Praxisnahe Umsetzung seit 2013

Ihr Branchenexperte für Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutz für Personaldienstleister

Bewerberdaten sind sehr sensibel. Diese Seite zeigt Ihnen mehr als 10 Themen, die im Datenschutz für Personaldienstleister beachtet werden müssen.

Der Umgang mit Daten von Bewerber­innen und Bewerbern ist für Personal­dienst­leister und Head­hunter tägliche Praxis. Ob diese immer im Einklang mit den daten­schutz­rechtlichen Vorgaben umge­setzt werden, ist teil­weise unklar.

Das Datenschutzrecht entwickelt sich sehr dynamisch und alle Unternehmen müssen schauen, ob die gesetzlichen Pflichten sich verändert haben.

Niehoff-Systemberatung Matthias Niehoff

Ich berate Personalberater und Headhunter im Datenschutz v­on A-Z.

Es gibt fast wöchentlich neue Urteile, Einschätz­ungen, Handlungs­empfehlungen und Fach­berichte von Aufsichts­behörden und Datenschutz­beauftragten.

Diese Veränder­ungen können gegebenenfalls Aus­wirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Nur durch einen Experten im Datenschutz ist es möglich, die gesetzlichen Vorgaben zeitnah und fach­gerecht umzusetzen. 

Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern geben Anregungen zur Umsetzung. Für eine passgenaue Umsetzung nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Inhalte

Haben Sie keine internen Ressourcen für diesen Bereich zur Verfügung, steht Ihnen Niehoff-Systemberatung zur Seite. Mit einer lösungs­orientierten und ganz­heit­lichen Anwendung der Datenschutz­gesetze und der Informations­sicherheit.

Passende praxis­nahe Lösungen und die Gestaltung von datenschutz­konformen und sicheren Prozessen – bei risiko­basierten Ansätzen – erhalten Sie von mir für Ihre Firma.

Sie benötigen ein Angebot für ein Projekt? Jetzt einfach anfragen.

Leistungen

Datenschutz für Personaldienstleistern: Ich biete Ihnen das Mandat als Datenschutz­beauftragter oder als Berater im Datenschutz für die Umsetzung Ihrer gesetz­lichen Pflichten.

Daten­schutz­berater DSGVO

Mit einer modernen Beratung im Bereich Daten­­schutz und Informations­sicherheit sparen Sie interne Ressourcen und setzen Ihr Projekt zeitnah um.

Daten­schutz­beauftragter DSGVO

Als externer Datenschutz­­­beauftragter bietet ich Ihnen einen Rund-um-Support nach den gesetz­lichen Vorgaben. Nutzen Sie vom ersten Tag an meine lang­jährige Erfahrung.

Infor­mations­sicher­heits­beauf­tragter

Ich berate Sie in allen Bereichen der Informations­­sicherheit. Schützen Sie Ihre Daten vor den Gefähr­dungen dieser Zeit nach dem Stand der Technik.

Datenschutz-Schulungen DSGVO

Praxisnahe Schulungen im Datenschutz sind unerlässlich. Ich biete passende Präsenz­-Veranstaltungen, Webinare und E-Learning-Kurse.

Datenschutzberatung für Personaldienstleister

Aufsichtsbehörden schauen sich auch in Personalberater aufgrund von Beschwerden von missgelaunter Bewerber an, ob die gesetzlichen Pflichten der DSGVO eingehalten worden sind. Typische Angriffsflächen sind:

Kundenstimmen

Zufriedene Kunden empfehlen meine Dienstleistung weiter. Überzeugen Sie sich.

Interner DSB aus Hamburg

IT Grosshandel

Mit einer hohen datenschutz­rechtlichen, organisatorischen und sicherheits­relevanten Kompetenz hat Herr Niehoff unser Unter­nehmen schnell und mit außer­ordentlicher Unter­stützung bei der Umsetzung der DSGVO unterstützt. Das Coaching hat sich bezahlt gemacht.

Geschäftsführer aus Hamburg

Testexperten KLE GmbH

Wir hatten die Herausforderung, dass wir nach der Erstellung & Umsetzungen der DSGVO-Richtlinien eine ernsthafte Prüfung im Bereich der DSGVO brauchten. Herr Niehoff hat uns das Ganze sehr gut erläutert und super unterstützt. Wir möchten uns an dieser Stelle für die hervorragende Zusammenarbeit bedanken!

