Praxisnahe Umsetzung seit 2013

Ihr Experte für Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutz für Vereine

Datenschutz für Vereine: Finden Sie hier mehr als 15 Punkte, die Sie als Vorstand – auch beim Einsatz von Ehrenamtlichen – beachten müssen.

Beim Umgang mit Daten von Mitgliedern, Funktionären und Interessenten ist der Datenschutz im Verein tägliche Praxis. Ob diese immer im Einklang mit den daten­schutz­recht­lichen Vorgaben umgesetzt werden, ist oft unklar. Das Daten­schutz­recht entwickelt sich dynamisch und alle Unter­nehmen müssen schauen, ob die gesetz­lichen Pflichten sich verändert haben.
Niehoff-Systemberatung Matthias Niehoff

Ich berate Vereine jeglicher Art im Datenschutz­ und kümmere mich um dieses  Thema von A-Z.

Es gibt fast wöchentlich neue Urteile, Einschätz­ungen, Handlungs­empfehlungen und Fach­berichte von Aufsichts­behörden und Datenschutz­beauftragten.

Diese Veränder­ungen können gegebenenfalls Aus­wirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Nur durch einen Experten im Datenschutz ist es möglich, die gesetzlichen Vorgaben zeitnah und fach­gerecht umzusetzen.

Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine passgenaue Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Inhalte

Haben Sie keine internen Ressourcen für diesen Bereich zur Verfügung, steht Ihnen Niehoff-Systemberatung zur Seite. Mit einer lösungs­orientierten und ganz­heit­lichen Anwendung der Datenschutz­gesetze und der Informations­sicherheit.

Passende praxis­nahe Lösungen und die Gestaltung von datenschutz­konformen und sicheren Prozessen – bei risiko­basierten Ansätzen – erhalten Sie von mir für Ihren Verein.

Sie benötigen ein Angebot für ein Projekt? Jetzt einfach anfragen.

Leistungen

So vielfältig der Daten­schutz auch ist – bei einer Ein­bindung in Ihrem Verein unterstütze ich Sie als Datenschutz­beauftragter oder als Berater bei der Umsetzung Ihrer gesetz­lichen Pflichten.

Daten­schutz­berater DSGVO

Mit einer modernen Beratung im Bereich Daten­­schutz und Informations­sicherheit sparen Sie interne Ressourcen und setzen Ihr Projekt zeitnah um.

Daten­schutz­beauftragter DSGVO

Als externer Datenschutz­­­beauftragter bietet ich Ihnen einen Rund-um-Support nach den gesetz­lichen Vorgaben. Nutzen Sie vom ersten Tag an meine lang­jährige Erfahrung.

Infor­mations­sicher­heits­beauf­tragter

Ich berate Sie in allen Bereichen der Informations­­sicherheit. Schützen Sie Ihre Daten vor den Gefähr­dungen dieser Zeit nach dem Stand der Technik.

Datenschutz-Schulungen DSGVO

Praxisnahe Schulungen im Datenschutz sind unerlässlich. Ich biete passende Präsenz­-Veranstaltungen, Webinare und E-Learning-Kurse.

Kundenstimmen

Zufriedene Kunden empfehlen meine Dienstleistung weiter. Überzeugen Sie sich.

Interner DSB aus Hamburg

IT Grosshandel

Mit einer hohen datenschutz­rechtlichen, organisatorischen und sicherheits­relevanten Kompetenz hat Herr Niehoff unser Unter­nehmen schnell und mit außer­ordentlicher Unter­stützung bei der Umsetzung der DSGVO unterstützt. Das Coaching hat sich bezahlt gemacht.

Geschäftsführer aus Hamburg

Testexperten KLE GmbH

Wir hatten die Herausforderung, dass wir nach der Erstellung & Umsetzungen der DSGVO-Richtlinien eine ernsthafte Prüfung im Bereich der DSGVO brauchten. Herr Niehoff hat uns das Ganze sehr gut erläutert und super unterstützt. Wir möchten uns an dieser Stelle für die hervorragende Zusammenarbeit bedanken!

Chief Digital Officer aus Lüneburg

Öffentliche Verwaltung

Sie schaffen es, dieses Thema so interessant zu verpacken, dass ich trotzdem am Ende mit einem Lächeln aus den Meetings gehe.

Sekretariat

Rechtsanwaltskanzlei

Außerdem hat unsere Bearbeit­erin unserer Homepage Ihre Anweisungen sehr gelobt! Sie schreibt: „Kompliment an dieser Stelle an ihren Datenschutz­beauftragten, ich habe selten so fundierte Anweisungen bekommen, bei denen ich zu 100% mitgehe.“ Auch ich kann Ihnen an dieser Stelle mitteilen, dass sie mir sehr verständlich aufzeigen, was ich im Datenschutzdschungel nach und nach alles bearbeiten muss. Danke dafür! 😊

Fachkunde

Die Gestaltung einer datenschutz­konformen Organisation verbessert sofort die Sicher­heit Ihres Unter­nehmens. Lassen Sie uns deshalb jetzt über Ihre laufenden oder zukünftigen Pro­jekte sprechen und die Umsetz­ung unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen planen.

