Praxisnahe Umsetzung seit 2013
Ihr Experte für Datenschutz und Informationssicherheit
Datenschutz für Vereine
Datenschutz für Vereine: Finden Sie hier mehr als 15 Punkte, die Sie als Vorstand – auch beim Einsatz von Ehrenamtlichen – beachten müssen.
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Ich berate Vereine jeglicher Art im Datenschutz und kümmere mich um dieses Thema von A‑Z.
Es gibt fast wöchentlich neue Urteile, Einschätzungen, Handlungsempfehlungen und Fachberichte von Aufsichtsbehörden und Datenschutzbeauftragten.
Diese Veränderungen können gegebenenfalls Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Nur durch einen Experten im Datenschutz ist es möglich, die gesetzlichen Vorgaben zeitnah und fachgerecht umzusetzen.
Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine passgenaue Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Inhalte
Haben Sie keine internen Ressourcen für diesen Bereich zur Verfügung, steht Ihnen Niehoff-Systemberatung zur Seite. Mit einer lösungsorientierten und ganzheitlichen Anwendung der Datenschutzgesetze und der Informationssicherheit.
Passende praxisnahe Lösungen und die Gestaltung von datenschutzkonformen und sicheren Prozessen – bei risikobasierten Ansätzen – erhalten Sie von mir für Ihren Verein.
Sie benötigen ein Angebot für ein Projekt? Jetzt einfach anfragen.
- Maßgeschneiderte Lösungen
- Über 20 Jahre Berufserfahrung
- Pragmatische und schnelle Umsetzung
Leistungen
So vielfältig der Datenschutz auch ist – bei einer Einbindung in Ihrem Verein unterstütze ich Sie als Datenschutzbeauftragter oder als Berater bei der Umsetzung Ihrer gesetzlichen Pflichten.
Datenschutzberatung für Vereine
Missgelaunte oder ehemalige Mitglieder sprechen gerne einmal die zuständige Aufsichtsbehörde an, damit diese sich den Verein genauer anschauen. Typische Angriffsflächen sind:
- Webseiten mit Analyse-Funktionen, externen Schriftarten, Google Maps oder Facebook-Beiträgen ohne entsprechende Rechtsgrundlage
- Veröffentlichung von personenbezogenen Daten der Mitglieder ohne Rechtsgrundlage auf der Webseite oder am schwarzen Brett
- Übermittlung von Mitgliederdaten an weitere Firmen für Werbezwecke
- heimlich installierte Videoüberwachungsanlagen, um den Verein vor Vandalismus zu schützen
- Direkte Betreuung
- Fokus im norddeutschen Raum
- Zeitnah verfügbar, auch vor Ort
Rund um den Verein
Vereine müssen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Interessenten, (Vorstands-)Mitgliedern und Ehrenamtlichen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes beachten. Schon bei der Planung des Vereins oder im täglichen (Spiel-)betrieb stellen sich zahlreiche Fragen, die der Vorstand beantworten muss.
Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Prüfung durchführt, ist es meist zu spät, um die fehlenden Vorgaben zu erfüllen. Mehrheitlich liegen dann anlassbezogene Unterlagen der Aufsichtsbehörde schon vor, wie z. B. eine nicht fachgerecht erstellte Einwilligung oder Fotos von nicht rechtskonformen Veröffentlichungen, Aushängen, Start- und Ergebnislisten oder Übermittlungen an Sponsoren und Wirtschaftsunternehmen.

- Beratungen und Schulungen
- Dokumentation durch Checklisten, Leit- und Richtlinien
- Moderation von zwischen dem Verein, Behörden und/oder Betroffenen
Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihnen zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren.
Typische Datenschutzthemen im Golfverein
In jedem Verein sind typischerweise folgende Themen zu beachten und müssen jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden.
