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Ihr Branchenexperte für Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutz für Notarinnen und Notare

Datenschutz für Notarinnen und Notare: Finden Sie hier mehr als 10 Punkte, die Sie im Datenschutz beachten sollten.

Der Umgang mit sensiblen Daten ist für Notarinnen und Notare tägliche Praxis. Die Vorgaben der Bundesnotarordnung (BNotO) und die Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) bringen bereits diverse Anforderungen im Datenschutz mit sich. Ob diese aber auch immer im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben umgesetzt werden, ist aufgrund des meist untypischen Rechtsgebietes oft unklar. Die Datenschutzgrundverordnung und das jeweilige Landesdatenschutzgesetz bringen zusätzliche Pflichten mit sich, die im Notariat umgesetzt werden müssen.

Niehoff-Systemberatung Matthias Niehoff
Datenschutz für Notarinnen und Notare in Sozietäten, Büro­gemein­schaften und Partner­gesell­schaften: Ich berate Sie in diesem Themen­gebiet von A bis Z.

Die große Heraus­forderung beim Daten­schutz bedeutet auch für Notare, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt permanent neue Urteile, Einschätz­ungen, Handlungs­empfehlungen und Orientierungshilfe von Aufsichts­behörden und Rechtsanwaltskanzleien.

Diese Veränder­ungen können gegebenenfalls Aus­wirkungen auf Ihr Notariat haben. Nur durch einen Experten im Datenschutzrecht ist es möglich, die gesetzlichen Vorgaben zeitnah und fach­gerecht umzusetzen.

Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine passgenaue Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Inhalte

Haben Sie keine internen Ressourcen für diesen Bereich zur Verfügung, steht Ihnen Niehoff-Systemberatung zur Seite. Mit einer lösungs­orientierten und ganz­heit­lichen Anwendung der Datenschutz­gesetze und der Informations­sicherheit.

Passende praxis­nahe Lösungen und die Gestaltung von datenschutz­konformen und sicheren Prozessen – bei risiko­basierten Ansätzen – erhalten Sie von mir für Ihre Kanzlei.

Sie benötigen Unterstützung für Ihr Notariat? Jetzt einfach anfragen.

Leistungen für Notarinnen und Notare

Ich unterstütze Ihr Notariat als Datenschutz­beauftragter oder als Berater bei der Umsetzung Ihrer gesetz­lichen Pflichten. Informieren Sie sich für weitere Informationen.

Daten­schutz­berater DSGVO

Mit einer modernen Beratung im Bereich Daten­­schutz und Informations­sicherheit sparen Sie interne Ressourcen und setzen Ihr Projekt zeitnah um.

Daten­schutz­beauftragter DSGVO

Als externer Datenschutz­­­beauftragter bietet ich Ihnen einen Rund-um-Support nach den gesetz­lichen Vorgaben. Nutzen Sie vom ersten Tag an meine lang­jährige Erfahrung.

Infor­mations­sicher­heits­beauf­tragter

Ich berate Sie in allen Bereichen der Informations­­sicherheit. Schützen Sie Ihre Daten vor den Gefähr­dungen dieser Zeit nach dem Stand der Technik nach bewährten Methoden.

Datenschutzkonforme Website

Der Betrieb von Web­sites im Internet ohne Be­acht­ung des Daten­schutzes ist fahr­lässig. Auditieren Sie regel­mäßíg Ihre Web­sites und buchen Sie meine Expertise zum Thema.

Videoüberwachung

Die Installation einer Video­überwachungs­anlage ohne Beachtung der Gesetze des Daten­schutzes ist fahrlässig. Buchen Sie früh­zeitig eine profess­ionelle Unter­stützung.

Datenschutz-Schulungen DSGVO

Praxis­nahe Schulungen im Daten­schutz und in der Informations­sicher­heit sind unerlässlich. Ich biete Präsenz­-Veranst­altungen, Webinare und E-Learning-Kurse an.

Datenschutzberatung für Notarinnen und Notare

Aufsichtsbehörden schauen immer wieder anlasslos Unternehmen an, die täglich mit sensiblen Daten zu tun haben. Dies gilt auch für Notare, wobei die Daten, die dem Berufsgeheimnis gem. §18 BNotO unterliegen, nicht Teil einer Prüfung sein werden.

Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Prüfung durchführt, ist es meist zu spät, um die fehlenden Vorgaben zu erfüllen. Größtenteils liegen dann anlassbezogene Unterlagen der Aufsichtsbehörde schon vor, wie z. B. eine nicht fachgerecht erstellte Informationspflicht oder Screenshots nicht fachgerecht erstellter Webseiten. Typische Angriffsflächen sind:

Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihrem Notariat zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren. 

Rund um den Datenschutz für Notarinnen und Notare

Der Umgang mit sensiblen Daten ist für Notariate und den Erfüllungsgehilfen tägliche Praxis. Ob diese immer im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben umgesetzt werden, ist aufgrund des meist untypischen Rechtsgebietes oft unklar. 

Im Gegensatz zu vertrauten Rechtsgebieten, wie z. B. das Gesellschafts-, Familien- oder Arbeitsrecht umfasst die Rechtsmaterie Datenschutz auch oft technische und prozessorientierte Fragestellungen.

Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihnen zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren.

Typische Datenschutzthemen für Notarinnen und NOtare

In jedem Notariat sind typischerweise folgende Themen zu beachten und müssen jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden.

Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich Ihren Datenschutz voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die weitere Zusammenarbeit gilt.

Check-up für Ihr Notariat

Sie möchten verstehen, wo Ihr Unternehmen in puncto Datenschutz und Daten­sicherheit aktuell steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungs­bedarf gibt und wo Sie bereits gesetzes­konform alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und der Landesdatenschutzgesetze (z. B. das Niedersächsische Datenschutzgesetz) umsetzen.

Ob alteingesessenes Unternehmen, Freelancer oder Neugründung – ich berate Notarinnen und Notare im norddeutschen Bereich vor Ort oder auch per Videokonferenz.

Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Daten­sicherheit in Ihren Räumlichkeiten? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienst­leist­ung in Form einer umfass­enden Über­prüfung (Check-up).

Datenschutzberatung, Datenschutzbeauftragter oder Experte für Informationssicherheit?

Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihre Notariat als Datenschutz­beauf­tragter DSGVO sowie externer Infor­mations­sicherheitsbeauf­tragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Daten­schutz­beratungen in Nord-Deutschland durch.

Haben Sie nach einer von mir durchge­führten Beratung Interesse an einer längeren Zusammen­arbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Infor­mations­schutz­beauf­tragten, stehe ich zeitnah zur Verfügung.

Mit meiner über 20jährigen Berufs­erfahr­ung bringe ich viel Wissen als unab­hängiger Datenschutz­berater ein, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.

Binden Sie mich früh und umfass­end in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Notariat ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personen­bezogenen und geschäfts­krit­ischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorge­sehenen gesetz­lichen Vorgaben statt­findet.

Erfüllen Sie bereits die datenschutzrechtlichen Verhaltensregeln zu technischen und organisatorischen Maßnahmen der Notarinnen und Notare im Hinblick auf elektronische Aufzeichnungen und Hilfsmittel, die mit dem Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abgestimmt worden sind?

Preise Datenschutz und Informationssicherheit

Ich biete verschiedene Dienstleistungen zum Thema Daten­schutz und Infor­mations­sicher­heit an. Ein konkretes Angebot erhalten Sie zeitnah auf Anfrage.

Ich biete indviduelle Lösungen für Unternehmen, denen Datenschutz und Informationssicherheit wichtig sind. Wenn Sie eine Rund-Um-Sorglos-Paket für Ihr Unternehmen suchen, buchen Sie meine Dienstleistungen. Gern nehme ich mir Zeit für eine persönliche Beratung und fertige Ihnen unverbindlich und kostenlos ein für Sie zugeschnittenes Angebot an. Ich bevorzuge Unternehmen, die den Datenschutz und die Informationssicherheit wirklich umsetzen wollen. Wenn Sie eine Beratung von der Stange zu geringen Kosten bevorzugen, die meist nicht auf Ihr Unternehmen zutreffen, passen wir nicht zusammen. 

datenschutz preise niehoff-systemberatung

Externer Berater

140 € / Stunde

Bestandsaufnahme

ab 1.680 €

Externer BEauftragter

ab 370 € / Monat

Paket Videoüberwachung

ab 800 €

Paket Website Audit DSGVO

ab 200 €

Häufig gestellte Fragen

Notare und Notarinnen müssen sämtliche Vorgaben des Datenschutzes beachten, wenn personenbezogene Daten der Mandanten und den Beschäftigten verarbeitet werden. Anbei finden Sie ein paar Fragen, die mich in der Zusammenarbeit mit Notariaten immer wieder am Anfang erreichen.

