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Datenschutz für Notarinnen und Notare
Datenschutz für Notarinnen und Notare: Finden Sie hier mehr als 10 Aufgaben, die Sie im Datenschutz beachten sollten.
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SIE WOLLEN DEN DATENSCHUTZ IN IHREM UNTERNEHMEN ZEITNAH UMSETZEN?
wo fängt man an?
Datenschutz ist komplex, und im Internet gibt es viele Vorlagen und Tipps. Der Einstieg bleibt eine große Herausforderung für Unternehmen.
Wer soll es machen?
IT‑, Rechts- und Prozesskenntnisse sowie großes Interesse sind erforderlich. Die Person muss stets auf dem Laufenden bleiben.
Wie geht es praxisnah?
Berater liefern oft keine praxisnahen Datenschutzlösungen. Vorlagen sind meist ungeeignet und kostenaufwendig. Engagieren Sie stattdessen einen Datenschutz-Praktiker!
Die große Herausforderung beim Datenschutz bedeutet auch für Notare, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt permanent neue Urteile, Einschätzungen, Handlungsempfehlungen und Orientierungshilfe von Aufsichtsbehörden und Rechtsanwaltskanzleien.
Diese Veränderungen können gegebenenfalls Auswirkungen auf Ihr Notariat haben. Nur durch einen Experten im Datenschutzrecht ist es möglich, die gesetzlichen Vorgaben zeitnah und fachgerecht umzusetzen.
Diese Veränderungen können gegebenenfalls Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Nur durch einen Experten im Datenschutz ist es möglich, die gesetzlichen Vorgaben zeitnah und fachgerecht umzusetzen.
Die Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine für Sie passende Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Inhalte
Datenschutz und Informationssicherheit
Praxisnahe Lösungen für Ihr Unternehmen
Wir machen das zusammen!
Datenschutzberatung für für Notarinnen und Notare
Aufsichtsbehörden schauen immer wieder anlasslos Unternehmen an, die täglich mit sensiblen Daten zu tun haben. Dies gilt auch für Notare, wobei die Daten, die dem Berufsgeheimnis gem. §18 BNotO unterliegen, nicht Teil einer Prüfung sein werden.
Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Prüfung durchführt, ist es meist zu spät, um die fehlenden Vorgaben zu erfüllen. Größtenteils liegen dann anlassbezogene Unterlagen der Aufsichtsbehörde schon vor, wie z. B. eine nicht fachgerecht erstellte Informationspflicht oder Screenshots nicht fachgerecht erstellter Webseiten. Typische Angriffsflächen sind:
- Trennung von Verantwortlichkeiten in Partnerunternehmen, Sozietäten und Gemeinschaftskanzleien
- Webseiten mit Analyse-Funktionen, externen Schriftarten, Google Maps oder Facebook-Beiträgen ohne entsprechende Rechtsgrundlage
- Einbindung von Auftragsverarbeitern
- Nachweis der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. § 6 NotAktVV
Typische Aufgabenstellungen im Datenschutz für Notarinnen und Notare
Der Umgang mit sensiblen Daten ist für Notariate und den Erfüllungsgehilfen tägliche Praxis. Ob diese immer im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben umgesetzt werden, ist aufgrund des meist untypischen Rechtsgebietes oft unklar.
Im Gegensatz zu vertrauten Rechtsgebieten, wie z. B. das Gesellschafts‑, Familien- oder Arbeitsrecht umfasst die Rechtsmaterie Datenschutz auch oft technische und prozessorientierte Fragestellungen.
In jedem Notariat sind typischerweise folgende Themen zu beachten und müssen jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden.
