Daten­schutz für Golfvereine

Ein Ver­ein muss als Ver­ant­wort­li­cher für die Daten­ver­ar­bei­tung sämt­li­che Vor­ga­ben der DSGVO und des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes beach­ten, wenn per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­tet wer­den. Mit­glie­der- und Beschäf­tig­ten­da­ten, wie z. B. Name, Adres­se, Geburts­da­tum, Spiel­ergeb­nis­se oder Kon­to­da­ten. Die Nut­zung die­ser Infor­ma­tio­nen ist in der Regel zur Erfül­lung der Ver­eins­zie­le zuläs­sig. Eine Über­sicht erhal­ten Sie im Bereich „Typi­sche Datenschutzthemen“.

Typi­scher­wei­se besteht eine Bestell­pflicht für Golf­clubs, bei denen mehr als 20 Beschäf­tig­te mit der Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten betraut wer­den. Es gibt noch ein paar Aus­nah­men von der Rege­lung, die aber übli­cher­wei­se nicht für Golf­plät­ze zutref­fen werden.

Wenn Sie Dienst­leis­ter beauf­tra­gen und die­se per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Kern auf­trags­be­zo­gen ver­ar­bei­ten, dann müs­sen Sie diver­se Punk­te beach­ten. Neben dem Abschluss einer Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­ein­ba­rung müs­sen Sie den Auf­trags­ver­ar­bei­ter auf Eig­nung vor­ab und dann regel­mä­ßig prü­fen. Dies müs­sen Sie gegen­über den Auf­sichts­be­hör­den nach­wei­sen kön­nen. Die­ses The­ma ist recht umfang­reich, wird aber ger­ne vernachlässigt. 

Mit mei­ner lang­jäh­ri­gen Erfah­rung brin­ge ich auch Ihren Ver­ein pra­xis­nah und wirt­schaft­lich im Daten­schutz vor­an. Mein typi­scher Auf­ga­ben­be­reich umfasst unter ande­rem fol­gen­de Bereiche:

- Durch­füh­rung einer Bestandsaufnahme

- Erstel­lung eines prio­ri­sier­ten Akti­ons­pla­nes für wei­te­re Aktivitäten

- Prü­fung und ggf. Aktua­li­sie­rung Ihrer bis­her erar­bei­te­ten Unterlagen

- Bera­tung in sämt­li­chen daten­schutz­re­le­van­ten Themengebieten

- Unter­stüt­zung bei der Erstel­lung Ihrer Doku­men­ta­ti­on, wie z. B. Ver­zeich­nis der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten, Infor­ma­ti­ons­pflich­ten oder die Anfra­gen von betrof­fe­nen Per­so­nen, wie z. B. Mitglieder

- Erfül­lung der Rol­le des Daten­schutz­be­auf­trag­ten für ihren Golf­ver­ein gem. Art. 39 DSGVO

- Prü­fung und Doku­men­ta­ti­on Ihrer Auf­trags­ver­ar­bei­ter gem. Art. 28 DSGVO

- Prü­fung Ihrer Online-Auf­trit­te auf Geset­zes­kon­for­mi­tät und Erstel­lung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten bzw. Datenschutzhinweise

- Erstel­lung von Richt­li­ni­en und Anwei­sun­gen zur Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit und zum Datenschutz

Ein inter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter hat den gro­ßen Vor­teil, dass er die Pro­zes­se im Unter­neh­men und die Betei­lig­ten kennt. Er bekommt im Rah­men sei­ner täg­li­chen Arbeit deut­lich mehr Infor­ma­tio­nen am Ran­de mit. Jedoch ent­ste­hen hohe Kos­ten für die Aus­bil­dung und ste­ti­ge Wei­ter­bil­dung. Ein exter­ner DSB kann den Kos­ten­fak­tor deut­lich redu­zie­ren. Er küm­mert sich auch selbst­stän­dig um sei­ne Wei­ter­bil­dung und lernt, wenn er für meh­re­re Unter­neh­men und Bran­chen tätig ist, deut­lich mehr Umset­zungs­prak­ti­ken kennen.

Die Auf­ga­ben des Daten­schutz­be­auf­trag­ten sind im Gesetz (DSGVO) fest­ge­legt. Neben der Unter­rich­tung und Bera­tung des Unter­neh­mens, muss er die Ein­hal­tung der rele­van­ten Daten­schutz­ge­set­ze über­wa­chen.  Er berät auch bei Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zun­gen und kom­mu­ni­ziert mit den betrof­fe­nen Per­so­nen und den Auf­sichts­be­hör­den. Die Arbeit des Daten­schutz­be­auf­trag­ten ist so abwechs­lungs­reif, wie kom­plex. In die­sem sich noch ste­tig ver­än­der­ten Rechts­ge­biet emp­fiehlt es sich, einen erfah­re­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu bestel­len und zumin­dest als Daten­schutz­be­ra­ter regel­mä­ßig einzubinden.