Daten­schutz für Personaldienstleister

Per­sön­li­che Daten von Bewer­bern fal­len regel­mä­ßig bei jedem Kon­takt an. Vie­le Bewer­ber sind zudem beson­ders  sen­si­bel, denn das Bekannt­wer­den einer Bewer­bung aus einem bestehen­den Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis kann gra­vie­ren­de Nach­tei­le mit sich brin­gen — vor allem, wenn der bestehen­de Arbeit­ge­ber davon erfährt. Daher ist äußers­te Dis­kre­ti­on notwendig.

Der Per­so­nal­ver­mitt­ler kennt das bestehen­de Arbeits­ver­hält­nis, das aktu­el­le Gehalt und Vor­lie­ben, ggf. die fami­liä­ren Ver­hält­nis­se, Grün­de für Schwie­rig­kei­ten in der alten Fir­ma und erfährt von Stär­ken und Schwä­chen des Bewer­bers (ggf. auch Gut­ach­ten, Vor­stra­fen oder sons­ti­ges Fehl­ver­hal­ten oder eine bereits erfolg­te, aber nicht im Unter­neh­men kom­mu­ni­zier­te Kündigung).

Der Per­so­nal­ver­mitt­ler muss dafür sor­gen, dass die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten nach dem Daten­schutz­ge­setz abso­lut ver­trau­lich und fach­ge­recht ver­ar­bei­tet wer­den. Die Ent­täu­schung der Bewer­ber bei Feh­lern ist gut nach­voll­zieh­bar und führt meist zu anlass­be­zo­ge­nen Prü­fun­gen durch die Aufsichtsbehörden.

Kaum ein Unter­neh­men bekommt einen so umfas­sen­den Ein­blick in die Per­sön­lich­keit des Bewer­bers. Dies ist auch not­wen­dig, denn schließ­lich erfolgt die Bezah­lung des Per­so­nal­ver­mitt­lers erst bei einem abge­schlos­se­nen Ver­trag. Dafür ist es not­wen­dig, die genau­en Umstän­de des Bewer­bers zu kennen.

Dies ver­pflich­tet ihn in beson­de­rer Wei­se, das infor­ma­tio­nel­le Selbst­be­stim­mungs­recht sei­ner Bewer­ber zu wahren.

In aller Regel ist eine Bestel­lung eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten (DSB) durch­zu­füh­ren, wenn min­des­tens 2o  Per­so­nen stän­dig mit der auto­ma­ti­sier­ten Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten betraut werden. 

Es gibt noch ein paar Aus­nah­men, wann eine Bestel­lung regel­mä­ßig erfol­gen muss, wie z. B. bei

• - der Ver­ar­bei­tung beson­ders schüt­zens­wer­ter Daten, die auch eine Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zung not­wen­dig machen.
• - der geschäfts­mä­ßi­gen Über­mitt­lung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten oder
• - der anony­mi­sier­ten Über­mitt­lung oder für Zwe­cke der Markt- oder Meinungsforschung

Eine Pflicht zur Bestel­lung eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten könn­te sich also dar­aus erge­ben, dass eine Kern­tä­tig­keit des Per­so­nal­ver­mitt­lers eine risi­ko­rei­che Daten­ver­ar­bei­tung dar­stellt, die auf­grund Art, Umfang und/oder Zwe­cke eine umfang­rei­che, regel­mä­ßi­ge und sys­te­ma­ti­sche Über­wa­chung von betrof­fe­nen Per­so­nen erfor­der­lich macht. Beim Betrei­ben einer Per­so­nal­ver­mitt­lung ist dies denk­bar. Es wer­den als Haupt­auf­ga­be des Per­so­nal­ver­mitt­lers zahl­rei­che Daten von vie­len Kan­di­da­ten und Bewer­bern gesam­melt und sys­te­ma­tisch auf­be­rei­tet und Drit­ten (poten­zi­el­len Arbeit­ge­bern) zur Ver­fü­gung gestellt.