Chief Digital Officer aus Lüneburg

Öffentliche Verwaltung

Sie schaffen es, dieses Thema so interessant zu verpacken, dass ich trotzdem am Ende mit einem Lächeln aus den Meetings gehe.

Sekretariat

Rechtsanwaltskanzlei

Außerdem hat unsere Bearbeit­erin unserer Homepage Ihre Anweisungen sehr gelobt! Sie schreibt: „Kompliment an dieser Stelle an ihren Datenschutz­beauftragten, ich habe selten so fundierte Anweisungen bekommen, bei denen ich zu 100% mitgehe.“ Auch ich kann Ihnen an dieser Stelle mitteilen, dass sie mir sehr verständlich aufzeigen, was ich im Datenschutzdschungel nach und nach alles bearbeiten muss. Danke dafür! 😊

Fachkunde

Die Gestaltung einer datenschutz­konformen Organisation verbessert sofort die Sicher­heit Ihres Unter­nehmens. Lassen Sie uns deshalb jetzt über Ihre laufenden oder zukünftigen Pro­jekte sprechen und die Umsetz­ung unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen planen.

Im Laufe der Jahre habe ich mir ein fundiertes Wissen im Bereich des Datenschutzes und der Informationssicherheit angeeignet. Eine permanente Weiterbildung ist für mich selbstverständlich. Ich halte meine Mandanten auf dem neuesten Stand.

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Rund um den Personaldienstleister

Der Umgang mit personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren oder im Coaching spielt eine große Herausforderung für die verantwortlichen Unternehmen. Der Einsatz von webbasierten Anwendungen, der Anstieg von Daten in digitaler Form und die steigende Verzahnung zwischen Unternehmen und weiteren externen Dritten erfordern einen professionellen Datenschutz im Bereich des Personalmanagements und der Kommunikation und die Einführung robuster Prozesse und technische und organisatorische Maßnahmen im Umgang mit diesen Daten.

Mängel im Datenschutzes bei Personaldienstleistern führen zu Beschwerden, Streitereien, die nicht selten vor Gericht landen oder sogar zu Strafzahlungen führen. Aber nicht nur die Bewerberdaten, Zeugnissen oder finanziellen Informationen sind wirkungsvoll zu schützen. Beschäftigt der Personaldienstleister auch eigenes Personal, sind deren Daten ebenfalls datenschutzkonform zu verarbeiten.

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Foto: Ant Rozetsky@unsplash.com

Für sämtliche Tätigkeiten im Datenschutz und der Informationssicherheit stehe ich Ihnen zur Verfügung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin, um mehr zu erfahren.

Typische Datenschutzthemen bei Personaldienstleistern

Bei jedem Personaldienstleister sind typischerweise folgende Themen zu beachten und müssen jährlich auf Aktualität und Gesetzeskonformität geprüft werden.

Als lokaler Datenschutzexperte bringe ich Ihren Datenschutz im Unternehmen voran. Nach der Sichtung der bestehenden Unterlagen erhalten Sie einen detaillierten und priorisierten Maßnahmenplan, der als Basis für die Zusammenarbeit gilt.

Check-up für Personaldienstleister

Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen in puncto Datenschutz und Daten­sicherheit steht? Werden die Daten Ihrer Beschäftigten und Bewerber sicher verarbeitet? Dann buchen Sie meine Beratung und erfahren Sie, wo es Handlungs­bedarf gibt und wo Sie bereits gesetzes­konform arbeiten.

Ob alteingesessenes Unternehmen oder Start-up ich berate alle Personaldienstleister im norddeutschen Bereich vor Ort oder auch per Videokonferenz.

Wünschen Sie eine zweite Meinung zum Thema Datenschutz und Daten­sicherheit in Ihrem Unternehmen? Auch hier helfe ich Ihnen mit meiner Dienst­leist­ung in Form einer umfass­enden Über­prüfung (Check-Up).

Datenschutzberatung, Datenschutzbeauftragter oder Experte für Informationssicherheit?

Ganz nach Ihren Wünschen werde ich für Ihr Unternehmen als Datenschutz­beauf­tragter DSGVO sowie externer Infor­mations­sicherheitsbeauf­tragter tätig oder führe (einmalig sowie auf Wunsch regelmäßig) Daten­schutz­beratungen in Nord-Deutschland durch.

Haben Sie nach einer von mir durchge­führten Beratung Interesse an einer längeren Zusammen­arbeit in Form eines externen Datenschutz- bzw. Infor­mations­schutz­beauf­tragten, können wir dieses gerne fest­legen. 