Im Laufe der Jahre habe ich mir ein fundiertes Wissen im Bereich des Datenschutzes und der Informationssicherheit angeeignet. Eine permanente Weiterbildung ist für mich selbstverständlich. Ich halte meine Mandanten auf dem neuesten Stand.

fachkundenachweis-niehoff (Benutzerdefiniert)

Rund um den Verein

Vereine müssen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Interessenten, (Vorstands-)Mitgliedern und Ehrenamtlichen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes beachten. Schon bei der Planung des Vereins oder im täglichen (Spiel-)betrieb stellen sich zahlreiche Fragen, die der Vorstand beantworten muss.

Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Prüfung durchführt, ist es meist zu spät, um die fehlenden Vorgaben zu erfüllen. Mehrheitlich liegen dann anlassbezogene Unterlagen der Aufsichtsbehörde schon vor, wie z. B. eine nicht fachgerecht erstellte Einwilligung oder Fotos von nicht rechtskonformen VeröffentlichungenAushängenStart- und Ergebnislisten oder Übermittlungen an Sponsoren und Wirtschaftsunternehmen.

Datenschutz im Verein 2
Foto: Jon Tyson @ unsplash.com

Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihnen zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren.

Typische Datenschutzthemen im Golfverein

In jedem Verein sind typischerweise folgende Themen zu beachten und müssen jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden.

Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich Ihren Datenschutz im Verein voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.

Check-up für Ihren Verein

Sie möchten wissen, wo Ihr Verein in puncto Datenschutz und Daten­sicherheit steht? Dann buchen Sie meine Beratung und Kontrolle und erfahren Sie, wo es Handlungs­bedarf gibt und wo Sie bereits gesetzes­konform alle Richtlinien der DSGVO umsetzen.

Ob alteingesessener Verein oder ein geplanter Neustart – ich berate diverse Vereine im norddeutschen Bereich oder auch per Videokonferenz.

Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Daten­sicherheit bei einem besteh­endem Vertrag (mit einem externen Daten­schutz­berater) oder Ausübung durch interne ehrenamtliche Beschäftigte? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienst­leist­ung in Form einer umfass­enden Über­prüfung.

Datenschutzberatung, Datenschutzbeauftragter oder Experte für Informationssicherheit?

Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutz­beauf­tragter DSGVO sowie externer Infor­mations­sicherheitsbeauf­tragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Daten­schutz­beratungen in Norddeutschland durch.

Haben Sie nach einer von mir durchge­führten Beratung Interesse an einer längeren Zusammen­arbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Infor­mations­schutz­beauf­tragten, können wir dieses gerne fest­legen. 

Mit meiner über 20-jährigen Berufs­erfahr­ung bringe ich viel Wissen als unab­hängiger Datenschutz­berater mit. Profitieren Sie vom ersten Tag an, um den Datenschutz im Verein umzusetzen.

Binden Sie mich früh und umfass­end in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Verein ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personen­bezogenen und geschäfts­krit­ischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorge­sehenen gesetz­lichen Richt­linien statt­findet.

Leistungspakete Datenschutz

Ich biete verschiedene Leistungs­pakete zum Thema Daten­schutz und Infor­mations­sicher­heit an. Ein Do-it-Your­self-Ser­vice für kleinere Unternehmen, ein Komfort­paket mit umfang­reichen Dienst­leistungen und ein Premium-Paket für eine Rund-um-die-Uhr-Betreu­ung.
Bei sämt­lichen Paketen ist mein Daten­schutz­portal inklu­sive. Damit können Sie Ihren Nach­weis­pflichten zum Daten­schutz einfach und bequem nach­kommen.
Sie haben Fragen zu den Paketen oder möchten ein kosten­loses Erst­gespräch in Anspruch nehmen? Kein Problem – buchen Sie einfach einen Termin.
datenschutz preise niehoff-systemberatung

Budget

Unternehmen bis 20 Beschäftigte
ab 150 EUR pro Monat, monatlich kündbar
  •  

Komfort

Unternehmen ab 20 Beschäftigte
ab 250 EUR pro Monat, jährlich kündbar
  •  
Angesagt

Premium

Unternehmen ab 50 Beschäftigte
ab 500 EUR pro Monat, 2 Jahre Bindung
  •  

Häufig gestellte Fragen

Ein Verein muss sämtliche Vorgaben des Datenschutzes beachten, wenn er personenbezogene Daten verarbeitet. Mitglieder- und Beschäftigtendaten – auch von Ehrenamtlichen – fallen daher unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Vereinsziele zulässig. Doch es gibt noch diverse weitere Verarbeitungs­tätigkeiten, die beachtet werden müssen. Finden Sie hier ein paar Antworten auf Fragen, die mich immer wieder erreichen.