Die Auf­ga­ben des Daten­schutz­be­auf­trag­ten sind im Gesetz fest­ge­legt. Er muss das Unter­neh­men und die Beschäf­tig­ten unter­rich­ten und bera­ten, aber auch die Ein­hal­tung der rele­van­ten Daten­schutz­ge­set­ze über­wa­chen. Er berät auch bei Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zun­gen und kom­mu­ni­ziert mit den betrof­fe­nen Per­so­nen und den Aufsichtsbehörden.

Die Arbeit des Daten­schutz­be­auf­trag­ten ist so abwechs­lungs­reich, wie kom­plex. In die­sem sich noch ste­tig ver­än­der­ten Rechts­ge­biet emp­fiehlt es sich, einen erfah­re­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu bestellen.

Ein inter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter hat den gro­ßen Vor­teil, dass er die Pro­zes­se im Unter­neh­men und die Betei­lig­ten kennt. Er bekommt im Rah­men sei­ner täg­li­chen Arbeit deut­lich mehr Infor­ma­tio­nen am Ran­de mit. Jedoch ent­ste­hen jedoch hohe Kos­ten für die Aus­bil­dung und ste­ti­ge Weiterbildung.

Ein exter­ner DSB kann den Kos­ten­fak­tor deut­lich redu­zie­ren. Er küm­mert sich auch selbst­stän­dig um sei­ne Wei­ter­bil­dung und lernt, wenn er für meh­re­re Unter­neh­men tätig ist, deut­lich mehr Umset­zungs­prak­ti­ken kennen.

Mit mei­ner lang­jäh­ri­gen Erfah­rung brin­ge ich auch Ihr Unter­neh­men pra­xis­nah und wirt­schaft­lich in die­sen The­men vor­an. Mein typi­scher Auf­ga­ben­be­reich umfasst unter ande­rem fol­gen­de Bereiche:

• - Durch­füh­rung einer Bestands­auf­nah­me – Erstel­lung eines prio­ri­sier­ten Akti­ons­pla­nes für wei­te­re Aktivitäten
• - Prü­fung und ggf. Aktua­li­sie­rung Ihrer bis­her erar­bei­te­ten Unterlagen
• - Bera­tung in sämt­li­chen daten­schutz­re­le­van­ten Themengebieten
• - Unter­stüt­zung bei der Erstel­lung Ihrer Doku­men­ta­ti­on, wie z. B. Ver­zeich­nis der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten, Infor­ma­ti­ons­pflich­ten oder die Anfra­gen Betroffener
• - Erfül­lung der Rol­le des Daten­schutz­be­auf­trag­ten für ihr Unter­neh­men gem. Art. 39 DSGVO
• - Prü­fung und Doku­men­ta­ti­on Ihrer Auf­trags­ver­ar­bei­ter gem. Art. 28 DSGVO
• - Prü­fung Ihrer Online-Auf­trit­te auf Geset­zes­kon­for­mi­tät und Erstel­lung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten und Datenschutzhinweise
• - Erstel­lung von Richt­li­ni­en und Anwei­sun­gen zur Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit und zum Datenschutz

Als Per­so­nal­dienst­leis­ter oder Per­so­nal­ver­mitt­ler DSGVO dür­fen Sie nur jene Daten Ihrer Bewer­ber ver­ar­bei­ten, die Sie für die Erfül­lung des Beher­ber­gungs­ver­trags benö­ti­gen. Dabei sind sowohl die Daten­schutz­grund­sät­ze Daten­mi­ni­mie­rung und Zweck­bin­dung zu beach­ten als auch die Spei­cher­be­gren­zung. Es darf eine Spei­che­rung nur so lan­ge erfol­gen, als dies zeit­lich erfor­der­lich ist
und der Zweck für die Ver­ar­bei­tung nicht ent­fal­len ist.