Mit meiner über 20jährigen Berufs­erfahr­ung bringe ich viel Wissen als unab­hängiger Datenschutz­berater mit, von dem Sie vom ersten Tag an profitieren.

Binden Sie mir früh und umfass­end in die datenschutzrelevanten Themen in Ihrem Unternehmen ein. So stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung von personen­bezogenen und geschäfts­krit­ischen Daten stets unter Einhaltung sämtlicher dafür vorge­sehenen gesetz­lichen Richt­linien statt­findet.

Leistungspakete Datenschutz

Ich biete verschiedene Leistungs­pakete zum Thema Daten­schutz und Infor­mations­sicher­heit an. Ein Do-it-Your­self-Ser­vice für kleinere Unternehmen, ein Komfort­paket mit umfang­reichen Dienst­leistungen und ein Premium-Paket für eine Rund-um-die-Uhr-Betreu­ung.
Bei sämt­lichen Paketen ist mein Daten­schutz­portal inklu­sive. Damit können Sie Ihren Nach­weis­pflichten zum Daten­schutz einfach und bequem nach­kommen.
Sie haben Fragen zu den Paketen oder möchten ein kosten­loses Erst­gespräch in Anspruch nehmen? Kein Problem – buchen Sie einfach einen Termin.
datenschutz preise niehoff-systemberatung

Budget

Unternehmen bis 20 Beschäftigte
ab 150 EUR pro Monat, monatlich kündbar
  •  

Komfort

Unternehmen ab 20 Beschäftigte
ab 250 EUR pro Monat, jährlich kündbar
  •  
Angesagt

Premium

Unternehmen ab 50 Beschäftigte
ab 500 EUR pro Monat, 2 Jahre Bindung
  •  

Häufig gestellte Fragen

Seit 2013 biete ich Dienstleistungen im Bereich Datenschutz für Personaldienstleister und Personalvermittler DSGVO an. Sämtliche Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten von z. B. Bewerber, eigenen Beschäftigten und Kunden fallen unter diesen Schutz. Die Nutzung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung des Bewerbungsprozesses bzw. der Vermittlung zulässig. Doch es gibt noch weitere Verarbeitungs­tätigkeiten, die beachtet werden müssen. Finden Sie hier ein paar Fragen und Antworten, die mir immer wieder von Personaldienstleistern gestellt werden.

Fragen und Antworten zum Datenschutz bei Personaldienstleistern

Persönliche Daten von Bewerbern fallen regelmäßig bei jedem Kontakt an. Viele Bewerber sind zudem besonders  sensibel, denn das Bekanntwerden einer Bewerbung aus einem bestehenden Beschäftigungsverhältnis kann gravierende Nachteile mit sich bringen - vor allem, wenn der bestehende Arbeitgeber davon erfährt. Daher ist äußerste Diskretion notwendig.

Der Personalvermittler kennt das bestehende Arbeitsverhältnis, das aktuelle Gehalt und Vorlieben, ggf. die familiären Verhältnisse, Gründe für Schwierigkeiten in der alten Firma und erfährt von Stärken und Schwächen des Bewerbers (ggf. auch Gutachten, Vorstrafen oder sonstiges Fehlverhalten oder eine bereits erfolgte, aber nicht im Unternehmen kommunizierte Kündigung).

Der Personalvermittler muss dafür sorgen, dass die personenbezogenen Daten nach dem Datenschutzgesetz absolut vertraulich und fachgerecht verarbeitet werden. Die Enttäuschung der Bewerber bei Fehlern ist gut nachvollziehbar und führt meist zu anlassbezogenen Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden.

Kaum ein Unternehmen bekommt einen so umfassenden Einblick in die Persönlichkeit des Bewerbers. Dies ist auch notwendig, denn schließlich erfolgt die Bezahlung des Personalvermittlers erst bei einem abgeschlossenen Vertrag. Dafür ist es notwendig, die genauen Umstände des Bewerbers zu kennen.

Dies verpflichtet ihn in besonderer Weise, das informationelle Selbstbestimmungsrecht seiner Bewerber zu wahren.

In aller Regel ist eine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) durchzuführen, wenn mindestens 2o  Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten betraut werden. 

