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Datenschutz für Rechtsanwälte
Datenschutz für Rechtsanwälte: Finden Sie hier mehr als 10 Aufgaben, die Sie neben dem Berufsgeheimnis beachten sollten.
SIE WOLLEN DEN DATENSCHUTZ IN IHREM UNTERNEHMEN UMSETZEN?
wo fängt man an?
Datenschutz ist ein komplexes und umfangreiches Thema. Das Internet ist voll mit Vorlagen, Checklisten, Orientierungshilfen, Gerichtsurteilen oder Beiträgen.
Doch wo fängt man an, den Datenschutz im Unternehmen umzusetzen? Eine echte Herausforderung für jedes Unternehmen.
Wer soll es machen?
Jemanden zu finden, um die Vorgaben des Datenschutzes im Unternehmen zu erfüllen, ist nicht einfach. IT- und Prozesskenntnisse und eine Datenschutzaffinität sind notwendig. Die zuständige Person muss immer auf dem Laufenden bleiben und vielleicht sogar den Datenschutz in Teilzeit umsetzen. Eine Zerreißprobe für jeden internen Datenschutzbeauftragten, allen Anforderungen gerecht zu werden.
Wie geht es praxisnah?
Diverse Rechtsanwälte oder Datenschutzbeauftragte bieten keine praxisnahen Lösungen, um zeitnah den Datenschutz im Unternehmen umzusetzen. Es werden Vorlagen genutzt, die nicht auf das Unternehmen passen. So können Sie die Anforderungen nicht erfüllen. Geld und Aufwand werden vergeudet. Jede Dokumentation für ein Unternehmen ist eine Maßanfertigung. Engagieren Sie einen Datenschutz-Praktiker.
Der Umgang mit sensiblen Daten ist für Rechtsanwaltskanzleien tägliche Praxis. Ob diese immer im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben umgesetzt werden, ist aufgrund des meist untypischen Rechtsgebietes oft unklar. Das Datenschutzrecht entwickelt sich sehr dynamisch und ist in der Regel kein Pflichtstoff im Ersten oder zweiten Staatsexamen. Im Gegensatz zu klassischen Rechtsgebieten, wie z. B. das Gesellschafts- oder Arbeitsrecht umfasst die Rechtsmaterie auch oft technische Fragestellungen.
Die große Herausforderung beim Datenschutz bedeutet auch für Rechtsanwälte, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt fast wöchentlich neue Urteile, Einschätzungen, Handlungsempfehlungen und Fachberichte von Aufsichtsbehörden und Datenschutzbeauftragten.
Diese Veränderungen können gegebenenfalls Auswirkungen auf Ihre Kanzlei haben. Nur durch einen Experten im Datenschutz ist es möglich, die gesetzlichen Vorgaben zeitnah und fachgerecht umzusetzen.
Die Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine für Sie passende Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Inhalte
Datenschutz und Informationssicherheit
Praxisnahe Lösungen für Ihr Unternehmen
Wir machen das zusammen!
Datenschutzberatung für Rechtsanwälte und Kanzleien
Der Umgang mit sensiblen Daten ist für Rechtsanwälte und den Gehilfen tägliche Praxis. Ob diese immer im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben umgesetzt werden, ist aufgrund des meist untypischen Rechtsgebietes oft unklar. Im Gegensatz zu vertrauten Rechtsgebieten, wie z. B. das Gesellschafts‑, Familien- oder Arbeitsrecht umfasst die Rechtsmaterie Datenschutz auch oft technische und prozessnahe Fragestellungen.
Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Prüfung durchführt, ist es meist zu spät, um die fehlenden Vorgaben zu erfüllen. Größtenteils liegen dann anlassbezogene Unterlagen der Aufsichtsbehörde schon vor, wie z. B. eine nicht fachgerecht erstellte Informationspflicht oder Screenshots nicht fachgerecht erstellter Webseiten. Typische Angriffsflächen sind:
- Durchführung von Direktmarketingmaßnahmen
- Webseiten mit Analyse-Funktionen, externen Schriftarten, Google Maps oder Facebook-Beiträgen ohne entsprechende Rechtsgrundlage
- Einbindung von Auftragsverarbeitern
Rechtsanwaltskammern haben Anfang 2018 umfangreiche Informationen zum Datenschutz für Kanzleien zur Verfügung gestellt. Sind aber die Handlungsempfehlungen richtig umgesetzt worden und noch aktuell? Im Alltag stellt sich daher die Frage: Arbeiten wir als Kanzlei eigentlich in diesem Bereich noch gesetzeskonform?
Typische Datenschutzthemen in Rechtsanwaltskanzleien
In jeder Kanzlei sind typischerweise folgende Themen zu beachten und müssen jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden.
- Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses
- Erstellung eines Datenschutzhandbuches
- Bestellung und Etablierung eines Datenschutzbeauftragten
- Abschluss von Vertraulichkeitsvereinbarungen für Personal und Gehilfen
- Erstellung und Etablierung von Löschkonzepten
- Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Prüfung und Abschluss von Auftragsverarbeitungsvereinbarungen
- Etablierung von Prozessen für die Handhabung von Betroffenenrechte
- Berücksichtung von §29 BDSG (Geheimhaltungspflichten) bei den Betroffenenrechten bei Kollision mit dem Berufsgeheimnisverbot
- Dokumentation und Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen der Informationssicherheit
- Durchführung von angemessenen Schulungsmaßnahmene
Bestandsaufnahme für Ihre Kanzlei
Sie möchten wissen, wo Ihre Kanzlei aktuell im Bereich Datenschutz und Datensicherheit steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und wo Sie bereits gesetzeskonform alle Richtlinien der DSGVO umsetzen.