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Verpflichtungserklärungen für Beschäftigte – auch Ehrenamtliche
- Antragsformulare und Mitgliederverträge
- Prozesse für die Umsetzung der Betroffenenrechte
- Gesetzeskonforme Gestaltung der Online-Auftritte
- Schulungen für Beschäftigte und Ehrenamtliche
- Handhabung von Daten bei Minderjährigen ( 16 Jahre)
- Übermittlung von Daten in Drittländer
- Sicherheit der Verarbeitung
- Anzeige der Tagesbuchung auf dem Bildschirm
- Einwilligungen für Interessenten, Mitglieder und Minderjährige
- Prozess für die Handhabung von (möglichen) Datenschutzverletzungen
- Anmeldung und Durchführung von Turnieren und Veröffentlichung von Spielergebnissen
- Vertragsmanagement mit externen Unternehmen
- Fachgerechte Gestaltung von Videoüberwachungsanlagen
- Risikobewertung der Verarbeitungstätigkeiten
- Prüfung der bestehenden IT-Systeme
- u. v. m.
Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich Ihren Datenschutz im Verein voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.
Check-up für Ihren Verein
Sie möchten wissen, wo Ihr Verein in puncto Datenschutz und Datensicherheit steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und wo Sie bereits gesetzeskonform alle Richtlinien der DSGVO umsetzen.
Ob alteingesessener Verein oder ein geplanter Neustart – ich berate diverse Vereine im norddeutschen Bereich oder auch per Videokonferenz.
Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit bei einem bestehendem Vertrag (mit einem externen Datenschutzberater) oder Ausübung durch interne ehrenamtliche Beschäftigte? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienstleistung in Form einer umfassenden Überprüfung.
Datenschutzberatung, Datenschutzbeauftragter oder Experte für Informationssicherheit?
Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutzbeauftragter DSGVO sowie externer Informationssicherheitsbeauftragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Datenschutzberatungen in Norddeutschland durch.
Haben Sie nach einer von mir durchgeführten Beratung Interesse an einer längeren Zusammenarbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Informationsschutzbeauftragten, können wir dieses gerne festlegen.
Mit meiner über 20-jährigen Berufserfahrung bringe ich viel Wissen als unabhängiger Datenschutzberater mit. Profitieren Sie vom ersten Tag an, um den Datenschutz im Verein umzusetzen.
Binden Sie mich früh und umfassend in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Verein ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und geschäftskritischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorgesehenen gesetzlichen Richtlinien stattfindet.
Preise Datenschutz und Informationssicherheit
Ich biete individuelle Lösungen für Unternehmen, denen Datenschutz und Informationssicherheit wichtig sind. Gern nehme ich mir Zeit für eine persönliche Beratung und fertige Ihnen unverbindlich und kostenlos ein für Sie zugeschnittenes Angebot an. Ich bevorzuge Unternehmen, die den Datenschutz und die Informationssicherheit umsetzen wollen. Wenn Sie eine Beratung von der Stange zu geringen Kosten bevorzugen, passen wir nicht zusammen. Ich biete maßgeschneiderte Lösungen für hohe Ansprüche.
Bestandsaufnahme
ab 1.680 €
Externer Berater
140 € / Stunde
Externer Beauftragter
ab 370 € / Monat
Audit Videoüberwachung
ab 800 €
Paket Website Audit DSGVO
ab 200 €
Schulungen
Auf Anfrage
Häufig gestellte Fragen
Ein Verein muss sämtliche Vorgaben des Datenschutzes beachten, wenn er personenbezogene Daten verarbeitet. Mitglieder- und Beschäftigtendaten – auch von Ehrenamtlichen – fallen daher unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Vereinsziele zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere Verarbeitungstätigkeiten, die beachtet werden müssen. Finden Sie hier ein paar Antworten auf Fragen, die mich immer wieder erreichen.
Fragen und Antworten zum Datenschutz bei Vereinen
Ein Verein muss den Datenschutz beachten, wenn er personenbezogene Daten verarbeitet. Mitglieder- und Beschäftigtendaten fallen daher unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Vereinsziele zulässig.
Personenbezogene Daten dürfen nur dann verarbeitet, d. h. auch gespeichert werden, wenn es eine gesetzliche Grundlage gibt, die aus der Datenschutz-Gesetzgebung (z. B. DSGVO). Dies kann eine Einwilligung, ein Vertrag, ein Gesetz oder ein berechtigtes Interesse des Vereines sein.