Es gibt noch ein paar Ausnahmen, wann eine Bestellung regelmäßig erfolgen muss, wie z. B. bei

  • - der Verarbeitung besonders schützenswerter Daten, die auch eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig machen.
  • - der geschäftsmäßigen Übermittlung personenbezogener Daten oder
  • - der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung

Eine Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten könnte sich also daraus ergeben, dass eine Kerntätigkeit des Personalvermittlers eine risikoreiche Datenverarbeitung darstellt, die aufgrund Art, Umfang und/oder Zwecke eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich macht. Beim Betreiben einer Personalvermittlung ist dies denkbar. Es werden als Hauptaufgabe des Personalvermittlers zahlreiche Daten von vielen Kandidaten und Bewerbern gesammelt und systematisch aufbereitet und Dritten (potenziellen Arbeitgebern) zur Verfügung gestellt.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im Gesetz festgelegt. Er muss das Unternehmen und die Beschäftigten unterrichten und beraten, aber auch die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze überwachen. Er berät auch bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und kommuniziert mit den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden.

Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten ist so abwechslungsreich, wie komplex. In diesem sich noch stetig veränderten Rechtsgebiet empfiehlt es sich, einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den großen Vorteil, dass er die Prozesse im Unternehmen und die Beteiligten kennt. Er bekommt im Rahmen seiner täglichen Arbeit deutlich mehr Informationen am Rande mit. Jedoch entstehen jedoch hohe Kosten für die Ausbildung und stetige Weiterbildung.

Ein externer DSB kann den Kostenfaktor deutlich reduzieren. Er kümmert sich auch selbstständig um seine Weiterbildung und lernt, wenn er für mehrere Unternehmen tätig ist, deutlich mehr Umsetzungspraktiken kennen.

Mit meiner langjährigen Erfahrung bringe ich auch Ihr Unternehmen praxisnah und wirtschaftlich in diesen Themen voran. Mein typischer Aufgabenbereich umfasst unter anderem folgende Bereiche:

  • - Durchführung einer Bestandsaufnahme – Erstellung eines priorisierten Aktionsplanes für weitere Aktivitäten
  • - Prüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer bisher erarbeiteten Unterlagen
  • - Beratung in sämtlichen datenschutzrelevanten Themengebieten
  • - Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentation, wie z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten oder die Anfragen Betroffener
  • - Erfüllung der Rolle des Datenschutzbeauftragten für ihr Unternehmen gem. Art. 39 DSGVO
  • - Prüfung und Dokumentation Ihrer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO
  • - Prüfung Ihrer Online-Auftritte auf Gesetzeskonformität und Erstellung der Informationspflichten und Datenschutzhinweise
  • - Erstellung von Richtlinien und Anweisungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz

Als Personaldienstleister oder Personalvermittler DSGVO dürfen Sie nur jene Daten Ihrer Bewerber verarbeiten, die Sie für die Erfüllung des Beherbergungsvertrags benötigen. Dabei sind sowohl die Datenschutzgrundsätze Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten als auch die Speicherbegrenzung. Es darf eine Speicherung nur so lange erfolgen, als dies zeitlich erforderlich ist
und der Zweck für die Verarbeitung nicht entfallen ist.

In den folgenden Bereichen werden immer wieder Fehler im Bewerbungsprozess gemacht, die zu Abmahnungen oder Beschwerden führen:

  • - Bewerbungsprozess
  • - Aufbereitungsprozess der Unterlagen für potenzielle Arbeitgeber
  • - Aufenthalt und Verwendung von Daten für weitere Zwecke, wie z. B. dauerhafte Speicherung von Daten für eine Profilbildung
  • - Löschprozess von abgelehnten oder vermittelten Bewerbern
  • - Prozesse zur Geltendmachung von Betroffenenrechten (z. B. Auskunft, Berichtigung oder Löschung)

Wenn Sie Dienstleister beauftragen und diese personenbezogenen Daten im Kern verarbeiten, dann müssen Sie diverse Punkte beachten. Neben dem Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung  müssen Sie den Auftragsverarbeiter auf Eignung vorab und dann regelmäßig prüfen. Dies müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden auch nachweisen können. Dieses Thema ist recht umfangreich, wird aber gerne vernachlässigt. Typische Auftragsverarbeiter bei einem Personalberater sind:

  • - Betreiber oder Lieferant von Personalsoftware (Fernwartung oder / und Hosting)
  • - Externe Personalverwaltung oder Lohnbuchhaltung
  • - IT-Support
  • - Betrieb oder Support Telekommunikationsanlage
  • - Betrieb von Online-Bewerbungssystemen
  • - Hosting oder Betreuung der Online-Auftritte
  • - E-Mail-Newsletter-Service
  • - Sonstige Cloud-Dienste (z. B. Office 365 von Microsoft)
  • - Callcenter
  • - Datensicherung / Archivierung
  • - Papier- oder Datenträgerentsorgung
  • - Consulting
  • - E-Mail- oder Spamdienst
  • - Online-Dienste, z. B. Analysetools auf der Webseite oder in der App

