ge Ihnen unver­bind­lich und kos­ten­los ein für Sie zuge­schnit­te­nes Ange­bot an. Ich bevor­zu­ge Unter­neh­men, die den Daten­schutz und die Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit umset­zen wol­len. Wenn Sie eine Bera­tung von der Stan­ge zu gerin­gen Kos­ten bevor­zu­gen, pas­sen wir nicht zusam­men. Ich bie­te maß­ge­schnei­der­te Lösun­gen für hohe Ansprüche.

datenschutz preise niehoff-systemberatung

Bestands­auf­nah­me

ab 1.680 €

Exter­ner Berater

140 € / Stunde

Exter­ner Beauftragter 

ab 370 € / Monat

Audit Video­über­wa­chung

ab 800 €

Paket Web­site Audit DSGVO

ab 200 €

Schu­lun­gen

Auf Anfra­ge

Häu­fig gestell­te Fragen

Immo­bi­li­en­ver­wal­ter müs­sen sämt­li­che Vor­ga­ben im Daten­schut­zes beach­ten, wenn per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­tet wer­den. Daten von Mie­tern und Beschäf­tig­ten, aber auch von Inter­es­sen­ten, Kun­den und Geschäfts­part­nern und ggf. des­sen Kun­den fal­len unter die­sen Schutz. Die Nut­zung die­ser Infor­ma­tio­nen ist in der Regel zur Erfül­lung der Ver­trä­ge mit dem Eigen­tü­mer zuläs­sig. Doch es gibt noch diver­se wei­te­re Verarbeitungs­tätigkeiten, bei denen die Daten­schutz­grund­sät­ze und wei­te­re Vor­ga­ben der DSGVO beach­tet wer­den müs­sen. Hier fin­den Sie eine Aus­wahl von Fra­gen und Ant­wor­ten, die mich immer wie­der erreichen.

Fra­gen und Ant­wor­ten zum Daten­schutz für Immobilienverwalter

Immo­bi­li­en­ver­wal­ter müs­sen Daten­schutz beach­ten, wenn per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­tet. Daten von  Beschäf­tig­ten, Bewer­bern, Kun­den und Geschäfts­part­ner müs­sen so ver­ar­bei­tet wer­den, dass die Vor­ga­ben der DSGVO und des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes ein­ge­hal­ten wer­den. Die typi­schen Auf­ga­ben­ge­bie­te fin­den Sie im obe­ren Bereich der Seite. 

Typi­scher­wei­se besteht eine Bestell­pflicht für Ver­wal­ter, bei denen mehr als 20 Beschäf­tig­te mit der Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten betraut wer­den. Das dürf­te nicht für alle Unter­neh­men zutref­fen. Den­noch kann eine Unter­stüt­zung durch einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten Sinn erge­ben, um den Daten­schutz im Unter­neh­men schnell und effi­zi­ent umzusetzen.

Die Auf­ga­ben des Daten­schutz­be­auf­trag­ten sind im Gesetz fest­ge­legt. Neben der Unter­rich­tung und Bera­tung der Geschäfts­lei­tung und der Beschäf­tig­ten, muss er die Ein­hal­tung der rele­van­ten Daten­schutz­ge­set­ze über­wa­chen. Er berät auch bei Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zun­gen und kom­mu­ni­ziert mit den betrof­fe­nen Per­so­nen und den Auf­sichts­be­hör­den. Die Arbeit des Daten­schutz­be­auf­trag­ten ist recht umfangreich.

In die­sem sich noch ste­tig ver­än­der­ten Rechts­ge­biet emp­fiehlt es sich, einen erfah­re­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten mit Bran­chen­ex­per­ti­se in der Immo­bi­li­en­wirt­schaft zu bestellen.

Ein inter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter hat den gro­ßen Vor­teil, dass er die Pro­zes­se im Unter­neh­men und die Betei­lig­ten kennt. Er bekommt im Rah­men sei­ner täg­li­chen Arbeit deut­lich mehr Infor­ma­tio­nen am Ran­de mit. Jedoch ent­ste­hen jedoch hohe Kos­ten für die Aus­bil­dung und ste­ti­ge Weiterbildung.

Ein exter­ner DSB kann den Kos­ten­fak­tor deut­lich zu redu­zie­ren. Er küm­mert sich auch selbst­stän­dig um sei­ne Wei­ter­bil­dung und lernt, wenn er für meh­re­re Unter­neh­men tätig ist, deut­lich mehr Umset­zungs­prak­ti­ken kennen.

Wenn Sie Dienst­leis­ter beauf­tra­gen und die­se per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Kern ver­ar­bei­ten, dann müs­sen Sie diver­se Punk­te beach­ten. Neben dem Abschluss einer Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­ein­ba­rung müs­sen Sie den Auf­trags­ver­ar­bei­ter auf Eig­nung vor­ab und dann regel­mä­ßig prü­fen. Dies müs­sen Sie gegen­über den Auf­sichts­be­hör­den auch nach­wei­sen kön­nen. Die­ses The­ma ist recht umfang­reich, wird aber ger­ne vernachlässigt. 

Mit mei­ner lang­jäh­ri­gen Erfah­rung brin­ge ich auch Ihren Betrieb pra­xis­nah und wirt­schaft­lich in die­sen The­men vor­an. Mein typi­scher Auf­ga­ben­be­reich umfasst unter ande­rem fol­gen­de Bereiche:

  • - Durch­füh­rung einer Bestandsaufnahme
  • - Erstel­lung eines prio­ri­sier­ten Akti­ons­pla­nes für wei­te­re Aktivitäten
  • - Prü­fung und ggf. Aktua­li­sie­rung Ihrer bis­her erar­bei­te­ten Unterlagen
  • - Bera­tung in sämt­li­chen daten­schutz­re­le­van­ten Themengebieten
  • - Unter­stüt­zung bei der Erstel­lung Ihrer Doku­men­ta­ti­on, wie z. B. Ver­zeich­nis der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten, Infor­ma­ti­ons­pflich­ten oder die Anfra­gen von betrof­fe­nen Personen
  • - Erfül­lung der Rol­le des Daten­schutz­be­auf­trag­ten für ihr Unter­neh­men gem. Art. 39 DSGVO
  • - Prü­fung und Doku­men­ta­ti­on Ihrer Auf­trags­ver­ar­bei­ter gem. Art. 28 DSGVO
  • - Prü­fung Ihrer Online-Auf­trit­te auf Geset­zes­kon­for­mi­tät und Erstel­lung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten und Datenschutzhinweise
  • - Erstel­lung von Richt­li­ni­en und Anwei­sun­gen zur Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit und zum Datenschutz

Daten­schutz­auf­sichts­be­hör­den prü­fen sowohl in grö­ße­ren Unter­neh­men, aber auch bei KMUs im Bereich der Immo­bi­li­en­ver­wal­tung, ob die Pflich­ten der DSGVO umge­setzt wer­den. Auch klei­ne­re Betrie­be soll­ten die Anfor­de­run­gen der DSGVO ken­nen und umset­zen. Jede nicht durch­ge­führ­te Umset­zung kann zu einer Ord­nungs­wid­rig­keit füh­ren, die zur Ein­stel­lung des Geschäfts­pro­zes­ses oder zu Buß­gel­dern füh­ren kann. Der Daten­schutz im Unter­neh­men ist nicht von heu­te auf mor­gen zu errei­chen. Sie soll­ten daher die Grund­la­gen im Daten­schutz suk­zes­siv auf­bau­en und Stück für Stück umsetzen.

Kon­takt

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