Typischerweise besteht eine Bestellpflicht für Vereine, bei denen mehr als 20 Beschäftigte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden. Das trifft nicht für alle Vereine zu.
Eine Bestellpflicht kann sich jedoch auch bei einer geringen Anzahl von Beschäftigten ergeben – wenn Sie besonders sensible Daten, wie z. B. Gesundheitsdaten verarbeiten.
Informieren Sie sich, wenn Sie nicht sicher sind, was man darunter versteht. Dies könnte sein, wenn Sie Tätigkeiten ausüben, die eine Datenschutz-Folgeabschätzung notwendig machen oder wenn Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung vornehmen.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind in der DSGVO festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung des Vereins muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze überwachen.
Er berät auch bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden,
Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist so abwechslungsreich, wie komplex.
In diesem sich noch stetig veränderten Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, um die Umsetzung zügig und fachgerecht umzusetzen.
Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihren Verein praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:
- - Durchführung einer Bestandsaufnahme – Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
- - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
- - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
- - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Betroffenenanfragen
- - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihren Golfverein gem. Art. 39 DSGVO
- - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
- - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
- - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz
Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogenen Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten.
Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne auch bei Vereinen vernachlässigt.
Vereine müssen nachweisen können, dass ihre Datenverarbeitungen datenschutzkonform sind (die sog. „Rechenschaftspflicht“). Die Dokumentationspflicht soll dies sicherstellen und das bedeutet, dass eine Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten erfolgen muss. Der Vorstand sollte mindestens folgende Pflichten umsetzen und nachweisen können:
- - Inventur der Verarbeitungstätigkeiten
- - Erfüllung von Betroffenenrechte, wie z. B. Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung
- - Transparente Darstellung der Datenverarbeitungen (Informationspflichten) gegenüber den betroffenen Personen (z. B. Interessenten, Mitgliedern oder Geschäftspartner)
- - Dokumentation der technische und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
- - Vertragsmanagement mit Auftragsverarbeitungsverarbeitern einschl. der vorherigen und regelmäßigen Eignungsprüfung
- - Prozesse zur Handhabung von Datenschutzverletzungen („Datenpanne”)
- - Einhaltung der Datenschutzgrundsätze, d. h. Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Vertraulichkeit und Nachweispflicht pro Verarbeitungstätigkeit
- - Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Schulung der Beschäftigten (auch Ehrenamtlichen)
Weitere typische Datenverarbeitungen müssen ebenfalls beachtet werden, wie z. B.
- - Nutzung von Mitgliederdaten für die Verwaltung einschl. der Beiträge
- - Erstellung und Verteilung von Vereinsprotokollen
- - Erstellung von Mitgliederlisten und ‑einsichtnahmen im Zusammenhang mit Versammlungen
- - Planung, Durchführung und Nachbereitung von Wettbewerben im Verein (Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Veröffentlichung von Ranglisten, Ergebnissen und Aufstellungen)
- - Verarbeitung / Veröffentlichung von Daten der Funktionsträger
- - Nutzung von Daten Dritter
- - Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung
- - Datenübermittlung an Vereinsmitglieder
- - Bekanntgabe zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Mitgliederrechte
- - Mitteilungen in Aushängen und Vereinspublikationen
- - Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine
- - Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken, u. a. auch an Versicherungen
- - Veröffentlichungen im Internet und im geschützten Vereinsbereich, z. B. zur Berichterstattung
- - Erteilung von Auskünften personenbezogener Daten an die Presse und sonstige Massenmedien
- - Übermittlung von Daten für Zwecke der Wahlwerbung
- - Übermittlung von Mitgliederdaten an die Gemeindeverwaltung
- - Datenübermittlung an den Arbeitgeber eines Mitglieds und an die Versicherung
- - Vereinsdokumentationen (z. B. Jahrbücher)
- - Verarbeitung von Daten mit ggf. Veröffentlichung von Jubiläen, Gratulationen und Ehrungen
Kontakt
- Direkte Betreuung
- Beratung diverser Vereine in Norddeutschland
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