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Verpflichtungserklärungen für Beschäftigte
- Prozesse für die Umsetzung der Betroffenenrechte
- Gesetzeskonforme Gestaltung der Online-Auftritte
- Schulungen für Beschäftigte
- Handhabung von Daten bei Minderjährigen ( 16 Jahre)
- Übermittlung von Daten in Drittländer
- Sicherheit der Verarbeitung
- Prozess für die Handhabung von (möglichen) Datenschutzverletzungen
- Vertragsmanagement mit externen Unternehmen und Erfüllungsgehilfen
- Fachgerechte Gestaltung von Videoüberwachungsanlagen
- Berücksichtigung von § 18 BNotO bei den Betroffenenrechten bei Kollision mit dem Berufsgeheimnisverbot
- Risikobewertung der Verarbeitungstätigkeiten und Prüfung auf Notwendigkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung
Check-up für Ihr Notariat
Sie möchten verstehen, wo Ihr Unternehmen in puncto Datenschutz und Datensicherheit aktuell steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und wo Sie bereits gesetzeskonform alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und der Landesdatenschutzgesetze (z. B. das Niedersächsische Datenschutzgesetz) umsetzen.
Ob alteingesessenes Unternehmen, Freelancer oder Neugründung – ich berate Notarinnen und Notare im norddeutschen Bereich vor Ort oder auch per Videokonferenz.
Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit in Ihren Räumlichkeiten? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienstleistung in Form einer umfassenden Überprüfung (Check-up).
DATENSCHUTZBERATUNG, DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER ODER EXPERTE FÜR INFORMATIONSSICHERHEIT?
Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihre Notariat als Datenschutzbeauftragter DSGVO sowie externer Informationssicherheitsbeauftragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Datenschutzberatungen in Nord-Deutschland durch.
Haben Sie nach einer von mir durchgeführten Beratung Interesse an einer längeren Zusammenarbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Informationsschutzbeauftragten, stehe ich zeitnah zur Verfügung.
Mit meiner über 20jährigen Berufserfahrung bringe ich viel Wissen als unabhängiger Datenschutzberater ein, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.
Binden Sie mich früh und umfassend in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Notariat ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und geschäftskritischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorgesehenen gesetzlichen Vorgaben stattfindet.
Häufig gestellte Fragen von Notariaten
Notare und Notarinnen müssen sämtliche Vorgaben des Datenschutzes beachten, wenn personenbezogene Daten der Mandanten und den Beschäftigten verarbeitet werden. Anbei finden Sie ein paar Fragen, die mich in der Zusammenarbeit mit Notariaten immer wieder am Anfang erreichen.
Eine „betroffene Person“ ist jede lebende, natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dazu zählen in der Praxis u. a. die folgenden Personen:
- - die Beschäftigten (z. B. Angestellte oder freie Mitarbeiter) im Notariat
- - Mandanten, sofern es sich um natürliche Personen handelt,
- - Interessenten im Rahmen der Anbahnung einer Beurkundung
- - Kontaktpersonen, Ansprechpartner und z. B. Geschäftsführer bei juristischen Personen,
- - Ansprechpartner und Beschäftigten von sonstigen Vertragspartnern des Notariats (z. B. Beschäftigte der Dienstleister, Lieferanten, IT Service Provider usw.)
Geschützt werden nur personenbezogene Daten der lebenden, natürlichen Personen. Unternehmensdaten gehören nicht dazu. Erfolgt hingegen die Verarbeitung erkennbar mit Inhalts‑, Zweck- oder Ergebnisbezug zu der hinter der juristischen Person stehenden natürlichen Person, sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO auf diese Verarbeitung anzuwenden.
Die Datenschutz-Grundverordnung und das für den Notar zuständige Landesdatenschutzgesetz werden durch das Berufsrecht für Notare echtsanwälte nicht verdrängt. Grundsätzlich kann gesagt werden: Bei der Verarbeitung von Daten der Mandanten geht das Berufsrecht im Falle einer Kollision mit der Datenschutzgesetzgebung vor.
Werden die personenbezogenen Daten z. B. von Beschäftigten, Gehilfen oder Vertretern des Notariats oder von Beschäftigten der eingesetzten Dienstleister oder Lieferanten verarbeitet (also außerhalb eines Mandatsverhältnisses) – müssen die Vorgaben der Datenschutzgesetze beachtet werden.