Fragen und Antworten zum Datenschutz für Notare und Notarinnen

Eine „betroffene Person“ ist jede lebende, natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dazu zählen in der Praxis u. a. die folgenden Personen:

  • - die Beschäftigten (z. B. Angestellte oder freie Mitarbeiter) im Notariat
  • - Mandanten, sofern es sich um natürliche Personen handelt,
  • - Interessenten im Rahmen der Anbahnung einer Beurkundung
  • - Kontaktpersonen, Ansprechpartner und z. B. Geschäftsführer bei juristischen Personen,
  • - Ansprechpartner und Beschäftigten von sonstigen Vertragspartnern des Notariats (z. B. Beschäftigte der Dienstleister, Lieferanten, IT Service Provider usw.)

Geschützt werden nur personenbezogene Daten der lebenden, natürlichen Personen. Unternehmensdaten gehören nicht dazu. Erfolgt hingegen die Verarbeitung erkennbar mit Inhalts-, Zweck- oder Ergebnisbezug zu der hinter der juristischen Person stehenden natürlichen Person, sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO auf diese Verarbeitung anzuwenden.

Die Datenschutz-Grundverordnung und das für den Notar zuständige Landesdatenschutzgesetz werden durch das Berufsrecht für Notare echtsanwälte nicht verdrängt. Grundsätzlich kann gesagt werden: Bei der Verarbeitung von Daten der Mandanten geht das Berufsrecht im Falle einer Kollision mit der Datenschutzgesetzgebung vor. 

Werden die personenbezogenen Daten z. B. von Beschäftigten, Gehilfen oder Vertretern des Notariats oder von Beschäftigten der eingesetzten Dienstleister oder Lieferanten verarbeitet (also außerhalb eines Mandatsverhältnisses) – müssen die Vorgaben der Datenschutzgesetze beachtet werden.

Die berufliche Verschwiegenheitspflicht der Notare wird nicht geändert. Bei der Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen wurden im Landesdatenschutzgesetz Ausnahmen bei der Umsetzung der Betroffenenrechte  (z. B. bei einer Auskunft oder Informationspflichten) definiert, damit das Berufsgeheimnis nicht gefährdet oder verletzt wird.

Führen Datenschutzaufsichtsbehörden Untersuchungen bei einem Notariat durch, kann ein Einblick in personenbezogene Daten verarbeitet werden, die der Geheimhaltung unterliegen. Dazu gehören z. B.

  • - Zugriff auf IT-Systeme, Datenbanken oder strukturierte Ablagen (Akten), in denen Informationen von Mandanten verarbeitet werden.
  • - Zugriff auf IT-Systeme, die zur Abrechnung für Mandanten genutzt werden
  • - Zugriff auf E-Mail Systeme, wenn dort die Korrespondenz mit Mandanten erfolgt.

Der Notar ist ein Amtsträger des Landes, in dem die Bestellung erfolgt ist und daher eine öffentliche Stelle des Bundeslandes. Notare sind aufgrund der Weisungsfreiheit und Eigenverantwortlichkeit bei der Durchführung ihrer Tätigkeiten ein Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Nebenakten sind üblicherweise nach sieben Jahren datenschutzkonform zu vernichten, d. h. mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akte geschlossen worden ist. Dies gibt die Dienstverordnung für Notarinnen und Notare (DONot) vor. Ein Löschkonzept für die gesamte Datenverarbeitung ist jedoch erforderlich, um nachweisen zu können, dass die Vorgaben der DSGVO und der einschlägigen Fachgesetze umgesetzt worden sind. Dazu gehören auch klare Regelungen für weitere Dokumente z. B. 

  • - Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge, Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste oder  Generalakten
  • - Nebenakten
  • - Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste
  • - Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch
  • - Beschäftigtendaten
  • - Bewerberdaten
  • - Protokolldaten von  eingesetzten IT- und TK-Systemen
  • - Schriftverkehr und Notizen

Kontakt

Buchen Sie ein kostenfreies Erstgespräch und lassen Sie uns über Ihren Datenschutz und die Informationssicherheit im Notariat sprechen.

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