Bewerberdaten sind grundsätzlich zu löschen, wenn der Zweck ("die Bewerbung") erfüllt worden ist. Es gibt aber noch Möglichkeiten oder Pflichten, die Daten der Kandidaten weiterhin zu speichern. Einige davon werden hier aufgeführt:

  1. Die personenbezogenen Daten der Bewerber dürfen so lange gespeichert werden, wie sie für die Besetzung einer offenen Stelle mit einem passenden Bewerber durch ein entsprechendes Bewerbungsverfahren andauert. Nach einer Absage, weil z. B. die ausgeschriebene Stelle nicht mit einem anderen Kandidaten besetzt wurde, ist zwar der Zweck erfüllt, jedoch das Bewerbungsverfahren noch nicht abgeschlossen. Das ist erst dann der Fall, wenn gegen den Personalvermittler keine gesetzlichen Ansprüche gem. §15 Abs. 4 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) mehr geltend gemacht werden können.

    Dabei hat ein abgelehnter Bewerber zwei Monate nach Zugang der Absage Zeit, mögliche Entschädigungsansprüche anzuzeigen. Um die Vorwürfe nach AGG widerlegen zu können, ist es grundsätzlich zulässig, die Bewerbungsunterlagen und auch die Dokumentation des Bewerbungsverfahrens mindestens 2 Monate nach Zugang der Ablehnung an den Bewerber zu speichern.

    Personalvermittler stärken ihre Rechtssicherheit, wenn sie auch das Anforderungsprofil der Stelle und die Kriterien der Einstellungsentscheidung dokumentieren und speichern. Um Verzögerungen in der Post- und Klagezustellung zu berücksichtigen, hat sich bei den Aufsichtsbehörden eine Speicherdauer von vier bis sechs Monaten etabliert.

  2. Unterlagen von Kandidaten, die beim Auftraggeber vorgestellt, aber nicht eingestellt wurden, können ebenfalls für drei Jahre (Verjährung) gespeichert werden. Denn für den Personalvermittler sind ggf. Ansprüche gegen den Auftraggeber denkbar. Das sind Fälle, in denen zwar vorgestellte Kandidaten nicht sofort eingestellt werden, sondern erst längere Zeit nach Abschluss des Mandats, sogar ohne Wissen des Personalberaters.
  3. Unterlagen mit steuerlicher Relevanz, z. B. Abschlussrechnungen, Gewährleistungsunterlagen, dürfen 10 bzw. 6 Jahre gespeichert werden (§§ 147 Abs. 3 AO, 257 Abs. 4 HGB).
  4. In Kandidaten- oder auch Talentpools können Bewerberdaten oftmals länger gespeichert werden, um mögliche spätere Bewerbungen aus dem internen Pool zu berücksichtigen. Für diese Speicherung ist aber die aktive und ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen nötig, die auch nach Zugang der Absage aktiv erfragt werden kann. Die umfangreichen Vorgaben der Einwilligung sind zu berücksichtigen.
  5. Wird der Bewerber an einen Arbeitgeber vermittelt, werden alle mit der Bewerbung in Zusammenhang stehenden Daten Gegenstand der Personalakte des zukünftigen Arbeitgebers. Wurden Unterlagen durch den Bewerber aber gefälscht, kann es zu Rechtsansprüchen des Arbeitgebers kommen. Daher ist eine zivilrechtliche Verjährungsfrist zu beachten. Die Speicherung der Unterlagen der Kandidaten, die beim Auftraggeber vor- und eingestellt wurden, können regelmäßig für drei Jahre gespeichert werden, um Rechtsansprüche geltend machen, abwehren oder durchführen zu können.
  6. Besteht keine Rechtsgrundlage mehr zur weiteren Speicherung, müssen grundsätzlich alle Daten von allen IT-Systemen oder Akten gelöscht werden. Davon ausgenommen sind mindestens Vor- und Zuname, um eine erneute Ansprache zu vermeiden. Das wiederholte Ansprechen von Kandidaten, die nicht ihren Job wechseln wollen, kann eine wettbewerbswidrige Handlung darstellen.

Kontakt

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