Die berufliche Verschwiegenheitspflicht der Notare wird nicht geändert. Bei der Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen wurden im Landesdatenschutzgesetz Ausnahmen bei der Umsetzung der Betroffenenrechte (z. B. bei einer Auskunft oder Informationspflichten) definiert, damit das Berufsgeheimnis nicht gefährdet oder verletzt wird.
Führen Datenschutzaufsichtsbehörden Untersuchungen bei einem Notariat durch, kann ein Einblick in personenbezogene Daten verarbeitet werden, die der Geheimhaltung unterliegen. Dazu gehören z. B.
- - Zugriff auf IT-Systeme, Datenbanken oder strukturierte Ablagen (Akten), in denen Informationen von Mandanten verarbeitet werden.
- - Zugriff auf IT-Systeme, die zur Abrechnung für Mandanten genutzt werden
- - Zugriff auf E‑Mail Systeme, wenn dort die Korrespondenz mit Mandanten erfolgt.
Der Notar ist ein Amtsträger des Landes, in dem die Bestellung erfolgt ist und daher eine öffentliche Stelle des Bundeslandes. Notare sind aufgrund der Weisungsfreiheit und Eigenverantwortlichkeit bei der Durchführung ihrer Tätigkeiten ein Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Nebenakten sind üblicherweise nach sieben Jahren datenschutzkonform zu vernichten, d. h. mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akte geschlossen worden ist. Dies gibt die Dienstverordnung für Notarinnen und Notare (DONot) vor. Ein Löschkonzept für die gesamte Datenverarbeitung ist jedoch erforderlich, um nachweisen zu können, dass die Vorgaben der DSGVO und der einschlägigen Fachgesetze umgesetzt worden sind. Dazu gehören auch klare Regelungen für weitere Dokumente z. B.
- - Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge, Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste oder Generalakten
- - Nebenakten
- - Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste
- - Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch
- - Beschäftigtendaten
- - Bewerberdaten
- - Protokolldaten von eingesetzten IT- und TK-Systemen
- - Schriftverkehr und Notizen
Wenn Sie eine professionelle Unterstützung im Datenschutz für Ihr Notariat suchen, sollten wir uns kennenlernen!
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“Ich biete maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen, denen Datenschutz und Informationssicherheit wichtig sind. Gerne nehme ich mir Zeit für eine persönliche Beratung und erstelle Ihnen unverbindlich und kostenlos ein auf Sie zugeschnittenes Angebot.
Ich bevorzuge Unternehmen, die Datenschutz und Informationssicherheit umsetzen wollen. Wenn Sie eine kostengünstige Beratung von der Stange bevorzugen, passen wir nicht zusammen”.
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Mit einer hohen datenschutzrechtlichen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Kompetenz hat Herr Niehoff unser Unternehmen schnell und mit außerordentlicher Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO unterstützt. Das Coaching hat sich bezahlt gemacht.
Sie schaffen es, dieses Thema so interessant zu verpacken, dass ich trotzdem am Ende mit einem Lächeln aus den Meetings gehe.
Nach dem ersten Start haben wir schnell gemerkt, dass es ohne professionelle Hilfe nicht weitergeht. Herr Niehoff hat uns hier auf die richtige Spur gebracht und wir uns auch in Zukunft weiter unterstützen. Vielen Dank für die super schnelle Reaktion und Hilfe in der Krise! Wir freuen uns auch in Zukunft einen starken Partner an der Seite zu haben! Karsten Lorenzen, Geschäftsführer Testexperten KLE GmbH
Ich setze regelmäßig digitale Projekte mit anspruchsvollen Kunden um. Datenschutz ist ein notwendiges Muss. Ich benötige daher einen aktiven DSB, der da ist, wenn ich ihn benötige und mit Praxiswissen zeitnah zuarbeitet. Ich will ein festes Kontingent und nicht für jeden Handschlag zusätzlich bezahlen. Am Ende wird so etwas meist teurer und aufwändiger in der Abrechnung. Herr Niehoff bringt aufgrund seiner Flexibilität mein Business voran.
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