Fragen und Antworten zum Datenschutz bei Vereinen

Ein Verein muss den Datenschutz beachten, wenn er personenbezogene Daten verarbeitet. Mitglieder- und Beschäftigtendaten fallen daher unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der Vereinsziele zulässig.

Personenbezogene Daten dürfen nur dann verarbeitet, d. h. auch gespeichert werden, wenn es eine gesetzliche Grundlage gibt, die aus der Datenschutz-Gesetzgebung (z. B. DSGVO). Dies kann eine Einwilligung, ein Vertrag, ein Gesetz oder ein berechtigtes Interesse des Vereines sein.

Typischerweise besteht eine Bestellpflicht für Vereine, bei denen mehr als 20 Beschäftigte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden. Das trifft nicht für alle Vereine zu.

Eine Bestellpflicht kann sich jedoch auch bei einer geringen Anzahl von Beschäftigten ergeben – wenn Sie besonders sensible Daten, wie z. B. Gesundheitsdaten verarbeiten. 

Informieren Sie sich, wenn Sie nicht sicher sind, was man darunter versteht. Dies könnte sein, wenn Sie Tätigkeiten ausüben, die eine Datenschutz-Folgeabschätzung notwendig machen oder wenn Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung vornehmen.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind in der DSGVO festgelegt. Neben der Unterrichtung und Beratung des Vereins muss er die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze überwachen.

Er berät auch bei  Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen  Personen und den Aufsichtsbehörden,

Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist so abwechslungsreich, wie komplex.

In diesem sich noch stetig veränderten Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, um die Umsetzung zügig und fachgerecht umzusetzen.

Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihren Verein praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:

  • - Durchführung einer Bestandsaufnahme – Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
  • - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
  • - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
  • - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Betroffenenanfragen
  • - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihren Golfverein gem. Art. 39 DSGVO
  • - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
  • - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
  • - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz

Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogenen Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten.

Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung  müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne auch bei Vereinen vernachlässigt. 

Vereine müssen nachweisen können, dass ihre Datenverarbeitungen datenschutzkonform sind (die sog. „Rechenschaftspflicht“). Die Dokumentationspflicht soll dies sicherstellen und das bedeutet, dass eine Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten erfolgen muss. Der Vorstand sollte mindestens folgende Pflichten umsetzen und nachweisen können:

  • - Inventur der Verarbeitungstätigkeiten
  • - Erfüllung von Betroffenenrechte, wie z. B. Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung
  • - Transparente Darstellung der Datenverarbeitungen (Informationspflichten) gegenüber den betroffenen Personen (z. B. Interessenten, Mitgliedern oder  Geschäftspartner)
  • - Dokumentation der technische und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
  • - Vertragsmanagement mit Auftragsverarbeitungsverarbeitern einschl. der vorherigen und regelmäßigen Eignungsprüfung
  • - Prozesse zur Handhabung von Datenschutzverletzungen („Datenpanne")
  • - Einhaltung der Datenschutzgrundsätze, d. h. Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Vertraulichkeit und Nachweispflicht pro Verarbeitungstätigkeit
  • - Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Schulung der Beschäftigten (auch Ehrenamtlichen) 

Weitere typische Datenverarbeitungen müssen ebenfalls beachtet werden, wie z. B. 

  • - Nutzung von Mitgliederdaten für die Verwaltung einschl. der Beiträge
  • - Erstellung und Verteilung von Vereinsprotokollen
  • - Erstellung von Mitgliederlisten und -einsichtnahmen im Zusammenhang mit Versammlungen
  • - Planung, Durchführung und Nachbereitung von Wettbewerben im Verein (Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Veröffentlichung von Ranglisten, Ergebnissen und Aufstellungen)
  • - Verarbeitung / Veröffentlichung von Daten der Funktionsträger 
  • - Nutzung von Daten Dritter
  • - Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung
  • - Datenübermittlung an Vereinsmitglieder
  • - Bekanntgabe zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Mitgliederrechte
  • - Mitteilungen in Aushängen und Vereinspublikationen
  • - Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine
  • - Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken, u. a. auch an Versicherungen
  • - Veröffentlichungen im Internet und im geschützten Vereinsbereich, z. B. zur Berichterstattung
  • - Erteilung von Auskünften personenbezogener Daten an die Presse und sonstige Massenmedien
  • - Übermittlung von Daten für Zwecke der Wahlwerbung
  • - Übermittlung von Mitgliederdaten an die Gemeindeverwaltung
  • - Datenübermittlung an den Arbeitgeber eines Mitglieds und an die Versicherung
  • - Vereinsdokumentationen (z. B. Jahrbücher)
  • - Verarbeitung von Daten mit ggf. Veröffentlichung von Jubiläen, Gratulationen und Ehrungen

Kontakt

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