In den fol­gen­den Berei­chen wer­den immer wie­der Feh­ler im Bewer­bungs­pro­zess gemacht, die zu Abmah­nun­gen oder Beschwer­den führen:

• - Bewer­bungs­pro­zess
• - Auf­be­rei­tungs­pro­zess der Unter­la­gen für poten­zi­el­le Arbeitgeber
• - Auf­ent­halt und Ver­wen­dung von Daten für wei­te­re Zwe­cke, wie z. B. dau­er­haf­te Spei­che­rung von Daten für eine Profilbildung
• - Lösch­pro­zess von abge­lehn­ten oder ver­mit­tel­ten Bewerbern
• - Pro­zes­se zur Gel­tend­ma­chung von Betrof­fe­nen­rech­ten (z. B. Aus­kunft, Berich­ti­gung oder Löschung)

Wenn Sie Dienst­leis­ter beauf­tra­gen und die­se per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Kern ver­ar­bei­ten, dann müs­sen Sie diver­se Punk­te beach­ten. Neben dem Abschluss einer Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­ein­ba­rung  müs­sen Sie den Auf­trags­ver­ar­bei­ter auf Eig­nung vor­ab und dann regel­mä­ßig prü­fen. Dies müs­sen Sie gegen­über den Auf­sichts­be­hör­den auch nach­wei­sen kön­nen. Die­ses The­ma ist recht umfang­reich, wird aber ger­ne ver­nach­läs­sigt. Typi­sche Auf­trags­ver­ar­bei­ter bei einem Per­so­nal­be­ra­ter sind:

• - Betrei­ber oder Lie­fe­rant von Per­so­nal­soft­ware (Fern­war­tung oder / und Hosting)
• - Exter­ne Per­so­nal­ver­wal­tung oder Lohnbuchhaltung
• - IT-Sup­port
• - Betrieb oder Sup­port Telekommunikationsanlage
• - Betrieb von Online-Bewerbungssystemen
• - Hos­ting oder Betreu­ung der Online-Auftritte
• - E‑Mail-News­let­ter-Ser­vice
• - Sons­ti­ge Cloud-Diens­te (z. B. Office 365 von Microsoft)
• - Call­cen­ter
• - Daten­si­che­rung / Archivierung
• - Papier- oder Datenträgerentsorgung
• - Con­sul­ting
• - E‑Mail- oder Spamdienst
• - Online-Diens­te, z. B. Ana­ly­se­tools auf der Web­sei­te oder in der App

Bewer­ber­da­ten sind grund­sätz­lich zu löschen, wenn der Zweck (“die Bewer­bung”) erfüllt wor­den ist. Es gibt aber noch Mög­lich­kei­ten oder Pflich­ten, die Daten der Kan­di­da­ten wei­ter­hin zu spei­chern. Eini­ge davon wer­den hier aufgeführt:

1. Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten der Bewer­ber dür­fen so lan­ge gespei­chert wer­den, wie sie für die Beset­zung einer offe­nen Stel­le mit einem pas­sen­den Bewer­ber durch ein ent­spre­chen­des Bewer­bungs­ver­fah­ren andau­ert. Nach einer Absa­ge, weil z. B. die aus­ge­schrie­be­ne Stel­le nicht mit einem ande­ren Kan­di­da­ten besetzt wur­de, ist zwar der Zweck erfüllt, jedoch das Bewer­bungs­ver­fah­ren noch nicht abge­schlos­sen. Das ist erst dann der Fall, wenn gegen den Per­so­nal­ver­mitt­ler kei­ne gesetz­li­chen Ansprü­che gem. §15 Abs. 4 AGG (All­ge­mei­nes Gleich­be­hand­lungs­ge­setz) mehr gel­tend gemacht wer­den kön­nen.

   Dabei hat ein abge­lehn­ter Bewer­ber zwei Mona­te nach Zugang der Absa­ge Zeit, mög­li­che Ent­schä­di­gungs­an­sprü­che anzu­zei­gen. Um die Vor­wür­fe nach AGG wider­le­gen zu kön­nen, ist es grund­sätz­lich zuläs­sig, die Bewer­bungs­un­ter­la­gen und auch die Doku­men­ta­ti­on des Bewer­bungs­ver­fah­rens min­des­tens 2 Mona­te nach Zugang der Ableh­nung an den Bewer­ber zu spei­chern.