Ob alteingesessenes Unternehmen, Freelancer oder Neugründung – ich berate Rechtsanwälte im norddeutschen Bereich vor Ort oder auch per Videokonferenz.
Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit bei einem bestehendem Vertrag (mit einem externen Datenschutzberater) oder Ausübung durch einen interne Beschäftigte? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienstleistung in Form einer umfassenden Überprüfung.
Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich den Datenschutz für Ihre Kanzlei voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen und einer Bestandsaufnahme erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.
DATENSCHUTZBERATUNG, DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER ODER EXPERTE FÜR INFORMATIONSSICHERHEIT?
Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutzbeauftragter DSGVO sowie externer Informationssicherheitsbeauftragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Datenschutzberatungen in Nord-Deutschland durch.
Haben Sie nach einer von mir durchgeführten Beratung Interesse an einer längeren Zusammenarbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Informationsschutzbeauftragten, können wir dieses gerne festlegen.
Mit meiner über 20jährigen Berufserfahrung bringe ich viel Wissen als unabhängiger Datenschutzberater ein, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.
Binden Sie mir früh und umfassend in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrer Rechtsanwaltskanzlei ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und geschäftskritischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorgesehenen gesetzlichen Vorgaben stattfindet.
Häufig gestellte Fragen zum Datenschutz von Rechtsanwälten
Rechtsanwälte müssen sämtliche Vorgaben des Datenschutzes beachten, wenn er personenbezogene Daten der betroffenen Personen verarbeitet. Mandanten- und Beschäftigtendaten fallen daher beispielsweise unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Mandate zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere Verarbeitungstätigkeiten, bei denen die Datenschutzgrundsätze und weitere Vorgaben der DSGVO beachtet werden müssen.
Generell haben Rechtsanwälte das Recht, im Rahmen ihrer anwaltlichen Tätigkeit alle Daten einzusehen, die für eine sorgfältige Umsetzung der Aufgaben notwendig sind. Die Anwälte dürfen die Daten jedoch nur für die in der Bundesrechtsanwaltsordnung vorgesehenen Aufgaben verwenden und nicht für andere Zwecke zu verarbeiten.
Eine „betroffene Person“ ist jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dazu zählen in der Praxis u. a. die folgenden Personen:
- - die Beschäftigten (z. B. Angestellte oder freie Mitarbeiter) der Kanzlei
- - Mandanten, sofern es sich um natürliche Personen handelt,
- - Interessenten im Rahmen der Anbahnung eines Vertrages
- - Kontaktpersonen, Ansprechpartner und z. B. Geschäftsführer bei Mandanten, die juristische Personen sind,
- - Ansprechpartner und Beschäftigten von sonstigen Vertragspartnern der Kanzlei (z. B. Beschäftigte der Dienstleister, Lieferanten, IT Service Provider usw.).
- - Geschäftspartner und Beschäftigte des Mandanten
Geschützt werden nur personenbezogene Daten der lebenden, natürlichen Personen. Unternehmensdaten gehören nicht dazu. Erfolgt hingegen die Verarbeitung erkennbar mit Inhalts‑, Zweck- oder Ergebnisbezug zu der hinter der juristischen Person stehenden natürlichen Person, sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO auf diese Verarbeitung anzuwenden.
Die Datenschutz-Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz werden durch das Berufsrecht für Rechtsanwälte nicht verdrängt. Grundsätzlich kann gesagt werden: Bei der Verarbeitung von Daten der Mandanten geht das Berufsrecht im Falle einer Kollision mit der Datenschutzgesetzgebung vor.
Werden die personenbezogenen Daten z. B. von Beschäftigten der Kanzlei oder von Beschäftigten der eingesetzten Dienstleister oder Lieferanten verarbeitet (also außerhalb eines Mandatsverhältnisses) – müssen die Vorgaben der Datenschutzgesetze beachtet werden.
Die berufliche Verschwiegenheitspflicht der Rechtsanwälte wird nicht geändert. Bei der Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen wurden im Bundesdatenschutzgesetz jedoch Ausnahmen bei der Umsetzung der Betroffenenrechte (z. B. bei einer Auskunft oder Informationspflichten) definiert, damit das Berufsgeheimnis nicht gefährdet oder verletzt wird.
Führen Datenschutzaufsichtsbehörden Untersuchungen bei einer Rechtsanwaltskanzlei durch, kann ein Einblick in personenbezogene Daten verarbeitet werden, die der Geheimhaltung unterliegen. Dazu gehören z. B.
- - Zugriff auf IT-Systeme, Datenbanken oder strukturierte Ablagen (Akten), in denen Informationen von Mandanten verarbeitet werden.
- - Zugriff auf IT-Systeme, die zur Abrechnung für Mandaten genutzt werden
- - Zugriff auf E‑Mail Systeme, wenn dort die Korrespondenz mit Mandanten erfolgt.
Üblicherweise ist der Rechtsanwalt aufgrund seiner Weisungsfreiheit und Eigenverantwortlichkeit bei der Durchführung seiner in §1 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) einer festgelegten Aufgabe ein Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Handakten sind üblicherweise nach sechs Jahren datenschutzkonform zu vernichten, d. h. mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Ein Löschkonzept für die gesamte Datenverarbeitung ist jedoch erforderlich, um nachweisen zu können, dass die Vorgaben der DSGVO umgesetzt worden sind.
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