   Per­so­nal­ver­mitt­ler stär­ken ihre Rechts­si­cher­heit, wenn sie auch das Anfor­de­rungs­pro­fil der Stel­le und die Kri­te­ri­en der Ein­stel­lungs­ent­schei­dung doku­men­tie­ren und spei­chern. Um Ver­zö­ge­run­gen in der Post- und Kla­ge­zu­stel­lung zu berück­sich­ti­gen, hat sich bei den Auf­sichts­be­hör­den eine Spei­cher­dau­er von vier bis sechs Mona­ten eta­bliert.

2. Unter­la­gen von Kan­di­da­ten, die beim Auf­trag­ge­ber vor­ge­stellt, aber nicht ein­ge­stellt wur­den, kön­nen eben­falls für drei Jah­re (Ver­jäh­rung) gespei­chert wer­den. Denn für den Per­so­nal­ver­mitt­ler sind ggf. Ansprü­che gegen den Auf­trag­ge­ber denk­bar. Das sind Fäl­le, in denen zwar vor­ge­stell­te Kan­di­da­ten nicht sofort ein­ge­stellt wer­den, son­dern erst län­ge­re Zeit nach Abschluss des Man­dats, sogar ohne Wis­sen des Personalberaters.
3. Unter­la­gen mit steu­er­li­cher Rele­vanz, z. B. Abschluss­rech­nun­gen, Gewähr­leis­tungs­un­ter­la­gen, dür­fen 10 bzw. 6 Jah­re gespei­chert wer­den (§§ 147 Abs. 3 AO, 257 Abs. 4 HGB).
4. In Kan­di­da­ten- oder auch Talent­pools kön­nen Bewer­ber­da­ten oft­mals län­ger gespei­chert wer­den, um mög­li­che spä­te­re Bewer­bun­gen aus dem inter­nen Pool zu berück­sich­ti­gen. Für die­se Spei­che­rung ist aber die akti­ve und aus­drück­li­che Ein­wil­li­gung des Betrof­fe­nen nötig, die auch nach Zugang der Absa­ge aktiv erfragt wer­den kann. Die umfang­rei­chen Vor­ga­ben der Ein­wil­li­gung sind zu berücksichtigen.
5. Wird der Bewer­ber an einen Arbeit­ge­ber ver­mit­telt, wer­den alle mit der Bewer­bung in Zusam­men­hang ste­hen­den Daten Gegen­stand der Per­so­nal­ak­te des zukünf­ti­gen Arbeit­ge­bers. Wur­den Unter­la­gen durch den Bewer­ber aber gefälscht, kann es zu Rechts­an­sprü­chen des Arbeit­ge­bers kom­men. Daher ist eine zivil­recht­li­che Ver­jäh­rungs­frist zu beach­ten. Die Spei­che­rung der Unter­la­gen der Kan­di­da­ten, die beim Auf­trag­ge­ber vor- und ein­ge­stellt wur­den, kön­nen regel­mä­ßig für drei Jah­re gespei­chert wer­den, um Rechts­an­sprü­che gel­tend machen, abweh­ren oder durch­füh­ren zu können.
6. Besteht kei­ne Rechts­grund­la­ge mehr zur wei­te­ren Spei­che­rung, müs­sen grund­sätz­lich alle Daten von allen IT-Sys­te­men oder Akten gelöscht wer­den. Davon aus­ge­nom­men sind min­des­tens Vor- und Zuna­me, um eine erneu­te Anspra­che zu ver­mei­den. Das wie­der­hol­te Anspre­chen von Kan­di­da­ten, die nicht ihren Job wech­seln wol­len, kann eine wett­be­werbs­wid­ri­ge Hand­lung darstellen.